Documente primare - confirmarea faptului unei tranzacții comerciale. Documentarea faptelor vieții economice Ce documente confirmă faptul unei tranzacții comerciale

costul costurilor contabile

1. Un document contabil este o confirmare scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate sau a dreptului de a o efectua (în latină documentum - dovezi, dovadă).

Documentul este un purtător de informații juridice și economice care reflectă dinamica mișcării activelor materiale și Bani. Pe baza documentelor se fac toate înregistrările în registrele contabile. În timpul unui control fiscal, documentele contabile primare sunt importante ca dovadă scrisă a faptului unei tranzacții comerciale sau a dreptului de a o efectua și servesc ca unul dintre mijloacele de verificare a corectitudinii și fiabilității reflectării tranzacțiilor comerciale în contabilitate și fiscalitate. contabilitate.

Lipsa documentelor, chiar nesemnificative la prima vedere, sau executarea lor incorectă poate duce la probleme serioase în interacțiunea partenerilor de afaceri, angajaților, autorităților de reglementare și fondatorilor. Prin urmare, unul dintre cele mai importante reguli contabil ar trebui să fie următorul: fără document - fără operațiune. În ciuda faptului că antreprenorii individuali, precum și organizațiile care utilizează sistemul simplificat de impozitare, sunt scutiți de contabilitate, ei nu ar trebui să neglijeze această regulă, deoarece dovezile documentare ale fiecărei tranzacții comerciale sunt esențiale în contabilitatea fiscală.

Fiecare activitate de afaceri sub rezerva înregistrării documentului contabil primar.

Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

1) denumirea documentului;
7) semnăturile persoanelor prevăzute, indicând prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul realizării vieții economice, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.

Formularele documentelor contabile primare se aprobă de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat cu semnătură electronică.

Dacă legislația Federației Ruse sau un acord prevede prezentarea unui document contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane sau a unui organism de stat, pe cheltuiala sa. , să facă copii pe hârtie ale documentului contabil primar întocmit sub forma unui document electronic.

Documentele întocmite în format electronic, conform legislației în vigoare, trebuie să îndeplinească toate cerințele pentru suporturile tradiționale de hârtie:

1) posibilitatea de vizualizare vizuală;
2) posibilitatea de a obține copii pe hârtie;
3) respectarea formelor standard de documente, posibilitatea păstrării lor pe termen lung;
4) identificarea persoanelor care au eliberat documentul;
5) restricționarea accesului la informații.

Documentația în contabilitate are o importanță capitală în managementul întreprinderilor, deoarece cu ajutorul ei:

1) prezența, mișcarea și siguranța stocurilor și a numerarului sunt controlate;
2) se controlează cantitatea și calitatea muncii salariaților și plățile pentru muncă;
3) se asigură gestionarea de zi cu zi a muncii întreprinderii;
4) se asigură controlul intern și extern (de către o organizație superioară, fisc, bănci, auditori independenți) asupra activității întreprinderii;
5) se constată vinovăția (este o dovadă pentru autoritățile judiciare) sau nevinovăția persoanelor în procesul judiciar; decontările cu alte întreprinderi (instituţii) sunt controlate.

În plus, pe baza documentelor, se efectuează controlul preliminar, curent și ulterior asupra siguranței fondurilor întreprinderii și a necesității economice a fiecărei operațiuni de afaceri.

Control preliminar - acesta este controlul asupra oportunității unei tranzacții comerciale, atunci când personalul de conducere semnează documente care conțin un ordin de efectuare a unei tranzacții comerciale.

controlul curentului produse în cursul unei tranzacții comerciale.

Control de urmărire efectuate la primirea documentelor si prelucrarea acestora.

Pentru a sistematiza și acumula informațiile conținute în documentele primare acceptate în contabilitate și a le reflecta în conturi și în situațiile financiare, întreprinderile trebuie să mențină registre contabile.

Astfel de registre sunt ținute în cărți speciale (reviste, jurnale de comandă, declarații), pe foi și carduri separate, discuri, dischete și alte suporturi ale mașinii. Această formă de contabilitate se numește ordine de jurnal și este folosită de majoritatea organizațiilor. Construirea jurnalelor de comenzi și extraselor auxiliare se bazează pe un semn de credit sau de debit de înregistrare a tranzacțiilor comerciale pe conturi sintetice. Indicatorii contabili sintetici se înregistrează conform documentelor primare numai pentru creditarea (debitarea) conturilor relevante, în corespondență cu conturile de debit (credit).

Odată cu intrarea în vigoare la 1 ianuarie 2002 a capitolului 25 din partea a II-a a Codului fiscal al Federației Ruse, organizațiile sunt obligate să mențină, pe lângă contabilitate, și o contabilitate fiscală.

Confirmarea datelor contabile fiscale sunt:

1) documente contabile primare (inclusiv certificate ale unui contabil);
2) registrele analitice ale contabilitatii fiscale;
3) calculul bazei de impozitare.

Documentele contabile primare în acest caz sunt aceleași ca în contabilitate. Calculul direct al bazei de impozitare are loc în declaratiilor fiscale. Dar fiecare întreprindere trebuie să stabilească pentru ea însăși registrele analitice ale contabilității fiscale, pe baza cerințelor legislației fiscale și a necesității de a menține contabilitatea fiscală pentru anumite poziții.

În cursul desfășurării activităților economice ale organizației, se utilizează un număr destul de mare de documente, care diferă ca scop și modul în care tranzacțiile comerciale sunt reflectate în ele. În acest sens, se obișnuiește să se clasifice documentele după diverse criterii: după scop, după gradul de generalizare (ordinea întocmirii), după modalitatea de acoperire a faptelor vieții economice, după locul întocmirii, numărul contabilității. poziții, natura faptelor vieții economice.

Există mai multe moduri de a clasifica documentele.

Prin programare documentele se împart în:

1) administrativ;
2) executiv (sau achitare);
3) înregistrarea contabilă;
4) combinate.

Documente administrative conțin ordine pentru a efectua o tranzacție comercială: o procură - pentru a primi bunuri materiale; cec bancar - pentru a primi bani dintr-un cont bancar; ordine de înscriere a salariaților la muncă, de concediere a acestora, de acordare a concediului unui salariat etc. În actele administrative nu există faptul că s-a efectuat o tranzacție comercială, ceea ce înseamnă că nu se fac înregistrări în conturile contabile.

Executiv (sau achitare)) documentele confirmă faptul unei tranzacții comerciale și reprezintă prima etapă a informațiilor contabile (bilete de parcurs, ordine de numerar de încasări și cheltuieli, acte, rapoarte de mărfuri etc.).

Documente contabile sunt întocmite de un contabil pentru reflectarea ulterioară în contabilitatea tranzacțiilor comerciale. Deci, lunar, contabilul face un calcul de amortizare (uzură) a mijloacelor fixe, calcul de amortizare a imobilizărilor necorporale etc.

Documente combinate conţin semne de două sau chiar trei tipuri de documente. De exemplu, comanda de lucru indică sarcina pentru lucru și cea reală.

După natura tranzacţiilor documentate distinge intre documente:

1) numerar (comenzi de numerar primite și ieșite etc.);
2) material (bilete de parcurs, rapoarte de mărfuri etc.);
3) decontare (instrucțiuni de plată, ordine etc.).

După volumul tranzacțiilor comerciale înregistrate documentele sunt împărțite în primare (single) și consolidate.

Documente primare (single). reflectă o singură tranzacție comercială (aviz de trăsură, ordine de numerar primită etc.).

rezumat, documentele sunt întocmite pe baza mai multor documente primare pentru combinarea lor (în raportul de numerar, fiecare ordin de numerar de intrare și de ieșire, totalul pentru intrările și ieșirile de numerar și soldul de bani din casa de marcat la sfârșitul se înregistrează ziua lucrătoare).

Prin folosire documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documente unice reflectă o singură tranzacție comercială (comandă în numerar primită etc.).

Documente cumulate sunt folosite pentru a înregistra tranzacții comerciale omogene efectuate cu o anumită frecvență (zilnic, o dată la două zile). De exemplu, în fișa-limită gard pentru primirea materialelor pentru producție, pentru fiecare dată, se notează numărul de bunuri materiale eliberate.

Locul de compilare documentele sunt împărțite în intern, care sunt compilate în această organizație (comenzi de numerar de intrare și de ieșire etc.) și extern, primite de la alte organizații (facturi, facturi furnizori, extrase bancare din contul curent etc.)

După numărul de obiecte reflectate (poziții) documentele sunt împărțite în unică și cu mai multe poziții. O singură poziție (o singură linie) sunt concepute pentru a contabiliza un tip de fonduri (comandă în numerar etc.). Multi-poziții (multi-line) sunt utilizate pentru a contabiliza multe poziții (statul de plată pentru salarii etc.).

După tipul de media documentele sunt împărțite pe hârtie și fără hârtie, stocate în memoria computerului, pe benzi magnetice, discuri etc. Organizația este obligată să asigure protecția informațiilor sale și să facă copii ale acestor documente pe hârtie.

2. Următoarele cerințe de bază sunt impuse conținutului și formei documentelor primare:
1) documentele trebuie întocmite în momentul tranzacției comerciale sau imediat după finalizarea acesteia;
2) trebuie respectată forma documentelor, care este cel mai adesea tipică și tipărită în albume speciale forme standard forme de documente;
3) toate detaliile trebuie completate în document;
4) trebuie stabilite termene de depunere a documentelor la departamentul de contabilitate.

În Federația Rusă, în scopul înțelegerii fără ambiguitate și uniformității execuției, până la 1 ianuarie 2013, a existat un sistem de standarde de documente care definește cerințele pentru acestea.

Standardele se bazează pe unificare - adică pe dezvoltarea cerințelor pentru documente care reflectă operațiuni omogene efectuate la diferite întreprinderi, iar pe standardizare - stabilirea de restricții stricte privind dimensiunea și regulile de plasare a inscripțiilor în documente.

La 1 ianuarie 2013 intră în vigoare Legea Federală Nr. 402-FZ din 06.12.2011 (denumită în continuare Legea). Potrivit acestei Legi, se anulează unificarea unificată a documentelor contabile primare.

Legiuitorul a stabilit doar Detalii obligatorii ale documentului contabil primar:

1) denumirea documentului;
2) data întocmirii documentului;
3) denumirea entității economice care a întocmit documentul;
4) conţinutul faptului vieţii economice;
5) valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;
6) titlul funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (finalizat) tranzacția, operațiunea și responsabil (responsabil) pentru corectitudinea executării acesteia, sau titlul funcției persoanei (persoanelor) responsabile (responsabilului) pentru corectitudinea inregistrarii evenimentului;
7) semnăturile persoanelor prevăzute la clauza 6, cu indicarea prenumelui și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Formularele documentelor contabile primare utilizate de o entitate economică trebuie aprobate prin Ordinul conducătorului întreprinderii. Trebuie remarcat faptul că există documente care nu pot fi modificate de către organizație din cauza funcționării altor documente de reglementare. De exemplu, Regulamentul Băncii Rusiei nr. 373-P din 12 octombrie 2011 „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii Rusiei pe teritoriul Federației Ruse” stabilește necesitatea utilizării documentelor de numerar care indică coduri corespunzătoare documentelor din albumul de formulare unificate: comenzi de numerar, formulare de carte de numerar. Utilizarea acestor formulare nu este obligatorie în scopuri contabile, dar este necesară atunci când se efectuează tranzacții cu numerar în conformitate cu reglementările relevante. Cu alte cuvinte, organizația nu are de ales în acest caz. Asemenea documente fie vor trebui completate manual, fie software-ul va trebui finalizat pentru a-l completa cu propriile formulare tipărite, ceea ce va duce la suplimentare financiare, umane, temporare etc. cheltuieli.

Din 2013, s-a schimbat și cerința de aprobare a listei persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare. În special, nu există nicio clauză privind semnarea documentelor de către șeful organizației în acord cu contabilul șef. De asemenea, nu există nicio indicație că documentele sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoane autorizate de aceștia. Cu toate acestea, în lista detaliilor obligatorii din art. 9 din Legea nr. 402-FZ prevede că semnăturile sunt aplicate de către persoanele responsabile de corectitudinea înregistrării evenimentului. Prin urmare, este necesar să se prevadă anumite acțiuni pentru stabilirea unei astfel de răspunderi. Transferul total sau parțial al drepturilor și al oricăror puteri, inclusiv semnarea documentelor, se realizează pe baza unei procuri. De asemenea, îndeplinirea anumitor funcții poate fi atribuită unui angajat prin ordin sau fișa postului.

Următoarea prevedere este prevăzută pentru perioada de tranziție: dacă legislația Federației Ruse sau un acord stabilește prezentarea unui document contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, o entitate economică este obligată, la cererea altei persoane. persoana sau organul de stat, pe cheltuiala proprie, sa faca copii ale documentului contabil primar pe hartie.document in format electronic.

Conform cerințelor Legii, există o prevedere privind documentele contabile primare, conform căreia formularele documentelor contabile primare se aprobă de către conducătorul unei entități economice la propunerea unui funcționar căruia i se încredințează contabilitatea.

3. Fluxul documentelor se referă la crearea sau primirea de la alte întreprinderi, acceptarea în contabilitate, prelucrarea și transferul în arhiva documentelor primare.

Mișcarea documentelor primare în contabilitatea (fiscală) este reglementată de un program de flux de lucru, care poate fi întocmit sub formă de diagramă, tabel sau altfel ca anexă la politica contabilă a întreprinderii conform contabilitate.

Programul stabilește un flux de lucru rațional, adică se prevede numărul optim de divizii și de executori pentru trecerea fiecărui document primar, se determină perioada minimă de ședere a acestuia în divizie. Programul fluxului de lucru poate conține o listă de lucrări privind crearea, verificarea și prelucrarea documentelor în fiecare divizie a întreprinderii, precum și executanți specifici, indicând relația lor și momentul lucrării.

Responsabilitatea pentru respectarea programului fluxului de lucru, precum și pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a documentelor, transferul lor în timp util pentru reflectarea în contabilitate și raportare, pentru acuratețea datelor conținute în documente sunt suportate de persoanele care le-au creat. și le-a semnat. Controlul asupra conformității cu programul fluxului de lucru este efectuat, de regulă, de contabilul șef al organizației. Pentru a întocmi un program de flux de lucru, aplicați diverse tehnici. Cele mai frecvente sunt în descrierea procesului de contabilitate pentru locurile de muncă ale serviciilor de contabilitate. Pe baza rezultatelor unei astfel de descrieri, se întocmesc liste de documente de intrare și de ieșire pentru fiecare loc de muncă al angajaților contabili. Apoi, există o grupare a fluxului de lucru pe departamente, care este apoi combinată într-o schemă comună (programare) a fluxului de lucru pentru organizație în ansamblu.

Schemele (programele) ale fluxului de lucru în formă pot fi diferite (tabelul 1). Fiecare întreprindere alege independent procedura pentru fluxul documentelor, care permite controlul maxim asupra mișcării valorilor, îndeplinirea la timp a obligațiilor etc.

Documentarea tranzacțiilor comerciale și recomandări pentru identificarea documentelor falsificate

Toate tranzacțiile comerciale efectuate de un antreprenor individual sunt documentate prin documente justificative. Contabilitatea fiscală, pe care toți antreprenorii sunt obligați să o țină, se bazează, de asemenea, pe documente primare, grupate numai în conformitate cu cerințele Codului Fiscal al Federației Ruse.

Documentul este obiect material cu informații fixate în mod artificial pentru transmiterea lor în timp și spațiu, pe baza cărora se ține contabilitatea și contabilitatea fiscală. Orice tranzacție comercială trebuie să fie documentată în ordinea în care sunt efectuate. Aceasta asigură o contabilitate continuă continuă a tuturor obiectelor contabile; fundamentarea legală a înregistrărilor contabile care se realizează pe baza unor documente care au valoare probantă; utilizarea documentelor pentru controlul curent și managementul operațional al activităților de afaceri; controlul asupra siguranței proprietății, întrucât documentele confirmă responsabilitatea materială a angajaților pentru valorile care le sunt încredințate; consolidarea legalității, întrucât documentele servesc drept sursă principală de informații pentru controlul ulterior al corectitudinii, oportunității și legalității fiecărei tranzacții comerciale în timpul auditurilor documentare, inclusiv a celor efectuate de autoritățile fiscale. În funcție de metodele de fixare a informațiilor, GOST R 51141 - 98 "Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții", aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse nr. 28 din 27 februarie 1998, distinge următoarele tipuri de documente:

„Document ilustrativ” - un document care conține informații exprimate prin imaginea unui obiect;
„Fotodocument” - un document figurativ creat printr-o metodă fotografică;
„Document text” - un document care conține informații despre vorbire înregistrate de orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului;
„Document scris” - un document text, ale cărui informații sunt înregistrate prin orice tip de scrisoare;
„Document scris de mână” - un document scris, în timpul creării căruia caracterele scrisorii sunt aplicate manual;
„Document dactilografiat” - un document scris, în timpul creării căruia se aplică prin mijloace tehnice caracterele scrisorii;
„Document pe suport de mașină” - un document creat folosind medii și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor sale de către calculatoare electronice.

În conformitate cu cerințele legislației în vigoare, se pot distinge o serie de documente, a căror prezență este obligatorie pentru fiecare întreprinzător. O listă a acestor documente este prezentată în tabelul 1.

Tabelul 1.

Lista documentelor obligatorii pentru orice tip de activitate antreprenorială.

	Document	Baza
	Ordinea politicii contabile în scopurile contabilității fiscale (este specificată metoda de plată a impozitului, este selectat un obiect, sunt aprobate forme nestandard de documente primare, procedura de inventariere etc.)	Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 09.12.98 nr. 60n „Cu privire la aprobarea reglementărilor contabile” Politica contabilă a Organizației „PBU 1/98; clauza 12. Articolul 167 din Codul fiscal al Federației Ruse.
	Ordine asupra sumelor contabile (stabilește cercul persoanelor responsabile, perioada pentru care se emit fondurile, mărimea maximă a sumei contabile)	Scrisoare a Băncii Centrale a Rusiei din 04.10.93 nr. 18 „Cu privire la aprobarea procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă”.
	Ordin de aprobare a programului de lucru (aprobă lista lucrărilor privind crearea, prelucrarea, depozitarea, calendarul documentației în diviziile structurale)	Legea federală nr. 129 - FZ din 21 noiembrie 1996 (Rev. 28.03.2002) „Cu privire la contabilitate”, „Reglementări privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate”. Ministerul de Finanțe al RSS, 29 iulie 1983 nr. 105.
	Ordin privind cheltuirea fondurilor pentru cheltuieli de divertisment (definește cercul angajaților care au dreptul de a cheltui bani, dimensiunea acestora, procedura de procesare și termenele limită pentru depunerea unui raport)	Pp.22.p.1, p.2 articolul 264 capitolul 25 „Impozitul pe venit” din Codul fiscal al Federației Ruse.
	Ordin de aprobare a listei persoanelor îndreptățite să semneze documente primare (se stabilește cercul persoanelor îndreptățite să elibereze autorizații pentru tranzacții comerciale, semnează documentele primare)	P 14 din Regulamentul privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34n.
	Ordin privind numirea unei comisii de inventariere (stabilește o listă a persoanelor incluse într-o anumită comisie pentru inventarierea activelor materiale, mijloacelor fixe, numerarului)	Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49 „În aprobare instrucțiuni asupra inventarierii proprietății și rezultatelor financiare. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.98 nr. 88 a stabilit formulare unificate pentru înregistrarea rezultatelor inventarului

Nu trebuie uitat că documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate (standard) ale documentației contabile primare. Forma documentului este determinată de un set de indicatori (detalii) și de localizarea acestora în documente, de ex. stabilirea uniformităţii în componenţa şi formele documentelor create în procesul de implementare a sarcinilor şi funcţiilor similare.

Întreprinzătorii individuali sunt obligați să aplice formele documentelor contabile primare conținute în Albumul formelor unificate ale documentelor contabile primare, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 30 octombrie 1997 nr. 71a. (modificat la 21.01.2003). De exemplu, oferim câteva forme standard de documentație contabilă primară care ar trebui să fie utilizate de un antreprenor în tabelul 2.

Masa 2.

Forme standard ale documentației primare

Exemple de formulare pot fi achiziționate dintr-un magazin sau tipărite pe computer din orice program de contabilitate. În acest din urmă caz, puteți alege formatul care este cel mai convenabil pentru antreprenor. Nu există restricții stricte aici. De asemenea, este permisă includerea în formularele standard în plus, de exemplu, adresa și numărul de telefon al întreprinzătorului. Condiția principală este ca toate detaliile furnizate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei să fie salvate. Excepție fac documentele privind contabilizarea tranzacțiilor cu numerar și a tranzacțiilor bancare - nu pot fi aduse modificări acestor formulare.

Dacă formele unificate ale documentelor primare sunt folosite fără modificări, puteți fi sigur că în timpul oricărei verificări, aceste documente corect executate vor avea valoare probatorie. Dacă documentele, a căror formă nu este prevăzută în albumele documentelor primare unificate, sunt utilizate periodic pentru a reflecta faptele activității financiare și economice de către întreprinzător, atunci antreprenorul trebuie să „legitimizeze” aceste forme de documente contabile primare prin aprobare. acestea în ordinea privind politica contabilă.

Formele de documente primare care nu sunt prevăzute de albumele de documente primare unificate trebuie elaborate de un antreprenor individual în mod independent, ținând cont de particularitățile activității antreprenoriale în curs. Antreprenorii se plâng adesea că inspectorul fiscal nu ține cont de unele documente în timpul controalelor fiscale. De regulă, aceasta înseamnă că nu există o dată pe document, semnăturile nu sunt descifrate, nu există nicio unitate de măsură etc.

Pentru ca nimeni să nu aibă motive să se îndoiască de buna calitate a documentului prezentat, întocmit într-o formă arbitrară, netipografică (pe o foaie de hârtie în cușcă!), documentul trebuie să conțină următorii indicatori obligatorii: denumire a documentului, data întocmirii; prenumele, numele, patronimul întreprinzătorului în numele căruia se întocmește documentul; conținutul tranzacției comerciale; contoare de tranzacții comerciale (în termeni fizici și monetari); numele funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia, semnăturile personale ale persoanelor menționate. Toate detaliile de mai sus sunt denumite în articolul 9 din Legea nr. 129-FZ din 21 noiembrie 1996. „Despre contabilitate”, care nu conține cerința de a decripta o semnătură personală. Cu toate acestea, după cum arată practica comercială, semnăturile personale ale persoanelor trebuie decriptate. În opinia noastră, „Semnătura” necesară include atât o semnătură personală, cât și transcrierea acesteia (inițiale, prenume), care este confirmată de clauza 13 din ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 N 34n.

Întreprinzătorii individuali ar trebui să acorde atenție scrisorii Ministerului de Finanțe al Rusiei din 05.04.2004 N 04-03-1 / 54 „Cu privire la cerințele de completare a detaliilor facturilor”, care precizează că facturile emise după 1 martie 2004 , în care nu există stenograme ale semnăturilor șefului și contabilului șef, se consideră a fi emise cu încălcarea completării detaliilor solicitate, iar sumele de TVA emise în aceste facturi nu pot fi deduse în baza clauzei 2 din articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse. Există GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente”, adoptat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 N 65-st, care include atât o semnătură personală, cât și transcrierea acesteia ca parte a „semnăturii” obligatorii.

Decodarea semnăturii în contractele încheiate este deosebit de importantă. Vă rugăm să rețineți că dreptul civil folosește un concept mai restrâns – „semnătură de mână”, în timp ce dreptul contabil folosește un concept mai larg – „semnătură personală”. O semnătură personală răspunde la întrebare - a cui semnătură a fost pusă. În acest caz, o semnătură personală poate fi: scrisă de mână, facsimil sau digitală.

O semnătură de mână implică faptul că persoana propria mână pune tabloul meu. Dreptul de a efectua anumite tranzacții comerciale este de obicei inclus în atributii oficiale anumiți funcționari care au încheiat un contract de muncă cu un antreprenor individual. Prin urmare, indicarea funcției servește la controlul legalității operațiunii. În decodificarea semnăturii se pun mai întâi inițialele, iar apoi numele de familie: A.S. Safin. Decodificarea semnăturii nu trebuie luată nici în oblic, nici în paranteze. Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziţia „pentru” sau punând o bară oblică înaintea titlului postului. Este necesar să se facă corecturi de mână sau într-un mod dactilografiat, de exemplu: „actor”, „deputat”.

schimbări cardinale anii recentiîn sfera politică, economică și socială a societății noastre au condus la o agravare a situației penale și, ca urmare, la infracțiuni legate de fals în înscrisuri. Evident, fiecare antreprenor individual trebuie să cunoască principalele caracteristici ale documentelor false pentru a evita greșelile în determinarea autenticității și luarea în considerare a acestora. Acceptarea de către un comerciant unic contabilitate fiscală documentele false pot duce la consecințe imprevizibile.

Principalele semne de falsificare a documentelor sunt următoarele.

a) discrepanța între forma, culoarea formularului și detaliile acestuia. Verificarea unui astfel de document ar trebui să înceapă cu stabilirea scopului documentului, clarificarea autenticității formularelor și a textului principal conținut în acestea, precum și a altor detalii disponibile - note, semnături, sigilii, ștampile etc.

b) inconsecvență în conținut, greșeli de ortografie, erori în indicarea numelor de persoane, font nestandard, folosirea de formulare învechite, sigilii, lipsa TIN, indicarea unei forme juridice neadecvate de organizare etc.

c) documentul conţine urme de impact mecanic. De exemplu, ștergerea este eliminarea mecanică a liniilor pentru a modifica conținutul original al unui document. Semnele de ștergere sunt: încălcarea structurii stratului superior de hârtie, ca urmare, devine mai dur, ceea ce se dezvăluie la examinarea documentului prin lumină. Apar fibre ciufulite, detectabile în lumină oblică. Hârtia devine mai subțire și pare mai transparentă când este privită prin lumină. La ștergere, loviturile riglei, grila de protecție și caracterele scrise din apropiere sunt adesea deteriorate. În același timp, rămâne relieful textului șters, care apare sub formă de umflături pe reversul foii. Literele nou scrise, numerele au margini creștine din cauza absorbției crescute a hârtiei aspre. Încercările de a netezi zonele deteriorate lasă un luciu sporit de hârtie, dungi de linii în profunzime.

Gravarea textelor documentelor este îndepărtarea înregistrărilor sau a unor părți din ele prin albirea colorantului cu reactivi chimici (acizi, alcalii, agenți oxidanți). Semnele de gravare se manifestă prin încălcarea dimensionării hârtiei, atenuării sau decolorării hârtiei în locurile de gravare. Hârtia în aceste locuri capătă adesea o nuanță gălbuie; fisuri, decolorare sau alterare a înregistrărilor făcute în zona afectată de gravant; prezența rămășițelor de linii ușor vizibile ale textului original, înregistrează culoare diferita, diferența de luminescență dintre zona gravată și restul suprafeței documentului. Semnele de gravare sunt detectate folosind o lampă electrică, o lupă, prin lumină, folosind un medical lampă cu ultraviolete etc.

Spălarea este o metodă de falsificare, care constă în îndepărtarea loviturilor de pe suprafața documentului folosind diverși solvenți. De exemplu, detaliile unui document (detalii bancare, amprenta sigiliului, adresa juridică a furnizorului, textul documentului în sine etc.), realizate cu ajutorul unei imprimante laser sau cu jet de cerneală, sunt falsificate astfel. Aceștia picura sau aplică un lichid solvent pe fragmentul de document de interes, așteaptă să se usuce și apoi elimină pulberea cartuşului din document. Apoi, în funcție de sarcină, folosesc adăugarea, inserarea etc. informatiile necesare.

Un studiu atent al documentului poate determina întotdeauna urme de adăugiri sau intrări în locul textului șters. Addendumul constă în modificarea conținutului original al documentului prin adăugarea de noi litere, cifre, cuvinte și combinațiile acestora în spațiile goale. Semnele adăugării sunt următoarele: diferențe de culoare și nuanțe de linii ale intrărilor originale și ale noilor, plasarea intrărilor individuale în text, în lățimea liniilor și elaborarea scrisului de mână în care înregistrările comparate sunt făcute; spații comprimate sau mărite între litere, cuvinte, linii; prezența impurităților în unele lovituri, absența lor în altele și așa mai departe.

O adăugare poate fi detectată prin identificarea contradicțiilor logice la studierea conținutului documentului. Întrucât adăugările se fac de obicei într-un ritm lent, abia atingând hârtia cu pixul, literele și cifrele par prea sinuoase, neuniforme, începuturile și sfârșitul liniilor sunt tocite.

Formele false ale documentelor sunt realizate folosind copiatoare, un computer - prin scanarea sau selectarea fontului corespunzător. Formele, forjate prin desen, se disting prin grosimea neuniformă a liniilor, dimensiunea inegală.

Pentru clișeele gravate manual sunt caracteristice un font non-standard, rupturi în elementele ovale ale semnelor, o linie sinuoasă, o imagine în oglindă a semnelor etc. Pentru un clișeu realizat prin metoda fotocincografică, sunt inerente următoarele: îngroșarea stratului de vopsea de-a lungul marginilor liniilor și deprimarea liniilor literelor, o modificare a dimensiunii imprimării față de original din cauza încălcării scara de fotografiere, claritatea insuficientă a micilor linii și detalii, margini neuniforme și rupturi în linii, formarea colțurilor rotunjite în gravarea acidă.

În practică, există următoarele modalități de a falsifica „semnătura” necesară:

din memorie, când semnătura este reprodusă pe baza amintirii unei semnături văzute anterior;
desen, atunci când semnătura este reprodusă folosind mostre de semnătură autentice;
copierea când semnătura este conturată cu cerneală sau pastă cu bile.

Există mai multe tehnici de falsificare a unei semnături prin copiere:

la lumină;
folosind hârtie carbon;
prin strângerea loviturilor cu un obiect ascuțit, urmată de trasarea urmelor de presiune;
cu ajutorul substanțelor cu capacitate de copiere (producerea unui clișeu intermediar);
metoda de fotoproiecție;
folosind un scaner de calculator.

Falsificarea prin mijloace fotografice sau cu ajutorul unui scanner se caracterizează printr-o coincidență totală a semnăturii studiate cu cea cu care a fost primită copia. Un facsimil este realizat de obicei prin mijloace fotografice și cu ajutorul unui scanner. Semnăturile aplicate pe facsimile au o microstructură de contur specifică clișeelor din cauciuc, polimer sau metal. Multe semne ale acestui tip de falsificare de semnătură pot fi detectate atunci când se examinează un document cu o lupă sau cu microscop. În toate cazurile în care se efectuează examinarea unei semnături, aceasta este comparată cu mostre de semnătură ale persoanei în numele căreia a fost efectuată. ÎN În ultima vreme semnătura digitală electronică utilizată pe scară largă. Justificare legală a posibilității de implementare a sistemului semnatura electronica definit la articolul 434, clauza 2 din Codul civil al Federației Ruse Există o lege federală din 10.01.2002 N 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, dar mecanismul de aplicare a acestei legi nu a fost suficient dezvoltat până în prezent.

De fapt, o semnătură digitală electronică este un program de calculator care criptează un document și îi adaugă datele proprietarului semnăturii. Acest lucru asigură că semnătura este legată indisolubil de un anumit document. În plus, din cauza proprietăților EDS-ului însuși, proprietarul acestuia nu va putea refuza faptul semnăturii. O semnătură electronică este însoțită de două chei, care sunt stocate într-un fișier sau pe un dispozitiv special. Prima cheie este privată. Este păstrat în strictă confidențialitate de către proprietarul semnăturii. Și a doua cheie este deschisă. Este disponibil publicului și este oferit celor care trebuie să verifice valabilitatea semnăturii - oficiu fiscal, parteneri de afaceri, bănci. Pentru a utiliza EDS, trebuie să aveți ambele chei. Sunt emise de centre de certificare care sunt autorizate să emită programe pentru instalarea semnăturilor digitale. Este imposibil să falsești o semnătură electronică fără o „cheie privată”. Potrivit paragrafului 1 al articolului 4 din Legea din 10 ianuarie 2002 N 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, statutul unei semnături digitale este același cu cel al unei semnături olografe pe un document.

Pentru a forma un sistem de relații contractuale folosind o semnătură electronică, părțile sunt obligate să semneze un acord privind utilizarea în comun a sistemului de semnătură electronică.

Mijloacele de semnătură digitală electronică sunt certificate de organizații speciale (Comisia Tehnică de Stat), care garantează că într-un anumit timp documentul electronic nu poate fi schimbat sau semnătura va fi „falsificată”. Termenul acestor garanții nu este lung - nu mai mult de 10 ani. După această perioadă, documentul trebuie să fie resemnat sau să primească o confirmare suplimentară a autenticității și fiabilității sale. Pe baza celor de mai sus, se poate recomanda ca antreprenorilor, la intocmirea de numerar, documente bancare, cambii, contracte, sa semneze prin scrierea integrala a prenumelui, ceea ce nu este usor de falsificat.

În activitățile practice, antreprenorii au încredere necondiționată în sigiliul și ștampilele de pe document. Când se analizează calitatea bună a unui document, trebuie acordată atenție sigiliului, astfel încât să nu existe nicio îndoială cu privire la autenticitatea imprimeurilor de sigilii și ștampile.Există următoarele modalități principale de a falsifica un sigiliu:

imprimare desen pe documentul propriu-zis;
obținerea unei impresii cu un clișeu de casă;
copierea unei imprimări autentice pe un document fals.

Desenarea unei imagini a unui sigiliu sau ștampilă pe un document este cea mai bună într-un mod simplu falsuri. Are următoarele caracteristici: font nestandard și plasare neuniformă a textului, asimetrie a literelor, cuvintelor și liniilor, denaturarea desenelor (steamă, embleme), prezența erori gramaticaleîn text, conținutul său semantic este incorect, urme de pregătire a tipăririi (puncții de hârtie de la o busolă, resturi de lovituri de creion).

La imprimarea unui sigiliu sau ștampilă folosind un clișeu de casă (din cauciuc, linoleum, lemn etc.) asamblat din litere tipografice, rămân caracteristici: font nestandard, dimensiuni inegale ale literelor și intervale dintre ele, lipsa decupărilor în litere, imaginea în oglindă a literelor și semnelor, distribuția neuniformă a coloranților în imprimeu, sinuozitate în îngroșarea liniilor, linii întrerupte. Dacă imprimeul este realizat cu un set fals artizanal sau cu un clișeu decupat, literele nu sunt ovale, ci unghiulare, cu linii suplimentare de linii, afișând textura materialului, iar imprimeul neuniform este de asemenea remarcat.

Una dintre metodele „tradiționale și istorice” este să copiați amprenta sigiliului pe un document fals folosind un ou fiert sau o tăietură în jumătate. cartofi cruzi, care este destul de ușor de detectat la vizualizarea atentă a documentului. O amprentă făcută în afara organizației unde a fost eliberat documentul este deplasată pentru a ascunde falsul, lubrifiat astfel încât să nu poată fi citit.

Dacă amprenta de imprimare este transferată pe document utilizând tehnologia de copiere sau prin scanare, atunci puteți detecta un fals atunci când examinați reversul paginii documentului. Pe ea, de regulă, nu există nicio pătrundere a colorantului de imprimare în structura hârtiei.

Falsificarea clișeelor de tipărire prin sinteza tehnologiilor computerizate și fotopolimerice este periculoasă. Nu mai puțin periculos este un alt fenomen: așa-numitele sigilii auto-tapătoare. Puteți cumpăra un set de ele la un magazin obișnuit de papetărie. Achiziționând un astfel de set, puteți face un sigiliu oricărei organizații, inclusiv o ștampilă. Amprentele unui sigiliu fals realizate prin ultimele două metode indicate nu sunt recunoscute dacă sigiliul autentic nu este prevăzut cu metode moderne protecţie.

Din ce în ce mai răspândite sunt mijloacele operaționale de comunicare, în special comunicarea prin fax. Este folosit pentru a trimite faxuri. Fax - un document primit cu ajutorul unui dispozitiv special prin canale telefonice. Un fax este o copie a unui document transmis. Orice fel de documente pot fi trimise prin fax. Dacă faxurile primite au Informații importanteși sunt destinate utilizării pe termen lung, se recomandă să fie copiate deoarece hârtia de fax este de scurtă durată. Totuși, antreprenorul trebuie să rețină că acest tip de comunicare este folosit doar pentru transmiterea de informații operaționale, întrucât documentele transmise prin fax nu au confirmarea autenticității lor (în cazuri rare, un document transmis prin fax poate fi luat în considerare atunci când există o încredere exactă în faptul că originalul său a fost trimis prin poștă sau prin curier.

La acceptarea documentelor primare și la verificarea acestora, în primul rând, întreprinzătorul trebuie să-și amintească cerințele și regulile de executare a documentelor care le asigură forța juridică. Pentru a respecta legea regulile stabiliteși cerințe, vom întocmi un memoriu, conform căruia întreprinzătorul va putea determina ce erori conține documentul verificat, compoziția detaliilor, dacă există corecții etc. (vezi tabelul 3).

Tabelul 3

Notă pentru un antreprenor privind stabilirea calității bune a documentelor

	Cerințe pentru documentele contabile primare	Metode de implementare
	Documentele primare ar trebui să fie ușor de verificat 1. în formă; 2. aritmetic; 3. pe fond.	Documentul trebuie completat clar, lizibil, fără ambiguitate și folosind limba de stat. Abrevierile folosite la completarea documentului ar trebui să fie general acceptate, fără a permite ambiguitatea.
	Documentele primare trebuie să aibă forță juridică, de ex. conţin un număr de detalii obligatorii, pot exista detalii suplimentare	Detaliile obligatorii sunt prevăzute în paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală a Federației Ruse nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”: numele documentului, codul formularului, data întocmirii, conținutul tranzacției comerciale, contoare (naturale, monetare). ), numele posturilor responsabile cu tranzacția comercială și corectitudinea designului acesteia, semnătura acestora.
	Documentele primare trebuie întocmite prin mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor în ele pentru o perioadă lungă de timp.	Înscrierile în documentele primare trebuie făcute cu cerneală, pastă de pix, la mașină de scris, folosind tehnologia computerizată. (este interzisa folosirea unui simplu creion, cerneala si paste rosii).
	Erorile din documentele primare sunt corectate astfel încât cea corectată să poată fi citită; corecțiile nu sunt permise în numerar și documente bancare	Nu sunt permise corecții în numerar și documente bancare. În toate celelalte documente, corecțiile se fac astfel: informațiile incorecte introduse în document sunt tăiate, se face o înscriere corectă lângă cea barată; langa corectiile facute sau in marginile documentului se scrie "Corectat de..."; persoana care a făcut corecturile semnează această înscriere și pune data corectării; sub înscrierea corectată au fost semnate din nou toate persoanele care au semnat documentul înainte de corectare. Procesul de corectare este întotdeauna consumator de timp, este mai ușor să recreezi documentul.
	Nu este permisă înregistrarea operațiunilor care contravin legii și procedurii stabilite de manipulare a numerarului și a altor valori.	Documentul se intocmeste la momentul tranzactiei sau, daca acest lucru nu este posibil, imediat dupa finalizarea acesteia; Documentul trebuie semnat de persoane autorizate (lista persoanelor se stabileste prin ordin al intreprinzatorului).

Trebuie amintit că persoanele care au creat și semnat aceste documente sunt responsabile pentru fiabilitatea și corectitudinea executării documentelor, transferul acestora în termenele stabilite către departamentul de contabilitate al unui antreprenor individual. Sperăm foarte mult ca recomandările făcute să ajute antreprenorii în executarea tranzacțiilor de afaceri și să devină o garanție a încrederii lor în propria dreptate.

Shiryaev S.G., consilier al Serviciului Fiscal al Federației Ruse, gradul II
Klimova A.D., art. profesor VZFEI

Și înregistrarea legală a obiectelor observate, i.e. o metodă de reflectare primară a influenţei faptelor realizate ale vieţii economice asupra stării obiectelor de supraveghere contabilă. În această etapă a activității contabile, care este etapa inițială a percepției sistemice și a înregistrării tranzacțiilor individuale (fapte), informațiile din documentele primare ar trebui să fie reflectate în mod fiabil și să aibă dovezi. Documentul contabil trebuie întocmit în momentul tranzacției de afaceri, iar dacă acest lucru nu este posibil, atunci întocmirea lui este obligatorie imediat după încheierea tranzacției de afaceri.

Documentele diferă atât prin formă, cât și prin indicatori care determină conținutul tranzacțiilor înregistrate în ele. Principalii indicatori ai documentelor care caracterizează esența operațiunilor se numesc detalii.

Rechizite reprezintă un element de informare care poartă o sarcină semnificativă independentă (de exemplu, tip de material, unitate de măsură etc.). Detaliile sunt împărțite în detalii calitative (funcții) și conținut (indicatori). Detaliile calitative (atribute) afișează obiecte contabile (de exemplu, numele materialului etc.); detalii semnificative - o caracteristică a obiectului contabil (de exemplu, nota, dimensiunea standard a materialului etc.).

Diferențele în formele și conținutul documentelor determină particularitățile utilizării lor în activitatea contabilă. Prin urmare, pentru a facilita prelucrarea documentelor contabile, acestea sunt grupate (clasificate) după caracteristici omogene. Principalele caracteristici și clasificarea documentelor sunt scopul, volumul tranzacțiilor comerciale înregistrate (ordinea formării), metoda de utilizare, locul întocmirii.

cu programare sunt împărțite în distribuție; executiv (achitare); documente contabile; combinate.

manageriale sunt numite documente care conțin o comandă sau o instrucțiune pentru finalizarea oricărei tranzacții comerciale. Acestea includ diverse ordine și ordine scrise ale șefului organizației și ale șefilor diviziilor structurale, împuterniciri pentru a primi bunuri materiale pentru organizație, cecuri pentru a primi bani de la bancă etc. Documentele administrative servesc ca bază pentru efectuarea unei anumite acțiuni economice și nu conțin confirmarea faptelor tranzacțiilor comerciale.

Executiv (achitare)) documentele confirmă faptul realizat. Astfel de documente includ comenzi de primire pentru înregistrarea recepției materialelor la depozit, bonuri de livrare, diverse chitanțe care indică acceptarea valorilor etc. Documentele executive se intocmesc la momentul tranzactiilor si stau la baza evidentelor contabile.

Documente contabile nu au nicio semnificație independentă. Ele sunt întocmite pe baza documentelor administrative și executive (de achitare) și reprezintă un mijloc tehnic de sistematizare a conturilor.

Documentele de înregistrare contabilă sunt și documente întocmite de un contabil pentru întocmirea și simplificarea înregistrărilor contabile în scopul utilizării ulterioare în procesul contabil (de exemplu, situații contabile, calcule etc.). Astfel de documente sunt utilizate numai în departamentul de contabilitate al acestei organizații. Conținutul și formele acestor documente depind de mijloacele tehnice utilizate în activitatea contabilă, de natura și lista indicatorilor contabilității sintetice și analitice.

Combinate se numesc documente care combină caracteristicile mai multor tipuri de documente - de exemplu, caracteristicile documentelor administrative pentru efectuarea tranzacțiilor comerciale și documentele executive care atestă faptul operațiunii, de exemplu, cerințele pentru eliberarea materialelor dintr-un depozit, o comandă de lucru. Un ordin de plată în numerar este în același timp un document administrativ, executiv și contabil. Folosirea documentelor combinate în practica contabilă este foarte comună.

La gruparea conturilor după volumul tranzacțiilor comerciale înregistrate (ordine de formare) distinge între documentele primare și consolidate.

Primar numite documente care întocmesc faptele vieţii economice la momentul realizării lor. Aceste documente se află chiar la începutul lanțului tehnologic al procesului contabil. Ele formează baza contabilității primare, deoarece faptul de viață economică este înregistrat în documentul primar prin observare și măsurare prealabilă. Primar include majoritatea documentelor contabile care procesează tranzacțiile comerciale (de exemplu, încasări și cheltuieli în numerar, certificate de acceptare, facturi etc.).

Documente rezumativeînregistrează date despre faptele vieții economice din mai multe documente primare. Utilizarea documentelor consolidate este asociată cu necesitatea de a rezuma datele documentelor primare și de a obține indicatori consolidați sau de a obține informații suplimentare despre tranzacțiile comerciale care sunt înregistrate și le reflectă în contabilitate în secțiunile relevante. Un exemplu de document consolidat pot fi rapoartele de casierie (rapoarte de numerar), care rezumă informațiile privind ordinele de numerar de intrare și de ieșire și documentele anexate acestora; rapoarte de mărfuri întocmite pe baza documentelor primare privind primirea și cheltuielile activelor materiale etc.

Documentele contabile primare și sumare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și pe suport de mașină. Dacă documentul este întocmit pe un suport de mașină, atunci trebuie pregătită o copie a acestuia pe hârtie în același timp. Această condiție este păstrată și în cazul în care există o cerință a agențiilor de aplicare a legii și a organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația aplicabilă.

Prin folosire documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

o dată se consideră documente care sunt folosite doar pentru o singură înregistrare și reflectare a tranzacțiilor comerciale: încasări de numerar și ordine de debit; cerințe pentru eliberarea materialelor din depozit etc.

Cumulativ numite documente care sunt folosite pentru înregistrarea multiplă și reflectarea în ele a tranzacțiilor comerciale omogene pe o perioadă (de o săptămână, deceniu, lună): carduri limită; legitimații de limită de gard utilizate pentru înregistrarea eliberării materialelor din depozit către același destinatar - atelier, loc de producție; rapoarte de producție de două săptămâni etc. Utilizarea documentelor acumulative contribuie la o reducere semnificativă a documentației.

Locul de compilare documentele sunt împărțite în externe și interne.

Extern luați în considerare documentele care sunt întocmite în afara acestei organizații, de ex. documente primite de la alte organizații: facturi - cerințe de plată ale furnizorilor; extrase bancare privind conturile de decontare si valuta; titlu executoriu etc.

Intern sunt documente care, indiferent de scopul lor, sunt întocmite în cadrul unei organizații date.

Doar documentele executate corect (unificate sau dezvoltate în organizație) sunt acceptate în contabilitate.

unificat sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării tranzacțiilor comerciale similare (omogene) în toate entitățile economice: ordine de primire și cheltuieli, rapoarte de avans, facturi - cereri de plată etc. Sunt obligatorii pentru utilizare de către toate organizațiile, indiferent de proprietatea și tipurile de activități ale organizațiilor.

Unificarea documentelor conduce la ordonarea documentaţiei. Ar trebui rezolvată concomitent cu standardizarea documentelor, adică. elaborarea de aceleași dimensiuni de formulare ale documentelor corespunzătoare.

Unificarea formelor de documentaţie contabilă primară are mare importanță să îmbunătățească contabilitatea, pe măsură ce stabilește și consolidează cerințe uniforme la documentarea activităților economice ale organizațiilor. Formele unificate ale documentației contabile primare pot fi compilate pe suport de hârtie sau de mașină. Guvernul Federației Ruse, prin Decretul nr. 835 din 8 iulie 1997 „Cu privire la documentele contabile primare”, a atribuit Goskomstat al Federației Ruse funcțiile de dezvoltare, aprobare și distribuire a albumelor de forme unificate de documentație contabilă primară și electronice ale acestora. versiuni. Documentele întocmite în mod automat necesită o confirmare specială a datelor primite, care se realizează prin tipărirea copiilor documentelor pe hârtie și semnarea semnăturilor funcționarilor prevăzute de formularele relevante de documente. Dovada legală a unui document stocat, prelucrat și transmis prin intermediul sistemelor automate de informare și telecomunicații poate fi confirmată și printr-o semnătură digitală (cod) electronică în conformitate cu procedura curentă. În toate celelalte cazuri, atunci când documentele, a căror formă nu este prezentată în albumele de formulare unificate, dobândesc dovezi legale în prezența detaliilor obligatorii stabilite de Legea federală „Cu privire la contabilitate”.

Atunci când se documentează tranzacțiile comerciale, documentele trebuie să fie de bună calitate, să conțină date fiabile privind volumul și calendarul tranzacțiilor comerciale. Oficialii care au semnat documentul sunt responsabili pentru exactitatea datelor.

Documentele trebuie completate clar, clar, cu cerneală sau cu ajutorul mijloacelor tehnice. Nu permit ștergeri și modalități neautorizate de corectare a datelor scrise. Erorile făcute în documente trebuie corectate prin tăierea textului sau a numărului incorect cu un singur rând, astfel încât să puteți citi datele corectate și corecte scrise mai sus. Îndreptarea erorii trebuie convenită și confirmată prin semnătura persoanelor care au semnat documentul, indicând data la care a fost efectuată corectarea. Într-un număr de documente (bancare, numerar) nu sunt permise corecții. Înregistrarea acestora este reglementată de Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă. aprobat de Banca Centrală a Federației Ruse (CBR). Deci, în documentele contabile pentru primirea și emiterea de bani, suma este indicată nu numai în cifre, ci și în cuvinte, în timp ce înregistrarea începe cu majuscule pentru a preveni adăugările. Această procedură se aplică și documentelor contabile pentru eliberarea activelor materiale.

Pentru emiterea unor documente contabile, controlul special se realizează prin completarea talonelor de cecuri, chitanțelor de comenzi, și eliberarea de copii carbon ale documentelor. Acest control se efectuează în scopul prevenirii săvârșirii unor operațiuni incorecte și ilegale, pentru prevenirea, dacă este posibil, a cazurilor de delapidare, furt și alte abuzuri de către funcționari.

Pentru a preveni utilizarea de două ori a acelorași documente, unele dintre ele sunt supuse anulării, precum ordinele de numerar, împuternicirile etc. Anularea se face cu ștampilă sau inscripția „Primit” sau „Plătit” cu data. Ștampila „Rambursat” încetează valabilitatea tuturor documentelor bancare, precum și a documentelor contabile legate de calcularea și plata salariilor.

Documentele contabile întocmite în modul prescris sunt transferate compartimentului de contabilitate pentru prelucrarea lor ulterioară și reflectarea în contabilitatea tranzacțiilor efectuate de acestea. După utilizare, documentele sunt transferate în arhivă pentru stocare.

Procesul de deplasare a documentelor contabile din momentul emiterii (întocmirii, originare), folosirea operațională, prelucrarea contabilă, înregistrarea în registrele contabile și până la depozitarea lor în arhivă pentru păstrare se numește fluxul documentelor.

Organizarea fluxului de lucru prevede elaborarea de scheme și grafice pentru deplasarea documentelor contabile. Programele stabilesc o listă de documente indicând cine întocmește care documente. cui și unde se transferă pentru control, prelucrare și grupare.

După ce au intrat în departamentul de contabilitate, documentele contabile sunt verificate în primul rând pe meritul operațiunii și corectitudinea documentului.

Verificarea temeiniciei tranzacției consta in faptul ca se verifica conformitatea operatiunii finalizate, executata prin act, cu prevederile legale in vigoare. O astfel de verificare este unul dintre cele mai importante mijloace de control de către personalul contabil asupra respectării legalității și fezabilității economice a operațiunilor efectuate.

La verificarea corectitudinii documentelor stabiliți dacă documentul este întocmit în forma prescrisă, dacă toate detaliile sale sunt completate corect, dacă sunt respectate regulile de corectare a erorilor din document, autenticitatea semnăturilor funcționarilor etc. Documentele întocmite cu încălcarea regulilor stabilite sunt returnate pentru prelucrare ulterioară.

După verificare, documentele contabile sunt acceptate de către departamentul de contabilitate pentru prelucrarea contabilă. Scopul unei astfel de prelucrări este pregătirea documentelor pentru înscrieri ulterioare în registrele contabile. Lista lucrărilor care compun prelucrarea contabila a documentelor, determinat de conţinutul şi volumul tranzacţiilor reflectate în documente. Dacă documentele primite de departamentul de contabilitate nu conțin un contor monetar, atunci acestea sunt mai întâi evaluate sau impozitate, adică. înmulțirea indicatorilor cantitativi corespunzători cu prețul. In cazul in care este necesara sistematizarea si acumularea datelor cuprinse in documentele contabile, documentele sunt grupate in functie de continutul economic al tranzactiilor comerciale reflectate in acestea prin intocmirea de situatii grupate si cumulate. Următoarea etapă a procesării contabile a documentelor contabile este lor atribuirea conturilor (pegging), adică o indicare a conturilor corespunzătoare la care trebuie făcute evidențele tranzacțiilor comerciale întocmite prin aceste documente.

Utilizarea tehnologiei informatice și a software-ului vă permite să creați un sistem electronic de gestionare a documentelor. În aceste cazuri, documentele primare nu sunt plasate în fișiere și directoare, ci (prin analogie cu documentele obișnuite) în dosare electronice, rafturi, dulapuri și secțiuni. Pentru a găsi rapid documente necesare se folosește un sistem special de căutare, ale cărui puncte de control sunt data documentului, cuvintele cheie, numele organizației și alți parametri.

Documentele folosite sunt arhivate pentru stocare. Documentele din arhivă servesc drept bază pentru auditurile documentare ale organizațiilor, audituri, sunt folosite ca probe juridice în soluționarea litigiilor cu diverse organizații și persoane, precum și pentru diferite referințe. În acest sens, depozitarea documentelor ar trebui organizată astfel încât să se asigure siguranța și rapiditatea de găsire a acestora.

Documentele procesate complet sunt stocate până la sfârșitul anului de raportare în arhiva contabilă și apoi transferate în arhiva organizației. Pentru arhivare, documentele contabile sunt întocmite în ordine cronologică, în dosare separate pe tipuri de tranzacții (tranzacții cu numerar, tranzacții pe conturi curente etc.). Transferul documentelor în arhivă se consemnează într-o carte specială de arhivă.

În arhiva organizației, documentele contabile sunt stocate pentru o perioadă de timp. stabilit de Serviciul Federal de Arhivă. Perioada minimă de păstrare a documentelor contabile în arhiva organizației este de 5 ani. Pentru documentele individuale se stabilesc perioade diferite de păstrare. De exemplu, conturile personale ale angajaților unei organizații trebuie păstrate timp de 75 de ani, împuterniciri pentru primirea de fonduri și obiecte de inventar timp de 3 ani etc.

După expirarea perioadelor de depozitare, documentele deosebit de importante sunt predate localului Arhiva Statuluiși distrugeți restul. Transferul documentelor către Arhivele Statului se notează în carnetul de arhivă cu referire la documentele care atestă acest transfer.

Retragerea documentelor primare din organizație este permisă numai de organele de anchetă, de cercetare prealabilă, de parchet și de instanțe, de inspectoratul fiscal pe baza deciziei acestor organe în conformitate cu legislația de procedură penală rusă în vigoare. Sechestrarea documentelor este documentată într-un protocol, a cărui copie se predă, contra primire, șefului organizației și contabilului șef. Contabilul-șef sau alt funcționar are dreptul, cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul înscrisurilor, să facă copii de pe documente indicând motivul și data sechestrului.

În cazul pierderii sau distrugerii documentelor contabile, șeful organizației numește o comisie care să investigheze motivele pierderii sau distrugerii documentelor. În cazurile necesare, reprezentanții autorităților de anchetă sunt invitați să participe la lucrările comisiei. protectie si supraveghere de stat la incendiu, care este prevazuta in ordin. Rezultatele lucrărilor comisiei sunt oficializate printr-un act, care este aprobat de șeful organizației.

Documentele contabile primare sau contabilii primari, așa cum sunt numiți, stau la baza elementelor de bază ale contabilității, atât contabile, cât și fiscale. Fără design corect, menținerea și documentele primare, este imposibilă desfășurarea activităților legale de afaceri.

Legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ indică faptul că „orice fapt al vieții economice este supus înregistrării printr-un document contabil primar”.

Pentru a se asigura că toate documente necesare, ar trebui să vă verificați regulat contabilitatea, iar celor care nu au timp pentru asta, vă recomandăm serviciul unui audit contabil gratuit.

Organizația primară dovedește în scris faptul tranzacției comerciale, confirmă cheltuielile afacerii la calculul bazei de impozitare, stabilește responsabilitatea executorilor pentru efectuarea operațiunilor comerciale de către aceștia. Documentele primare sunt solicitate de inspectorii fiscali la verificarea declarațiilor și rapoartelor și sunt necesare la trecerea inspecțiilor.

Având în vedere că nu numai contabilii, ci și managerii, antreprenorii individuali, directorii de vânzări și alți angajați completează și întocmesc documente primare, vă sugerăm să vă familiarizați cu cerințele pentru aceste documente.

Cine elaborează formele documentelor primare?

Documentele contabile primare sunt unificat(a cărui formă a fost dezvoltată de Rosstat (fostul Goskomstat al Federației Ruse) sau Banca Centrală) și dezvoltat independent de contribuabili.

Articolul 9 din Legea nr. 402-FZ conține următoarea listă de detalii obligatorii ale documentelor primare (unificate sau dezvoltate independent):

Titlul documentului;
data întocmirii documentului;
denumirea entității economice care a întocmit documentul;
conţinutul faptului vieţii economice;
valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;
denumirea functiei persoanei care a efectuat tranzactia, operatiunea si responsabila de executarea acesteia;
semnăturile acestor persoane.

În ceea ce privește sigiliul, deși nu figurează printre detaliile cerute, dar dacă există un câmp "M.P." (loc de tipărire) amprenta sa este obligatorie.

Dacă contribuabilul este mulțumit de formularele unificate de la Comitetul de Stat pentru Statistică (din fericire, lista acestora este uriașă), atunci nu este necesar să vă dezvoltați propriile formulare. Există și conceptul de „primar modernizat”, adică. documente primare unificate, în care contribuabilul și-a făcut completările.

Notă, nu poate fi dezvoltat și aprobat în mod independent formularele următoarelor documente primare:

documente de numerar;
ordin de plată și alte documente bancare de decontare;
formulare unificate pentru decontări cu ajutorul unei case de marcat;
scrisoare de parcurs;
salariu si salariu.

Astfel de documente primare pot fi doar unificate.

Unde pot găsi mostre de documente primare unificate?

Elaborarea și aprobarea formularelor documentelor primare se află sub jurisdicția Comitetului de Stat pentru Statistică (acum Rosstat). Până în prezent, formele unificate dezvoltate în anii 90 ai secolului trecut continuă să fie folosite. Doar documentele de decontare (plată) elaborate de Banca Rusiei au o ediție relativ nouă - datată 2012.

Astfel de documente sunt denumite diferit: acte, reviste, facturi, declarații, mandate, cărți, instrucțiuni, calcule, împuterniciri, ordine etc. Folosind acest tabel, veți găsi în ce Rezoluție a Comitetului de Stat pentru Statistică formele unificate de primar. documentele de care aveți nevoie sunt publicate.

Scopul documentelor primare	Act juridic
Contabilitatea personalului, a orelor de lucru si a calculelor de salarizare	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 N 1
Contabilitatea tranzacțiilor cu numerar	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18.08.1998 N 88; Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 08/01/2001 N 55;
Contabilitatea decontărilor utilizând CCP
Documente de decontare (de plată).	Regulamentul privind regulile de transfer de fonduri (aprobat de Banca Rusiei la 19 iunie 2012 N 383-P, modificat la 29 aprilie 2014)
Contabilitatea operațiunilor comerciale și operațiunilor în alimentație publică	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 25 decembrie 1998 N 132
Contabilitatea lucrărilor în construcții capitale și lucrări de reparații și construcții	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 11 noiembrie 1999 N 100
Contabilitatea muncii in transportul rutier
Contabilitatea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcții	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 N 78
Contabilitatea mijloacelor fixe și imobilizărilor necorporale	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 21 ianuarie 2003 N 7
Contabilitatea articolelor de valoare mică
Contabilitatea produselor si articolelor de inventar	Decretul Rosstat din 09.08.1999 N 66
Contabilitatea materialelor	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 30 octombrie 1997 N 71a
Contabilitatea rezultatelor stocurilor	Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18.08.1998 N 88

Pe site-ul nostru web puteți descărca formulare de documente primare unificateși prin .

Formularul de raportare strictă (BSO) este, de asemenea, un document primar, dar cerințele pentru acesta sunt speciale. Lista detaliilor obligatorii ale BSO este mai largă decât lista documentelor primare obișnuite, în special, este obligatoriu să se indice TIN-ul și prezența unei amprente sigiliului.

În articolul „” puteți afla în ce cazuri este necesar să aplicați formă unificată acest document și când îl puteți dezvolta singur.

Erori în documentele originale

În primul rând, documentele primare trebuie să conțină detalii obligatorii specificate corect. Potrivit Ministerului de Finanțe, contribuabilul poate lua în considerare costurile sursei primare, dacă aceasta conține doar erori minore.

Astfel de erori nu trebuie să împiedice identificarea exactă a vânzătorului și a cumpărătorului, a denumirii mărfurilor și a valorii acestora, alte circumstanțe ale faptului documentat al vieții economice (din scrisoarea Ministerului Finanțelor din 4 februarie 2015 nr. 03). -03-10 / 4547).

Din păcate, formularea simplă tipică a explicațiilor funcționarilor nu face deseori posibil să se înțeleagă clar ce inexactități sau erori din documentele primare vor fi recunoscute ca nesemnificative.

De exemplu, este o eroare minoră dacă numele contribuabilului conține literă mică in loc de majuscule? În cealaltă scrisoare a sa - din 02.05.2012 Nr. 03-07-11/130, Ministerul Finanțelor a indicat că erori precum înlocuirea majusculelor cu litere mici și invers; schimbarea literelor pe alocuri; indicarea incorectă a formei juridice nu reprezintă un obstacol în identificarea contribuabilului (dacă TIN-ul și alte detalii sunt corect indicate).

Dar următoarele erori pot fi recunoscute ca fiind semnificative pentru documentele primare:

erori aritmetice (indicate incorect valoarea/cantitatea bunurilor sau valoarea taxei);
nume diferite ale aceluiași produs (de exemplu, în caietul de sarcini pentru contractul de furnizare de bomboane se numesc „Dulciuri de vafe în ciocolată”, iar în factură - „Mishka în nord”);
titlurile de post inexacte ale celor care semnează documente primare (de exemplu, „Director general adjunct” este indicat în procură și „Director adjunct” în certificatul de acceptare);
sumele în cifre nu coincid cu aceleași, ci indicate în cuvinte (în loc de 155.000 de ruble (o sută cincizeci și cinci de mii de ruble), sunt scrise 155.000 de ruble (cincizeci și cinci de mii de ruble).

Este posibil ca inspectoratul fiscal să nu accepte cheltuieli pe astfel de documente primare, iar contrapartea poate avea probleme și la deducerea TVA-ului.

Rectificarea documentelor originale numai în mod corectiv(textul incorect este tăiat cu o linie subțire, iar textul corect este înscris deasupra). Corectările sunt însoțite de inscripția „Corectate”, data și semnăturile persoanelor responsabile. Nu sunt permise corectări ale comenzilor de intrare și de ieșire, documentelor bancare și BSO. Ele trebuie să fie recreate.

Atenție la faptul că documentele primare sunt semnate în perioada de valabilitate a împuternicirii emise pentru semnarea acestora, în caz contrar inspectorii vor considera că documentele au fost semnate de un angajat neautorizat. Același lucru ar trebui să fie monitorizat și în ceea ce privește semnăturile de pe sediul principal al reprezentanților contrapărților: împuternicirile eliberate acestora trebuie să fie la zi.

La întocmirea documentelor primare, trebuie să aveți grijă nu numai să le completați, ci și să corelați datele și alte detalii cu alte documente, cum ar fi contractele și facturile. Așadar, deducerea TVA-ului pe o factură întocmită mai devreme decât o scrisoare de însoțire va fi controversată.

Întrebările din partea organelor fiscale vor fi cauzate de facturi sau acte semnate înainte de încheierea contractului, a căror executare este confirmată prin documente primare. Există o cale de ieșire din această situație, prevăzută la alin.2 al art. 425 din Codul civil al Federației Ruse: indicați în textul acordului o astfel de clauză „Termenii acestui acord se aplică și relațiilor părților care au apărut înainte de încheierea acestuia”.

Sau, de exemplu, actul prevede că lucrarea a fost finalizată în perioada 10 martie – 30 martie, în timp ce contractul precizează perioada de lucru în perioada 10 aprilie – 30 aprilie. În acest caz, puteți întocmi un acord suplimentar la contract, în care indicați termenul efectiv pentru finalizarea lucrărilor sau indicați în actul propriu-zis că lucrarea a fost finalizată înainte de termen.

Antreprenorii trebuie să fie atenți atunci când semnează acte privind executarea lucrărilor de către client. Dacă subcontractanții au fost implicați în cadrul contractului, atunci antreprenorul trebuie să semneze acte cu aceștia înainte ca lucrarea să fie predată clientului. Dacă aceste date nu se potrivesc, autoritățile fiscale pot considera costurile subcontractantului nerezonabile și să nu le recunoască la calcularea bazei de impozitare.

Fluxul documentelor documentelor primare

Fluxul de documente al documentelor primare include următorii pași:

înregistrarea documentului primar;
transferul documentului către departamentul de contabilitate, unde este verificat și înscris în registre;
stocarea curentă și transferul ulterior al documentului în arhivă.

Departe de a fi o întrebare inutilă - când ar trebui întocmite documentele primare? Răspunsul la aceasta este în articolul 9 din Legea nr. 402-FZ „Documentul contabil primar trebuie întocmit la comiterea unui fapt al vieţii economice, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acestuia.

Este inacceptabil să se întocmească documente primare la câteva zile după tranzacția comercială. Toți angajații care au dreptul să întocmească documente primare trebuie să respecte programul fluxului de lucru, în care puteți seta, de exemplu, următoarele termene limită pentru depunerea documentelor la departamentul de contabilitate:

comenzi de numerar primite și ieșite - în ziua întocmirii;
documente legate de înregistrarea vânzărilor - cel târziu în următoarea zi lucrătoare;
rapoarte anticipate - nu mai târziu de trei zile lucrătoare de la cheltuirea fondurilor;
certificate de concediu medical - cel târziu în următoarea zi lucrătoare după plecarea la muncă etc.

În ceea ce privește documentele semnate de contrapărți, obligația de a le transfera în timp util poate fi prevăzută în textul contractului, de exemplu, astfel: „Cumpărătorul se obligă să transfere Furnizorului originalele scrisorilor de trăsură semnate. , acte și facturi în cel mult două zile lucrătoare de la data semnării acestora.”

La transferul unui primar semnat în departamentul de contabilitate, ei verifică forma documentului; disponibilitatea detaliilor obligatorii; legalitatea tranzacției comerciale; calcule aritmetice. Datele din documentele primare verificate sunt introduse în registrele contabile.

Stocarea curentă a primarului se realizează de obicei în departamentul de contabilitate, iar la sfârșitul anului, documentele sunt grupate după dată, grupate și transferate în arhivă. Păstrați documentele originale timp de cel puțin cinci ani.

Cerințe și ipoteze în contabilitate.

La alegerea metodelor de contabilitate în organizație sunt ghidate de următoarele ipoteze și cerințe.

Ipotezele includ:

1. Izolarea proprietății a organizației, i.e. proprietatea și pasivele organizației există separat de proprietatea și pasivele proprietarului.

2. Continuitatea afacerii organizației, de ex. entitatea va continua să funcționeze în viitorul previzibil și nu are intenția sau necesitatea să lichideze sau să reducă substanțial operațiunile.

3. Secvența aplicării politicilor contabile de la un an de raportare la altul.

4. Certitudinea temporală a faptelor activității economice, i.e. faptele activității economice se referă la perioada de raportare (și, prin urmare, sunt reflectate în contabilitate) în care au avut loc, indiferent de momentul primirii fondurilor asociate acestor fapte.

Cerințele includ:

1. Completitudinea reflectării faptelor de activitate economică.

2. Actualitatea reflectării faptelor de activitate economică.

3. Prudența, adică o mai mare disponibilitate de a recunoaște cheltuielile și pasivele în contabilitate decât posibilele venituri și active, fără a permite rezerve ascunse.

4. Prioritatea conținutului față de formă (adică, de a evalua faptele activității economice nu atât din forma lor juridică, cât din conținutul lor economic).

5. Consecvența, adică identitatea datelor privind conturile analitice și sintetice corespunzătoare.

6. Raționalitatea.

Documentarea tranzacțiilor comerciale este determinată de Legea federală „Cu privire la contabilitate”, Regulamentul privind contabilitatea și contabilitatea din Federația Rusă.

Faptul unei tranzacții comerciale este confirmat de documentul primar întocmit la momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acesteia. Documentele primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumele de formulare unificate (standard) ale documentației contabile primare. Documentele, a căror formă nu este prevăzută în albume, pot fi aprobate de organizație în mod independent și trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

· Titlul documentului;

data întocmirii;

numele organizației în numele căreia se întocmește documentul;

denumirile posturilor persoanelor responsabile cu tranzacția și corectitudinea executării acesteia;

semnăturile personale și stenogramele lor;

Dacă este necesar, detalii suplimentare pot fi incluse în documentele primare. Documentele trebuie întocmite prin mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor pe termen lung (cerneală, pix, pe o mașină de scris, pe o imprimantă).

Pierderea documentului primar sau compilarea incorectă a acestuia duce la denaturarea și reflectarea incompletă a activității economice, ceea ce este inacceptabil. Deoarece documentarea tranzacțiilor comerciale este etapa inițială a procesului de contabilitate, de calitatea întocmirii documentelor primare depinde în mod direct de calitatea întocmirii documentelor primare caracterul complet, oportunitatea și fiabilitatea contabilității.

Clasificarea documentelor.

Documentele care înregistrează faptul unei tranzacții comerciale sunt numite primare.

După scop, documentele primare sunt împărțite în:

organizatoric si administrativ;

achitări;

combinate;

documente contabile.

Documentele organizatorice și administrative conțin o sarcină sau permisiunea de a efectua o operațiune (ordine, instrucțiuni, împuterniciri etc.). Compoziția și cerințele pentru executarea unor astfel de documente sunt determinate de Standardul de stat al Rusiei. Informațiile conținute în acestea nu sunt reflectate în registrele contabile.

Documentele justificative confirmă realitatea tranzacției (facturi, comenzi de primire, rapoarte anticipate, certificate de acceptare etc.). Informațiile conținute în acestea sunt înscrise în registrele contabile.

Documentele combinate combină caracteristicile documentelor administrative și justificative (statul de plată, comandă de numerar etc.).

Informatiile lor fac si subiectul contabilitatii.

Documentele contabile sunt completate de un contabil. Acestea sunt diferite tipuri de calcule, referințe, note explicative. Datele acestor documente sunt înscrise în registrele contabile.

Formele documentelor primare sunt unificate și aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică al Rusiei (cu excepția documentelor privind operațiunile bancare, care sunt stabilite de Banca Rusiei).

Documentele primare unificate pot fi depuse pe secțiuni de contabilitate:

tranzacții cu numerar (comandă de numerar de intrare - KO-1, ordin de numerar de ieșire KO-2, registrul ordinelor de numerar de intrare și de ieșire KO-3 etc.);

cont curent (ordin de plată - 0401060, cerere de plată - 0401061 etc.);

· calcule de salarizare (stare de salarii T-49, salarii T-51, cont personal T-54 etc.);

contabilitatea mărfurilor (actul de acceptare a mărfurilor TORG-1, scrisoarea de însoțire TORG-11 etc.);

si alte documente.

Registrele contabile ar trebui clasificate ca un grup separat.

Schema de circulație a documentelor și organizarea acesteia.

Procedura de creare, acceptare și reflectare în contabilitate, precum și stocarea documentelor primare, este definită în Legea federală „Cu privire la contabilitate”.

Documentele primare primite de departamentul de contabilitate sunt supuse verificării obligatorii:

1. După forma de completare (completitudinea și corectitudinea documentului, completarea detaliilor).

2. Pe fond (legalitatea și oportunitatea operațiunilor efectuate).

3. Verificarea calculelor aritmetice.

După verificare, documentul este acceptat în contabilitate:

1. Se realizează gruparea documentelor - selectarea documentelor omogene, dacă este necesar, se întocmește un document consolidat.

2. Se efectuează impozitarea - calculul valorii bănești a bunurilor materiale indicate în documente.

3. Contabilitatea se efectuează - o evidență a conturilor de compensare pentru fiecare operațiune reflectată în documente.

Documentele primare care au fost procesate trebuie marcate corespunzător.

De exemplu, comenzile în numerar care au fost procesate trebuie să fie marcate „Primite” sau „Plătite” pentru a preveni reutilizarea. După procesarea documentelor în registrele contabile, se fac înregistrări corespunzătoare, iar documentele în sine, împreună cu registrele contabile, sunt stocate în departamentul de contabilitate al întreprinderii timp de un an, iar apoi transferate în arhivă.

Mișcarea unui document din momentul întocmirii sau din momentul în care intră în organizație până la arhivare se numește fluxul documentelor.Și pentru ca fluxul de lucru să fie optim pentru întreprindere, contabilul șef elaborează și întocmește un program de flux de lucru, care este aprobat de șeful întreprinderii.

Următoarele informații sunt reflectate în programul fluxului de lucru:

denumirea documentelor;

o listă de interpreți;

Termenele de primire a documentelor in departamentul de contabilitate;

momentul prelucrării acestora în departamentul de contabilitate;

Articole similare

Discuta:

Cod bonus reutilizabil în World of Tanks: Actualizat (25-10-2019, 20:46): T2 Light Tank Fiecare jucător din World of...
Evaluarea site-ului Armor așa cum este considerată: Pentru mulți jucători care nu se adâncesc în diferitele statistici ale contului lor, ...
Cum să folosiți bug-ul la iluminarea veșnică a inamicului „Front Line” World of Tanks: Capacitatea de a vă rezervor corespunzător este cu siguranță foarte importantă și utilă....
Cel mai bun jucător din World of Tanks Cel mai bun extra din World of Tanks:În jocul World of Tanks, statisticile jucătorilor World of Tanks au cea mai mare influență.