Первинні документи – доказ факту господарської операції. Документація фактів господарського життя Що документально підтверджує факт проведення господарської операції

бухгалтерський облік витрати калькуляція

1. Бухгалтерським документом називається письмове підтвердження досконалої господарської операції чи права її вчинення (лат. documentum - свідоцтво, доказ).

Документ є носієм юридичної та економічної інформації, що відображає динаміку руху матеріальних цінностей та грошових коштів. З документів виробляються все записи у бухгалтерських регістрах. При податкової перевірці первинні бухгалтерські документи мають значення як письмове свідоцтво про факт скоєння господарської операції чи право на її скоєння і є одним із засобів перевірки правильності і достовірності відображення господарських операцій на бухгалтерському та податковому обліку.

Відсутність документів, навіть на перший погляд незначних, або неправильне їх оформлення, може призвести до серйозних проблем у взаємодії партнерами з бізнесу, найманими працівниками, контролюючими органами, засновниками. Тому одним із найголовніших правилбухгалтера має бути таке: немає документа – немає операції. Незважаючи на те, що індивідуальні підприємці, а також організації, що застосовують УСНО, звільнені від бухгалтерського обліку, їм не варто нехтувати цим правилом, оскільки в податковому обліку документальне підтвердження кожної господарської операції має вирішальне значення.

Кожен факт господарської діяльностіпідлягає оформленню первинним обліковим документом.

Обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є:

• 1) найменування документа;
• 7) підписи осіб, передбачених, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих лиц.

Первинний обліковий документ повинен бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це неможливо, - безпосередньо після його закінчення.

Форми первинних облікових документів затверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

У разі, якщо законодавством Російської Федерації або договором передбачено подання первинного облікового документа іншій особі або до державного органу на паперовому носії, економічний суб'єкт зобов'язаний на вимогу іншої особи або державного органу власним коштом виготовляти на паперовому носії копії первинного облікового документа, складеного у вигляді електронного документа.

Документи, оформлені в електронному форматі, за чинним законодавством повинні задовольняти всі вимоги до традиційних паперових носіїв:

• 1) можливість візуального перегляду;
• 2) можливість отримання паперових копій;
• 3) відповідність типовим формам документів, можливість їхнього тривалого зберігання;
• 4) ідентифікація осіб, які оформили документ;
• 5) обмеження доступу інформації.

Документація в обліку має першорядне значення в управлінні підприємствами, оскільки за її допомогою:

• 1) контролюється наявність, рух та збереження товарно-матеріальних та грошових коштів;
• 2) контролюється кількість та якість праці працівників та розрахунків за працю;
• 3) забезпечується повсякденне керівництво роботою підприємства;
• 4) забезпечується внутрішній та зовнішній (вищою організацією, податковою інспекцією, банками, незалежними аудиторами) контроль за роботою підприємства;
• 5) встановлюється вина (вона є доказом для судових органів) або невинність осіб під час судових розглядів; контролюються розрахунки коїться з іншими підприємствами (установами).

Крім того, на основі документів проводиться попередній, поточний та наступний контроль за збереженням коштів підприємства та економічною необхідністю кожної господарської операції.

Попередній контроль -це контроль за доцільністю здійснення господарської операції, коли керівний персонал підписує документи, що містять розпорядження на виконання господарської операції.

Поточний контрольпровадиться в процесі здійснення господарської операції.

Подальший контрольздійснюється при отриманні документів та їх обробці.

Щоб систематизувати та накопичувати інформацію, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, та відображати її на рахунках бухгалтерського обліку та у бухгалтерській звітності, підприємствами повинні вестись регістри бухгалтерського обліку.

Подібні регістри ведуться у спеціальних книгах (журналах, журналах-ордерах, відомостях), на окремих аркушах та картках, дисках, дискетах та інших машинних носіях. Така форма рахівництва називається журнально-ордерною та застосовується більшістю організацій. В основу побудови журналів-ордерів та допоміжних відомостей покладено кредитову або дебетову ознаку реєстрації господарських операцій за синтетичними рахунками. Показники синтетичного обліку реєструються за даними первинних документів тільки за кредитом (за дебетом) відповідних рахунків, у кореспонденції з рахунками, що дебетуються (кредитуються).

Із введенням у дію з 1 січня 2002 р. глави 25 частини другої НК РФ організаціям зобов'язано вести, крім бухгалтерського, ще й податковий облік.

Підтвердженням даних податкового обліку є:

• 1) первинні облікові документи (включаючи довідки бухгалтера);
• 2) аналітичні регістри податкового обліку;
• 3) розрахунок податкової бази.

Первинні облікові документи у разі застосовуються самі, що у бухгалтерському обліку. Безпосередній розрахунок податкової бази відбувається у податкові декларації. А ось аналітичні регістри податкового обліку кожне підприємство має визначити для себе самостійно, виходячи з вимог податкового законодавства та необхідності ведення податкового обліку за тими чи іншими позиціями.

У ході здійснення господарської діяльності організації використовується досить велика кількість документів, які різняться за призначенням та способом відображення в них господарських операцій. У зв'язку з цим документи прийнято класифікувати за різними ознаками: за призначенням, за ступенем узагальнення (порядку складання), за способом охоплення фактів господарського життя, за місцем складання, облікових позицій, характером фактів господарського життя.

Існує кілька ознак класифікації документів.

По призначеннюдокументи поділяються на:

• 1) розпорядчі;
• 2) виконавчі (чи виправдувальні);
• 3) бухгалтерського оформлення;
• 4) комбіновані.

Розпорядчі документимістять розпорядження скоєння господарську операцію: доручення - отримання матеріальних цінностей; банківський чек - отримання грошей з рахунку у банку; накази на зарахування працівників працювати, звільнення, надання працівнику відпустки та інших. У розпорядчих документах немає факту виконання господарської операції, отже, записи по рахунках бухгалтерського обліку немає.

Виконавчі (або виправдувальні) документи підтверджують факт здійснення господарської операції та є першим етапом облікової інформації (товарно-транспортні накладні, прибуткові та видаткові касові ордери, акти, товарні звіти та ін.).

Документи бухгалтерського оформленняскладаються бухгалтером для подальшого відображення в обліку господарських операцій. Так, щомісяця бухгалтер складає розрахунок амортизації (зносу) основних засобів, розрахунок амортизації нематеріальних активів та ін.

Комбіновані документимістять ознаки двох чи навіть трьох типів документів. Наприклад, у вбранні вказується завдання на роботу та фактичне.

За характером документованих операційрозрізняють документи:

• 1) грошові (прибуткові та видаткові касові ордери та ін);
• 2) матеріальні (накладні, товарні звіти та ін.);
• 3) розрахункові (платіжні інструкції-доручення та ін.).

За обсягом відбитих господарських операційдокументи поділяються на первинні (поодинокі) та зведені.

Первинні (поодинокі) документивідображають одну господарську операцію (товарно-транспортна накладна, прибутковий касовий ордер та ін.).

Зведені,документи складаються з урахуванням кількох первинних документів їхнього об'єднання (у касовому звіті записується кожен прибутковий і кожен видатковий касовий ордер, результат по приходу і витраті готівки і визначається залишок грошей у касі наприкінці робочого дня).

За способом використаннядокументи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документивідображають одну господарську операцію (прибутковий касовий ордер та ін).

Накопичувальні документивикористовуються для реєстрації однорідних господарських операцій, що здійснюються з певною періодичністю (щодня через день). Наприклад, у лімітно-забірній карті отримання матеріалів для виробництва за кожну дату відзначається кількість відпущених матеріальних цінностей.

За місцем складаннядокументи поділяються на внутрішні,які складаються в цій організації (прибуткові та видаткові касові ордери та ін.), та зовнішні,надійшли з інших організацій (накладні, рахунки-фактури постачальників, виписки банку з розрахункового рахунки та інших.)

За кількістю відображених об'єктів (позицій)документи поділяються на однопозиційні та багатопозиційні. Однопозиційні (однорядкові) призначені для обліку одного виду коштів (витратний касовий ордер та ін.). Багатопозиційні (багаторядкові) служать обліку багатьох позицій (розрахунково-платіжна відомість на зарплатню та інших.).

На вигляд носіїв інформаціїдокументи діляться на паперові і безпаперові, що у пам'яті ЕОМ, на магнітних стрічках, дисках та інших. Організація зобов'язана забезпечувати захист своєї інформації та виготовляти копії таких документів на паперових носіях.

• 2. До змісту та форми первинних документів пред'являються такі основні вимоги:
• 1) документи повинні складатися в момент здійснення господарської операції іди безпосередньо після її закінчення;
• 2) повинна дотримуватися форма документів, яка найчастіше є типовою та друкується у спеціальних альбомах типових формбланків документів;
• 3) у документі мають бути заповнені всі реквізити;
• 4) мають бути встановлені терміни здачі документів до бухгалтерії.

У Російській Федерації з метою однозначності розуміння та одноманітності оформлення до 1 січня 2013 року існувала система стандартів документів, яка визначає вимоги, що пред'являються до них.

Стандарти ґрунтуються на уніфікації - тобто розробці вимог до документів, що відображають однорідні операції, що здійснюються на різних підприємствах, та на стандартизації - встановленні суворих обмежень щодо розмірів та правил розміщення написів у документах.

1 січня 2013 р. набирає чинності Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ (надалі - Закон). Відповідно до цього Закону скасовується єдина уніфікація первинних облікових документів.

Законодавець встановив лише обов'язкові реквізити первинного облікового документа:

• 1) найменування документа;
• 2) дата складання документа;
• 3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
• 4) зміст факту господарського життя;
• 5) величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• 6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
• 7) підписи осіб, передбачених п. 6, із зазначенням прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

Форми первинних облікових документів, які застосовуються економічним суб'єктом, мають бути затверджені Наказом керівника підприємства. Слід зазначити, що є документи, які можуть бути змінені організацією з дії інших регламентуючих документів. Наприклад, у Положенні Банку Росії від 12 жовтня 2011 р. № 373-П «Про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації» встановлено необхідність застосування касових документів із зазначенням кодів, що відповідають документам з альбому уніфікованих форм: касові ордери, форми касової книги. Застосування цих форм необов'язково з метою бухгалтерського обліку, але необхідне під час касових операцій на виконання відповідних регламентацій. Іншими словами, організація не має вибору в даному випадку. Такі документи необхідно буде або заповнювати вручну, або доопрацьовувати програмне забезпечення з метою доповнити його власними друкованими формами, що призведе до додаткових – фінансових, людських, тимчасових тощо. витрат.

З 2013 року також змінюється вимога про затвердження переліку осіб, які мають право підпису первинних облікових документів. Зокрема, пункт про підпис документів керівником організації за погодженням з головним бухгалтером відсутній. Немає також вказівок на те, що документи підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Проте у переліку обов'язкових реквізитів у ст. 9 Закону № 402-ФЗ зазначено, що підписи проставляють особи, відповідальні за правильність оформлення події, що відбулася. Отже, необхідно передбачити певні дії щодо встановлення такої відповідальності. Повна або часткова передача прав та будь-яких повноважень, у тому числі підписання документів, здійснюється на підставі довіреності. Також виконання певних функцій можна покласти на співробітника наказом чи посадовою інструкцією.

Для перехідного періоду передбачено таке положення: у разі, якщо законодавством РФ або договором встановлено подання первинного облікового документа іншій особі або до державного органу на паперовому носії, економічний суб'єкт зобов'язаний на вимогу іншої особи або державного органу власним коштом виготовляти на паперовому носії копії первинного облікового документа, складеного в електронному вигляді.

Відповідно до вимог Закону є положення про первинні облікові документи, згідно з яким форми первинних облікових документів затверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

3. Під документообігом розуміється створення чи отримання від інших підприємств, прийняття до обліку, обробка та передача до архіву первинних документів.

Рух первинних документів у бухгалтерському (податковому) обліку регламентується графіком документообігу, який може бути оформлений у вигляді схеми, таблиці або іншим способом як додаток до облікової політики підприємства за бухгалтерського обліку.

Графіком встановлюється раціональний документообіг, тобто. передбачається оптимальна кількість підрозділів та виконавців для проходження кожного первинного документа, визначається мінімальний термін його знаходження у підрозділі. Графік документообігу може містити перелік робіт зі створення, перевірки та обробки документів у кожному підрозділі підприємства, а також конкретних виконавців із зазначенням їх взаємозв'язку та строків виконання робіт.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне та доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність даних, що містяться в документах, несуть особи, які створили їх та підписали. Контроль над виконанням графіка документообігу здійснює, зазвичай, головний бухгалтер організації. Для складання графіка документообігу застосовуються різні методики. Найбільш поширені полягають в описі процесу обліку за робочими місцями облікових служб. За підсумками такого опису складаються переліки вхідних та вихідних документів щодо кожного робочого місця облікових працівників. Потім відбувається угруповання документообігу за підрозділами, що об'єднується потім у загальну схему (графік) документообігу з організації загалом.

Схеми (графіки) документообігу формою можуть бути різними (таблиця 1). Кожне підприємство самостійно обирає порядок документообігу, який максимально дозволяє контролювати рух цінностей, своєчасне виконання зобов'язань тощо.

Документальне оформлення господарських операцій та рекомендації щодо виявлення підроблених документів

Усі господарські операції, які проводяться індивідуальним підприємцем, оформлюються виправдувальними документами. Податковий облік, який мають вести всі підприємці, також ґрунтується на первинних документах, лише згрупованих відповідно до вимог Податкового кодексу Російської Федерації.

Документ – це матеріальний об'єктз інформацією, закріпленою створеною людиною способом для її передачі у часі та просторі, на підставі якого ведеться бухгалтерський та податковий облік. Документами повинні оформлятися будь-які господарські операції у тій послідовності, якою вони здійснюються. Це забезпечує суцільний безперервний облік усіх об'єктів обліку; юридичне обґрунтування бухгалтерських записів, що роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю; контроль за збереженням власності, оскільки документами підтверджується матеріальна відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи є основним джерелом відомостей для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних ревізіях, у тому числі й проведених податковими органами. Залежно від способів фіксації інформації ГОСТ Р 51141 - 98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення", затвердженого Постановою Держстандарту РФ № 28 від 27.02.98г., розрізняє такі види документів:

1. "Образотворчий документ" - документ, що містить інформацію, виражену за допомогою зображення будь-якого об'єкта;
2. "Фотодокумент" – образотворчий документ, створений фотографічним способом;
3. "Текстовий документ" - документ, що містить мовленнєву інформацію, зафіксований будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису;
4. "Письмовий документ" - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким типом листа;
5. "Рукописний документ" - письмовий документ, під час створення якого знаки листа наносять від руки;
6. "Машинописний документ" - письмовий документ, під час створення якого знаки листа завдають технічними засобами;
7. "Документ на машинному носії" - документ, створений з використанням носіїв та способів запису, які забезпечують обробку його інформації електронно-обчислювальною технікою.

Відповідно до вимог чинного законодавства можна виділити низку документів, наявність яких є обов'язковою у кожного підприємця. Наведемо перелік таких документів у таблиці 1.

Таблиця 1.

Перелік обов'язкових документів для будь-якого виду підприємницької діяльності.

	Документ	підстава
	Наказ про облікову політику з метою податкового обліку (конкретизується спосіб сплати податку, вибирається об'єкт, затверджуються нетипові форми первинних документів, порядок проведення інвентаризації та інших.)	Наказ МФ РФ від 09.12.98 № 60н "Про затвердження Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" ПБО 1 / 98; п.12. ст.167 Податкового Кодексу РФ.
	Наказ по підзвітним сумам (встановлює коло підзвітних осіб, термін, який видаються кошти, максимальний розмір підзвітної суми)	Лист Центрального банку Росії від 04.10.93 № 18 "Про затвердження Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації".
	Наказ про затвердження графіка документообігу (затверджує перелік робіт із створення, оброблення, зберігання, терміни знаходження документації у структурних підрозділах)	Федеральний закон № 129 – ФЗ від 21.11.1996г. (Ред. 28.03.2002г.) "Про бухгалтерський облік", "Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку". Мінфін РСР, 29 липня 1983р. №105.
	Наказ про витрачання коштів на представницькі витрати (визначає коло працівників, які мають право витрачати кошти, їх розміри, порядок оформлення та строки надання звіту)	Пп.22.п.1, п.2 ст.264 глава 25 "Податок з прибутку" Податкового Кодексу РФ.
	Наказ про затвердження переліку осіб, які мають право підпису первинних документів (встановлює коло осіб, які мають право видавати дозволи на здійснення господарських операцій, підписувати первинні документи)	П 14 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затверджено наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34н.
	Наказ про призначення інвентаризаційної комісії (встановлює перелік осіб, які входять до тієї чи іншої комісії з інвентаризації матеріальних цінностей, основних засобів, коштів)	Наказ Мінфіну Росії від 13.06.95 № 49 "Про затвердження методичних вказівокз інвентаризації майна та фінансових результатів". Постанова Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88 встановлено уніфіковані форми з урахування результатів інвентаризації

Не слід забувати, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації. Форма документа визначається сукупністю показників (реквізитів) та його розташуванням у документах, тобто. встановлення однаковості у складі та формах документів, створюваних у процесі здійснення однотипних завдань та функцій.

Індивідуальні підприємці повинні застосовувати форми первинних облікових документів, які у Альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженому постановою Держкомстату Росії від 30.10.1997 р. № 71а. (У редакції від 21.01.2003р.). Наприклад наведемо деякі типові форми первинної облікової документації, які мають застосовуватися підприємцем, у таблиці 2.

Таблиця 2.

Типові форми первинної документації

Типові бланки можна придбати в магазині або надрукувати на комп'ютері з будь-якої бухгалтерської програми. В останньому випадку можна вибрати той формат, який найзручніший для підприємця. Суворих обмежень тут немає. Дозволяється також включати до типових бланок додатково, наприклад, адресу та телефон підприємця. Головна умова – всі реквізити, передбачені Держкомстатом Росії, мають бути збережені. Виняток становлять документи з обліку касових операцій та банківських операцій - до цих бланок жодних змін вносити не можна.

У разі застосування уніфікованих форм первинних документів без змін можна бути впевненим, що під час будь-якої перевірки ці правильно оформлені документи матимуть доказову силу. Якщо документи, форма яких не передбачено в альбомах уніфікованих первинних документів, періодично використовуються для відображення фактів фінансово-господарської діяльності підприємцем, то ці форми первинних облікових документів підприємець має "узаконити", затвердивши їх у наказі про облікову політику.

Форми первинних документів, не передбачених альбомами уніфікованих первинних документів, мають бути розроблені індивідуальним підприємцем самостійно з урахуванням особливостей підприємницької діяльності. Дуже часто підприємці скаржаться, що при податкових перевірках частина документів податковий інспектор не бере до уваги. Як правило, це означає, що на документі немає дати, не розшифровано підписи, відсутня одиниця виміру тощо.

Для того, щоб ніхто не мав підстав засумніватися у доброякісності пред'явленого документа, складеного у довільній, нетипографській (на аркуші паперу в клітинку!), документ повинен містити такі обов'язкові показники: найменування документа, дату складання; прізвище, ім'я, по батькові підприємця, від імені якого складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції (у натуральному та грошах); найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особисті підписи зазначених осіб. Усі вищезгадані реквізити названо у статті 9 Закону № 129-ФЗ від 21.11.1996г. "Про бухгалтерський облік", який не містить вимоги розшифрування особистого підпису. Однак, як показує практика господарської діяльності, особисті підписи осіб мають бути розшифровані. На думку, до складу реквізиту " Підпис " включається як особистий підпис, і його расшифровка (ініціали, прізвище), що підтверджується п.13 наказу Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р. N 34н.

Індивідуальним підприємцям слід звернути увагу до листа Мінфіну Росії від 05.04.2004 N 04-03-1/54 "Про вимоги до заповнення реквізитів рахунків-фактур" у якому зазначено, що рахунки-фактури, виставлені після 1 березня 2004 р., в яких відсутні розшифровки підписів керівника та головного бухгалтера, вважаються виставленими з порушенням у заповненні обов'язкових реквізитів, а суми ПДВ, виставлені у цих рахунках-фактурах, не можуть бути прийняті до вирахування на підставі п.2 ст.169 НК РФ. Є ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчу документацію. Вимоги до оформлення документів", прийнятий Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 N 65-ст, якою склад обов'язкового реквізиту "підпис" включається як особистий підпис, так і його розшифрування.

Особливо важливе розшифрування підпису в договорах, що укладаються. Зверніть увагу, що в цивільному законодавстві застосовується вужче поняття - "власноручний підпис", тоді як у бухгалтерському законодавстві використовується ширше поняття - "особистий підпис". Особистий підпис відповідає на запитання - чий саме підпис поставлено. При цьому особистий підпис може бути: власноручним, факсимільним або цифровим.

Власноручний підпис передбачає, що людина власною рукоюпоставив свій розпис. Право на здійснення певних господарських операцій зазвичай входить до посадові обов'язкиконкретних посадових осіб, які уклали трудовий договір із індивідуальним підприємцем. Тому зазначення посади служить контролю за правомірністю здійснення операції. У розшифровці підпису спочатку ставляться ініціали, та був прізвище: А. З. Сафин. Розшифровку підпису не слід брати ні в косі, ні в круглі дужки. Не допускається підписувати документи з приводом "за" або проставлення косої межі перед найменуванням посади. Потрібно внести виправлення від руки або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст."

Кардинальні зміни останніх роківу політичній, економічній та соціальній сферах нашого суспільства призвели до загострення кримінальної обстановки та, як наслідок цього, до злочинів, пов'язаних із підробкою документів. Вочевидь, кожен індивідуальний підприємця повинен знати основні ознаки підроблених документів, з метою недопущення помилки щодо їх справжності та прийнятті до обліку. Прийняття індивідуальним підприємцем до податковому облікупідроблені документи можуть призвести до непередбачуваних наслідків.

Основні ознаки підробки документів такі.

а) невідповідність форми, кольору бланку та його реквізитів. Перевірку такого документа треба розпочинати з встановлення призначення документа, з'ясування справжності бланків і основного тексту, що міститься в них, а також наявних інших реквізитів - позначок, підписів, відбитків печаток, штампів тощо.

б) суперечливість змісту, орфографічні помилки, помилки у зазначенні прізвища осіб, нестандартний шрифт, використання бланків, печаток, відсутність ІПН, вказівка ​​невідповідної організаційно-правової форми організації тощо.

в) документ містить сліди механічної дії. Наприклад, підчистка є механічне видалення штрихів з метою зміни початкового змісту документа. Ознаками підчистки є: порушення структури верхнього шару паперу, в результаті вона стає шорсткішою, що виявляється при розгляді документа на просвіт. З'являється виявляється в косопадающем світлі скуйовдженість волокон. Папір стоншується і на просвіт виглядає прозорішим. При підчистці нерідко пошкоджуються штрихи лінівки, захисної сітки і поряд письмових знаків, що знаходяться. У той самий час залишається рельєф віддаленого тексту, що у вигляді опуклостей з зворотного боку листа. Знову написані літери, цифри мають нерівні краї штрихів, що утворюються через збільшення поглинаючої здатності шорсткого паперу. Спроби загладити пошкоджені ділянки залишають підвищений блиск паперу, смуги поглиблених ліній.

Травлення текстів документів - видалення записів чи його частини шляхом знебарвлення барвника штриху хімічними реактивами (кислоти, луги, окислювачі). Ознаки травлення проявляються у порушенні проклеювання паперу, матовості або зміні кольору паперу в місцях травлення. Папір у цих місцях нерідко набуває жовтуватого відтінку; утворюються тріщини, спостерігається знебарвлення або зміна записів, виконаних на ділянці, що піддається впливу речовини, що травить; наявність залишків слабовидимих ​​штрихів початкового тексту, записів різного кольору, Відмінність у люмінесценції підданого травленню ділянки та решти поверхні документа. Ознаки травлення виявляються за допомогою електролампи, лупи, на просвіт, за допомогою медичної ультрафіолетової лампиі т.д.

Змиванням називають спосіб підробки, що полягає у видаленні штрихів з поверхні документа у вигляді різних розчинників. Наприклад, реквізити документа (реквізити банку, відбиток друку, юридичну адресу постачальника, сам текст документа та інших.), виготовлені з допомогою лазерного чи струминного принтера, підробляють так. Капають, або наносять розчинну рідину на фрагмент документа, що цікавить, чекають, коли підсохне, і після цього здувають порошок картриджа з документа. Потім, залежно від завдання, користуються допискою, вставкою тощо. необхідної інформації.

Під час уважного вивчення документа завжди можна визначити сліди дописки або внесення записів на місці віддаленого тексту. Дописка полягає у зміні початкового змісту документа шляхом внесення на вільні місця нових літер, цифр, слів та їх поєднань. Ознаки дописки такі: відмінності у кольорі та відтінках штрихів, початкових та нових записів, розміщення окремих записів у тексті, у ширині штрихів та виробленості почерку, яким виконані зіставляються записи; стислі або збільшені проміжки між літерами, словами, рядками; наявність домішок в одних штрихах, відсутність їх в інших та інше.

Дописку можна знайти у вигляді виявлення логічних протиріч щодо змісту документа. Оскільки дописки виконують зазвичай у уповільненому темпі, ледве торкаючись ручкою паперу, літери та цифри виглядають зайво звивистими, нерівними, початку та закінчення штрихів притуплені.

Підроблені бланки документів виготовляються за допомогою копіювальної техніки, комп'ютера шляхом сканування або підбору відповідного шрифту. Бланки, підроблені малюванням, відрізняються нерівномірною товщиною штрихів, неоднаковим розміром.

Для кліше, що гравіруються вручну, характерні нестандартний шрифт, злами в овальних елементах знаків, звивистість рядка, дзеркальне зображення знаків і т.п. Для кліше, виготовленого фотоцинкографічним способом, властиві: потовщення шару фарби по краях штрихів і вдавленість штрихів букв, зміна розмірів відбитку від оригіналу через порушення масштабів зйомки, недостатня чіткість дрібних штрихів і деталей, нерівні краї та розриви в штрихах, внаслідок травлення кислотою.

У практиці зустрічаються такі методи фальсифікації реквізиту " підпис " :

• з пам'яті, коли підпис відтворюється з урахуванням запам'ятовування раніше побаченого підпису;
• малювання, коли підпис відтворюється з використанням зразків справжнього підпису;
• копіювання, коли підпис обводиться чорнилом або кульковою пастою.

Зустрічаються кілька прийомів підробки підпису копіюванням:

• на просвіт;
• за допомогою копіювального паперу;
• шляхом передавлювання штрихів загостреним предметом з подальшим обведенням слідів тиску;
• за допомогою речовин, що мають копіювальну здатність (виготовлення проміжного кліше);
• фотопроекційний спосіб;
• за допомогою сканера комп'ютера.

Підробки фотографічним способом або за допомогою сканера властивий повний збіг досліджуваного підпису з тим, з якого отримана копія. Фотографічним способом та за допомогою сканера зазвичай виготовляють факсиміле. Підписи, нанесені факсиміле, мають мікроструктуру штрихів, специфічну для каучукових, полімерних або металевих кліше. Багато ознак підробки підписів, що розглядаються, можна виявити при огляді документа за допомогою лупи або мікроскопа. У всіх випадках провадження експертизи підпису її порівнюють із зразками підпису особи, від імені якої вона виконана. У Останнім часомшироко поширений електронний цифровий підпис. Правове обґрунтування можливості впровадження системи електронного підписувизначено в ст.434 п.2 Цивільного кодексу Російської Федерації Є федеральний закон від 10.01.2002 N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис", проте механізм застосування цього закону досі недостатньо розроблений.

Фактично, цифровий підпис - це комп'ютерна програма, яка шифрує документ і додає до нього дані власника підпису. Цим досягається те, що підпис нерозривно пов'язаний із конкретним документом. Крім того, через властивості самої ЕЦП її власник не зможе відмовитися від факту підпису. Електронний підпис має два ключі, які зберігаються у вигляді файлу або на спеціальному пристрої. Перший ключ закритий. Його зберігає власник підпису у суворому секреті. А другий ключ – відкритий. Він загальнодоступний, і його дають тим, хто має переконатися насправді підпису. податкової інспекції, бізнес-партнерів, банками. Щоб користуватися ЕЦП, треба мати обидва ключі. Їх видають центри, що засвідчують, які мають ліцензію на видачу програм для встановлення ЕЦП. Підробити електронний підпис без "закритого ключа" неможливо. Відповідно до п.1 ст.4 закону від 10 січня 2002 р. N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" статус цифрового підпису такий самий, як і власноручний підпис на документі

p align="justify"> Для формування системи договірних відносин з використанням електронного підпису сторони зобов'язані підписати договір на спільне використання системи електронного підпису.

Кошти електронного цифрового підпису сертифікуються спеціальними організаціями (Держкокомісія), які гарантують, що протягом певного часу електронний документ не може бути змінений або підпис буде "підроблений". Термін таких гарантій невеликий – не більше 10 років. Після закінчення цього терміну документ повинен перепідписуватись, або отримати додаткове підтвердження своєї справжності та достовірності. Виходячи з вищесказаного, можна рекомендувати підприємцям при складанні касових, банківських документів, векселів, договорів розписуватись шляхом написання свого прізвища повністю, що підробити досить непросто.

У практичній діяльності підприємці беззастережно довіряють печатці та штампам, що є на документі. При аналізі доброякісності документа слід звернути увагу на друк, щоб не було сумніву у справжності відбитків печаток та штампів. Існують такі основні способи підробки друку:

• малювання печатки на самому документі;
• отримання відбитка за допомогою саморобного кліше;
• копіювання справжнього відбитка на фальшивий документ.

Малювання зображення друку або штампу на документі є найбільш простим способомпідробки. Йому притаманні такі ознаки: нестандартність шрифту та нерівномірність розміщення тексту, несиметричність розташованих літер, слів та рядків, спотворення малюнків (герба, емблеми), наявність граматичних помилоку тексті, неправильний його смисловий зміст, сліди підготовки відбитка (проколи паперу від циркуля, залишки олівцевих штрихів).

При відбитку друку або штампу за допомогою саморобного кліше (з гуми, лінолеуму, дерева тощо), зібраного з друкарських літер, залишаються характерні ознаки: нестандартність шрифту, неоднакові розміри літер та інтервалів між ними, відсутність відсічок у літерах, дзеркальне відображення літер та знаків, нерівномірний розподіл барвників у відбитку, звивистість у потовщенні штрихів, ламані лінії рядків. Якщо відбиток виготовлений кустарним фальшивим набором або вирізаним кліше, літери бувають не овальні, а незграбні, з зайвими лініями штрихів, відображенням текстури матеріалу, також помітна нерівномірність відбитка.

Одним із "традиційних та історичних" методів є копіювання відбитка печатки на фальшивий документ за допомогою вареного яйця або розрізаної навпіл сирої картоплі, що досить легко виявити при уважному перегляді документа. Відбиток, зроблений над тій організації, де оформлений документ, з метою приховування підробки зміщують, змащуючи, щоб його не можна було прочитати.

Якщо відбиток друку перенесено на документ за допомогою копіювальної техніки або методом сканування, виявити підробку можна під час огляду сторінки документа. На ній, як правило, не спостерігається проникнення барвника друку до структури паперу.

Представляють небезпеку фальсифікація кліше друку за допомогою синтезу комп'ютерних та фотополімерних технологій. Не менш небезпечним є й інше явище: так звані самонабірні печатки. Комплект їх можна купити у звичайному магазині канцтоварів. Придбавши такий набір, можна виготовити друк будь-якої організації, включаючи гербову. Відбитки фальшивого друку, виготовлені вказаними останніми двома способами, не піддаються розпізнаванню, якщо справжній друк не забезпечений сучасними методамизахисту.

Все більшого поширення набувають оперативні засоби зв'язку, зокрема факсимільний зв'язок. З її допомогою передаються факси. Факс – документ, отриманий за допомогою спеціального апарату телефонними каналами зв'язку. Факс є копією надісланого документа. Телефаксом можуть бути передані будь-які види документів. Якщо отримані факси мають важливу інформаціюі призначені для тривалого використання, їх рекомендують скопіювати, оскільки папір факсів недовговічна. Однак, підприємець повинен пам'ятати, що цей вид зв'язку використовують тільки для передачі оперативної інформації, оскільки документи, передані факсом, не мають підтвердження своєї автентичності (у поодиноких випадках документ, переданий факсом, може прийматися до обліку, коли є точна впевненість у те, що його оригінал відправлено поштою або з кур'єром.

При прийнятті первинних документів та їх перевірки, насамперед підприємець повинен пам'ятати вимоги та правила до оформлення документів, які забезпечують їхню юридичну силу. Для дотримання законодавчо встановлених правилта вимог складемо пам'ятку, за якою підприємець зможе визначити, які помилки містить документ, що перевіряється, склад реквізитів, чи є виправлення тощо. (Див. таблицю 3).

Таблиця 3

Пам'ятка для підприємця щодо встановлення доброякісності документів

	Вимоги до первинних облікових документів	Способи реалізації
	Первинні документи повинні легко перевірятися 1. формою; 2. арифметично; 3. сутнісно.	Документ має бути заповнений чітко, розбірливо, однозначно та з використанням державної мови. Скорочення, що використовуються при заповненні документа, повинні бути загальноприйнятими, що не допускають двоякого токування.
	Первинні документи повинні мати юридичну чинність, тобто. містити низку обов'язкових реквізитів, можуть бути і додаткові реквізити	Обов'язкові реквізити передбачені п.2 ст.9 Федерального закону РФ № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік": найменування документа, код форми, дата складання, зміст господарської операції, вимірники (натуральні, грошові), найменування посад, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, їх підписи.
	Первинні документи повинні бути складені засобами, що забезпечують збереження записів у них протягом тривалого часу	Записи в первинних документах повинні проводитися чорнилом, пастою кулькової ручки, на машинці, за допомогою обчислювальної техніки. (забороняється використовувати простий олівець, чорнило та пасти червоного кольору).
	Помилки у первинних документах виправляються так, щоб можна було прочитати виправлене, у касових та банківських документах виправлення не допускаються	Не допускається виправлення у касових та банківських документах. У решту документів виправлення вносяться так: закреслюються внесені до документа неправильні відомості, поруч із закресленим робиться правильний запис; біля внесених виправлень чи полях документа пишеться "Виправлено на …."; особа, яка внесла виправлення, підписується під цим записом та ставить дату виправлення; під виправленим записом ще раз підписуються всі особи, які підписали документ до внесення виправлення. Процес виправлення завжди трудомісткий, легше скласти документ наново.
	Не допускається оформлення операцій, що суперечать законодавству та встановленому порядку поводження з грошима та іншими цінностями	Документ складається в момент здійснення операції або, якщо це неможливо, одразу після її завершення; Документ має бути підписаний уповноваженими особами (список осіб встановлено наказом підприємця).

Слід пам'ятати, що відповідальність за достовірність та правильність оформлення документів, передачу їх у встановлені терміни до бухгалтерії індивідуального підприємця несуть особи, які створили та підписали ці документи. Дуже сподіваємося, що висловлені рекомендації допоможуть підприємцям при оформленні господарських операцій та стануть гарантією їхньої впевненості у власній правоті.

Ширяєв С.Г., радник податкової служби РФ II рангу
Клімова О.Д., ст. викладач ВЗФЕД

юридичного оформлення спостережуваних об'єктів, тобто. Метод первинного відображення впливу фактів господарського життя на стан об'єктів бухгалтерського спостереження. На цій стадії облікової роботи, що є початковою стадією системного сприйняття та реєстрації окремих операцій (фактів), відомості в первинних документах повинні відображатися достовірно, мати доказовість. Обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції, а якщо це не є можливим, то його складання обов'язково одразу після закінчення господарської операції.

Документи розрізняються як формою, і за показниками, визначальним зміст реєстрованих у яких операцій. Основні показники документів, що характеризують суть операцій, називаються реквізитами.

Реквізитиявляють собою інформаційний елемент, що несе самостійне змістовне навантаження (наприклад, вид матеріалу, одиниця виміру тощо). Реквізити поділяються на якісні реквізити (ознаки) та змістовні (показники). Якісні (ознаки) реквізити відображають об'єкти обліку (наприклад, найменування матеріалу та ін.); змістовні реквізити - характеристику об'єкта обліку (наприклад, сорт, типорозмір матеріалу тощо).

Відмінності форм та змісту документів зумовлюють особливості їх використання в обліковій роботі. Тому з метою полегшення опрацювання облікових документів їх групують (класифікують) за однорідними ознаками. Основними ознаками та класифікацією документів є призначення, обсяг відображуваних господарських операцій (порядок формування), спосіб використання, місце складання.

по призначеннюїх поділяють на розподільчі; виконавчі (виправдувальні); документи бухгалтерського оформлення; комбіновані.

Розпорядчиминазивають документи, які містять наказ чи розпорядження на здійснення будь-якої господарської операції. До них відносяться різні накази та письмові розпорядження керівника організації та керівників структурних підрозділів, доручення на отримання матеріальних цінностей для організації, чеки на отримання грошей з банку тощо. Розпорядчі документи є підставою для виконання певної господарської дії і не містять підтвердження фактів здійснення господарських операцій.

Виконавчі (виправдувальні) документи підтверджують факт, що відбувся. До таких документів відносяться прибуткові ордери для оформлення прийому матеріалів на склад, приймально-здавальні накладні, різні квитанції, що свідчать про прийом цінностей тощо. Виконавчі документи складаються на момент здійснення операцій та є підставою облікових записів.

Документи бухгалтерського оформленнясамостійного значення немає. Вони складаються на підставі розпорядчих та виконавчих (виправдувальних) документів та є технічним засобом для систематизації облікових записів.

Документами бухгалтерського оформлення є також документи, складені бухгалтером для підготовки та спрощення облікових записів з метою подальшого використання в обліковому процесі (наприклад, бухгалтерські довідки, розрахунки тощо). Такі документи застосовуються лише у бухгалтерії цієї організації. Зміст та форми цих документів залежать від технічних засобів, що використовуються в обліковій роботі, сутності та переліку показників синтетичного та аналітичного обліку.

Комбінованиминазиваються документи, які поєднують у собі ознаки кількох видів документів — припустимо, ознаки розпорядчих документів скоєння господарських операцій та виконавчих, які засвідчують факт виконання операції, наприклад вимоги відпустку матеріалів зі складу, робоче вбрання. Касовий видатковий ордер є одночасно розпорядчим, виконавчим та документом бухгалтерського оформлення. Застосування комбінованих документів у практиці бухгалтерського обліку дуже поширене.

При групуванні облікових документів за обсягом відображуваних господарських операцій (порядку формування)розрізняють первинні та зведені документи.

Первинниминазиваються документи, якими оформлюють факти господарського життя на момент їх здійснення. Ці документи знаходяться на початку технологічного ланцюжка облікового процесу. Вони становлять основу первинного обліку, бо у первинному документі реєструється факт господарського життя шляхом попереднього спостереження та виміру. До первинних належить більшість облікових документів, які оформляють господарські операції (наприклад, прибуткові і видаткові касові ордери, приймальні акти, накладні та інших.).

Зведені документифіксують дані про факти господарського життя із кількох первинних документів. Застосування зведених документів пов'язане з необхідністю узагальнення даних первинних документів та отримання укрупнених показників або отримання додаткових відомостей про господарські операції, що враховуються, і відображення їх у бухгалтерському обліку у відповідних розділах. Прикладом зведеного документа можуть бути звіти касира (касові звіти), які узагальнюють відомості прибуткових та видаткових касових ордерів та доданих до них документів; товарні звіти, що складаються на основі первинних документів щодо приходу та витрати матеріальних цінностей, та ін.

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися як на папері, так і на машинних носіях інформації. Якщо документ складено на машинному носії, то одночасно має бути підготовлено його копію на паперовому носії інформації. Ця умова зберігається також за наявності вимоги правоохоронних органів та органів, які здійснюють контроль відповідно до чинного законодавства.

За способом використаннядокументи поділяються на разові та накопичувальні.

Разовимивважаються документи, що застосовуються тільки для одноразового оформлення та відображення господарських операцій: прибуткові та видаткові касові ордери; вимоги на відпуск матеріалів зі складу тощо.

Накопичувальнихназиваються документи, що використовуються для багаторазового оформлення та відображення в них однорідних господарських операцій протягом будь-якого періоду (за тиждень. Декаду, місяць): лімітні картки; лімітно-забірні карти, що використовуються для оформлення відпустки матеріалів зі складу одному й тому ж отримувачу - цеху, виробничій ділянці; двотижневі рапорти про вироблення та ін. Використання накопичувальних документів сприяє значному скороченню документації.

За місцем складаннядокументи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішнімивважають документи, складені поза цієї організації, тобто. документи, які від інших організацій: рахунки — платіжні вимоги постачальників; виписки банку за розрахунковими та валютними рахунками; виконавчі листи суду тощо.

внутрішнімиє документи, які незалежно від призначення складаються усередині цієї організації.

До обліку приймаються лише правильно оформлені документи (уніфіковані чи розроблені організації).

Уніфікованимиє типові документи, затверджені в установленому порядку та призначені для оформлення однойменних (однорідних) господарських операцій у всіх суб'єктах господарювання: прибуткові та видаткові ордери, авансові звіти, рахунки — платіжні вимоги та ін. Вони обов'язкові для застосування всіма організаціями незалежно від форм власності та видів діяльності організацій.

Уніфікація документів веде до впорядкування документації. Вона має вирішуватися одночасно зі стандартизацією документів, тобто. розроблення однакових розмірів бланків відповідних документів.

Уніфікація форм первинної облікової документації велике значеннядля вдосконалення постановки обліку, оскільки встановлює та закріплює єдині вимогидо документування господарську діяльність організацій. Уніфіковані форми первинної облікової документації можуть складатися на паперових чи машинних носіях інформації. Уряд Російської Федерації постановою від 08.07.97 р. № 835 "Про первинні облікові документи" поклав на Держкомстат Російської Федерації функції з розробки, затвердження та розповсюдження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій. Документи, складені автоматизованим способом, вимагають спеціального підтвердження отриманих даних, що досягається роздруком копій документів на паперових носіях та оформлення підписами посадових осіб, передбаченими відповідними формами документів. Юридична доказовість документа, що зберігається, обробляється та передається за допомогою автоматизованих інформаційних та телекомунікаційних систем, може підтверджуватись і електронним цифровим (кодовим) підписом відповідно до чинного порядку. У всіх інших випадках, коли документи, форма яких не представлена ​​в альбомах уніфікованих форм, набувають правової юридичної доказовості за наявності обов'язкових реквізитів, встановлених Федеральним законом «Про бухгалтерський облік».

При документуванні господарських операцій документи мають бути складені доброякісно, ​​містити достовірні дані про обсяг та строки здійснення господарських операцій. За достовірність даних відповідальні посадові особи, які підписали документ.

Документи повинні заповнюватися чітко, ясно, чорнилом або за допомогою технічних засобів. Вони не допускаються підчистки і недозволені способи виправлення написаних даних. Допущені у документах помилки необхідно виправляти шляхом закреслення неправильного тексту чи цифри однією рисою те щоб можна було прочитати виправлене і написані зверху правильні дані. Виправлення помилки має бути обумовлено та підтверджено підписом осіб, які підписали документ, із зазначенням дати внесення виправлення. У низці документів (банківських, касових) жодних виправлень не допускаються. Їх оформлення регламентується Порядком ведення касових операцій на Російській Федерації. затвердженим Центральним банком Російської Федерації (ЦП РФ). Так, в облікових документах на прийом та видачу грошей сума вказується не лише цифрами, а й прописом, при цьому запис починається з великої літери, щоб не допускати приписок. Такий порядок поширюється і на облікові документи щодо відпустки матеріальних цінностей.

За випискою деяких облікових документів встановлюється спеціальний контроль шляхом заповнення корінців чеків, квитанцій ордерів, виписки документів під копірку. Цей контроль здійснюється з метою недопущення здійснення неправильних та незаконних операцій, запобігти по можливості випадкам розтрат, розкрадань та інших зловживань посадовими особами.

Щоб одні й самі документи було неможливо використати двічі, деякі їх підлягають гасіння, наприклад касові ордери, доручення та інших. Гасіння проводиться штампом чи написом «Отримано» чи «Оплачено» із зазначенням дати. Штампом «Погашено» припиняється дія всіх банківських документів, а також облікових документів, пов'язаних із нарахуванням та виплатою заробітної плати.

Облікові документи, складені в установленому порядку, передаються до бухгалтерії для подальшої їх обробки та відображення в обліку оформлених ними операцій. Після використання документи передаються на зберігання до архіву.

Процес руху облікових документів від моменту їх виписки (складання, виникнення), оперативного використання, бухгалтерської обробки, запису в облікові регістри та до здачі їх до архіву на зберігання документообігом.

Організація документообігу передбачає розробку схем та графіків руху облікових документів. У графіках встановлюється перелік документів із зазначенням, хто та які документи складає. кому і куди передає для контролю, обробки та угруповання.

Вступивши до бухгалтерії, облікові документи піддаються насамперед перевірці по суті операції та правильності оформлення документа.

Перевірка по суті операціїполягає в тому, що перевіряється відповідність досконалої операції, оформленої документом, чинним законоположенням. Така перевірка є одним із найважливіших засобів контролю з боку працівників бухгалтерії за дотриманням законності та господарської доцільності здійснюваних операцій.

При перевірці правильності оформлення документіввизначають, чи складено документ за встановленою формою, чи правильно заповнені всі його реквізити, чи дотримано правил виправлення помилок у документі, достовірності підписів посадових осіб тощо. Документи, оформлені із порушенням встановлених правил, повертаються для дооформлення.

Після перевірки облікові документи приймаються бухгалтерією для облікового оброблення. Метою такої обробки є підготовка документів до подальших записів в облікові регістри. Перелік робіт, з яких складається бухгалтерська обробка документів,визначається змістом та обсягом операцій, відображених у документах. Якщо документи, що надійшли в бухгалтерію, не містять грошового вимірювача, то спочатку проводиться їх розцінка або таксування, тобто. множення відповідних кількісних показників ціну. При необхідності систематизації та накопичення даних, що містяться в облікових документах, документи групують за економічним змістом відображених у них господарських операцій шляхом складання групованих та накопичувальних відомостей. Наступним етапом бухгалтерської обробки облікових документів є їх контування (розмітка), тобто. зазначення кореспондуючих рахунків, на які мають бути здійснені записи господарських операцій, оформлені цими документами.

Використання комп'ютерних технологій та програмних засобів дозволяє створити систему електронного документообігу. У цих випадках первинні документи розміщуються не у файлах та директоріях, а (за аналогією зі звичайними документами) в електронних папках, полицях, шафах та секціях. Для швидкого знаходження потрібних документіввикористовується спеціальна система пошуку, контрольними точками якої є дата складання документа, ключові слова, найменування організації та інші параметри.

Використані документи здаються до архіву для зберігання. Документи, що знаходяться в архіві, є підставою для документальних ревізій організацій, аудиторських перевірок, використовуються як юридичний доказ при вирішенні спірних справ з різними організаціями та особами, а також для різних довідок. У зв'язку з цим зберігання документів має бути організовано так, щоб було забезпечено їх збереження та швидкість знаходження.

Цілком оброблені документи зберігаються до кінця звітного року в архіві бухгалтерії, а потім передаються в архів організації. Для здачі до архіву облікові документи компонуються в хронологічному порядку, в окремих папках за видами операцій (касові операції, операції з розрахункових рахунків тощо). Передача документів до архіву реєструється у спеціальній архівній книзі.

У архіві організації облікові документи зберігаються протягом термінів. встановлених Федеральною архівною службою. Мінімальний термін зберігання облікових документів в архіві організації – 5 років. Для окремих документів встановлюються інші терміни зберігання. Наприклад, особові рахунки працівників організації повинні зберігатися 75 років, доручення отримання грошових коштів і товарно- матеріальних цінностей — 3 року тощо.

Після закінчення термінів зберігання особливо важливі документи здають до місцевого Державний архів, а решта знищують. Передачу документів до Державного архіву зазначають у архівній книзі з посиланням на документи, що засвідчують цю передачу.

Вилучення первинних документів в організації дозволяється лише органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судами, податкової інспекції на підставі постанови цих органів відповідно до чинного російського кримінально-процесуального законодавства. Вилучення документів оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку керівнику організації та головному бухгалтеру. Головний бухгалтер або інша посадова особа має право з дозволу та у присутності представників органів, які здійснюють вилучення документів, зняти з документів копії із зазначенням підстави та дати вилучення.

У разі зникнення чи загибелі облікових документів керівник організації призначає комісію з розслідування причин зникнення чи загибелі документів. У необхідних випадках до участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів. охорони та Державного пожежного нагляду, що обумовлюється у наказі. Результати роботи комісії оформлюються актом, що затверджується керівником організації.

Первинні облікові документи чи первинка, як його називають бухгалтера, це - основа основ ведення обліку, як бухгалтерського, і податкового. Без правильного оформлення, ведення та первинних документів вести легальну підприємницьку діяльність неможливо.

Закон "Про бухгалтерський облік" від 06.12.2011 № 402-ФЗ зазначає, що «кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом».

Щоб переконатися у наявності всіх необхідних документів, варто регулярно перевіряти свою бухгалтерію, а для тих, хто не має на це часу, рекомендуємо послугу безкоштовного бухгалтерського аудиту.

Первинка письмово доводить факт здійснення господарської операції, підтверджує здійснення підприємницьких витрат при розрахунку податкової бази, встановлює відповідальність виконавців за виконання ними господарських операцій. Первинні документи вимагають податкові інспектори під час перевірки декларацій та звітів, і вони необхідні під час проходження перевірок.

Враховуючи, що заповнюють та оформляють первинні документи не лише бухгалтери, а й керівники, ІП, менеджери з продажу та інші працівники, пропонуємо вам ознайомитись із вимогами до цих документів.

Хто розробляє форми первинних документів?

Первинні облікові документи бувають уніфіковані(форма яких розроблена Росстатом (колишній Держкомстат РФ) або Центробанком) та самостійно розроблені платниками податків.

Стаття 9 закону № 402-ФЗ містить наступний перелік обов'язкових реквізитів первинних документів (уніфікованих чи самостійно розроблених):

• Назва документу;
• дата складання документа;
• найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посади особи, яка вчинила правочин, операцію та відповідальної за її оформлення;
• підписи цих осіб.

Щодо друку, то хоча вона не вказана в числі обов'язкових реквізитів, але за наявності поля «М.П.» (Місце для друку) її відбиток обов'язковий.

Якщо платника податків влаштовують уніфіковані форми від Держкомстату (благо, їх перелік величезний), то розробляти свої форми необов'язково. Існує також поняття «модернізованої первинки», тобто. уніфікованих первинних документів, до яких платником податків внесено свої доповнення.

Зверніть увагу, не можна самостійно розробляти та затверджуватиформи наступних первинних документів:

• касові документи;
• платіжне доручення та інші розрахункові банківські документи;
• уніфіковані форми за розрахунками із застосуванням касового апарату;
• транспортна накладна;
• розрахунково-платіжна відомість та платіжна відомість.

Такі первинні документи можуть лише уніфікованими.

Де знайти зразки уніфікованих первинних документів?

Розробка та затвердження форм первинних документів перебуває у віданні Держкомстату (тепер Росстат). На сьогоднішній день продовжують застосовуватися уніфіковані форми, розроблені у 90-х роках минулого століття. Тільки розрахункові (платіжні) документи, розроблені Банком Росії, мають порівняно нову редакцію – від 2012 року.

Називаються такі документи по-різному: акти, журнали, накладні, відомості, ордери, книги, доручення, розрахунки, доручення, накази та ін. За допомогою цієї таблиці ви знайдете, в якій саме Постанові Держкомстату опубліковано необхідні вам уніфіковані форми первинних документів

Призначення первинних документів	Нормативно-правовий акт
Облік кадрів, робочого часу та розрахунків з оплати праці	Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1
Облік касових операцій	Постанова Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88; Постанова Держкомстату РФ від 01.08.2001 N 55;
Облік розрахунків із застосуванням ККТ
Розрахункові (платіжні) документи	Положення про правила здійснення переказу коштів (утв. Банком Росії 19.06.2012 N 383-П у ред. від 29.04.2014)
Облік торгових операцій та операцій у громадському харчуванні	Постанова Держкомстату РФ від 25.12.1998 N 132
Облік робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт	Постанова Держкомстату РФ від 11.11.1999 N 100
Облік робіт в автомобільному транспорті
Облік роботи будівельних машин та механізмів	Постанова Держкомстату РФ від 28.11.1997 N 78
Облік основних засобів та НМА	Постанова Держкомстату РФ від 21.01.2003 N 7
Облік малоцінних предметів
Облік продукції та товарно-матеріальних цінностей	Постанова Росстату від 09.08.1999 N 66
Облік матеріалів	Постанова Держкомстату РФ від 30.10.1997 N 71а
Облік результатів інвентаризації	Постанова Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88

На нашому сайті ви можете завантажити бланки уніфікованих первинних документіві по .

Бланк суворої звітності (БСО) — це також первинний документ, але вимоги щодо нього особливі. Перелік обов'язкових реквізитів БСО ширший, ніж перелік звичайних первинних документів, зокрема, обов'язкова вказівка ​​ІПН та наявність відбитка печатки.

У статті « » ви можете дізнатися, у яких випадках треба застосовувати уніфіковану формуцього документа, а коли його можна розробити самостійно.

Помилки у первинних документах

Насамперед первинні документи повинні містити правильно зазначені обов'язкові реквізити. На думку Мінфіну, платник податків може врахувати витрати на первинці, якщо вона містить лише несуттєві помилки.

Такі помилки не повинні перешкоджати точному встановленню продавця та покупця, найменуванню товарів та їх вартості, інших обставин документованого факту господарського життя (з листа Мінфіну від 4 лютого 2015 року № 03-03-10/4547).

На жаль, типове обтічний формулювання пояснення чиновників часто не дає можливості чітко зрозуміти, які саме неточності чи помилки у первинних документах будуть визнані несуттєвими.

Наприклад, чи є несуттєвою помилкою, якщо в найменуванні платника податків зазначено малі літеризамість великих? В іншому своєму листі - від 02.05.2012 № 03-07-11/130 Мінфін зазначив, що такі помилки, як заміна великих літер малими і навпаки; зміна літер місцями; неправильна вказівка ​​організаційно-правової форми не є перешкодою для ідентифікації платника податків (при вірно зазначеному ІПН та інших реквізитах).

А от суттєвими для первинних документів можуть бути визнані такі помилки:

• арифметичні помилки (неправильно вказана вартість/кількість товару або сума податку);
• різні найменування одного і того ж товару (наприклад, у специфікації до договору поставки цукерки названо «Цукерки вафельні в шоколаді», а в накладній - «Ведмедик на півночі»);
• неточні назви посад тих, хто підписує первинні документи (наприклад, у довіреності зазначено «Заступник генерального директора», а акті приймання - «Заступник директора»);
• суми у цифрах не збігаються з тими ж, але зазначеними прописом (замість 155 000 рублів (сто п'ятдесят п'ять тисяч рублів) написано 155 000 рублів (п'ятдесят п'ять тисяч рублів).

Податкова інспекція може не прийняти витрати на такі первинні документи, проблеми можливі й у контрагента при відрахуванні ПДВ.

Виправляти первинні документи можна тільки коректурним способом(неправильний текст закреслюється однією тонкою межею, а зверху надписується правильний текст). Виправлення супроводжуються написом «Виправлено», датою та підписами відповідальних осіб. Неприпустимі виправлення прибуткових та видаткових ордерів, банківських документів та БСО. Їх треба складати наново.

Звертайте увагу на те, щоб первинні документи підписувалися в період дії виданої на їх підписання довіреності, інакше перевіряльники вважатимуть, що документи підписав неуповноважений співробітник. Те саме треба відслідковувати і щодо підписів на вашій первинці представників контрагентів: видані ним довіреності мають бути актуальними.

При оформленні первинних документів треба бути уважним не тільки до їх заповнення, а й до відповідності їх дат та інших реквізитів іншим документам, наприклад, договорів та рахунків-фактур. Так, спірним буде відрахування ПДВ за рахунок-фактурою, складеною раніше товарною накладною.

Питання у податкових органів викличуть накладні чи акти, підписані раніше договору, виконання якого підтверджують первинні документи. Із цієї ситуації є вихід, передбачений пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: вказати в тексті договору таке застереження «Умови цього договору застосовуються також до відносин сторін, що виникли до його укладання».

Або, наприклад, в акті зазначено, що роботи виконані у період з 10 по 30 березня, тоді як у договорі строк робіт встановлено як з 10 до 30 квітня. І тут можна скласти додаткову угоду до договору, де вказати фактичний термін виконання робіт чи самому акті вказати, що було виконано достроково.

Підрядникам треба бути уважним під час підписання замовником актів про виконання робіт. Якщо за договором підряду залучалися субпідрядники, акти з ними підрядник повинен підписати до того, як роботи будуть здані замовнику. За невідповідності цих дат податківці можуть вважати витрати на субпідрядника необґрунтованими і не визнати їх при розрахунку податкової бази.

Документообіг первинних документів

Документообіг первинних документів включає наступні етапи:

• оформлення первинного документа;
• передача документа до бухгалтерії, де він перевіряється та вноситься до регістрів;
• поточне зберігання та подальша передача документа до архіву.

Далеко не пусте питання - коли мають оформлятися первинні документи? Відповідь на це є у статті 9 закону № 402-ФЗ «Первинний обліковий документ має бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це неможливо - безпосередньо після його закінчення».

Неприпустимо оформляти первинні документи за кілька днів після проведення господарської операції. Усі працівники, які мають право оформляти первичку, повинні дотримуватись графіку документообігу, в якому можна встановити, наприклад, такі терміни здачі документів у бухгалтерію:

• прибуткові та видаткові касові ордери - у день складання;
• документи, пов'язані з оформленням продажів - пізніше наступного робочого дня;
• авансові звіти - пізніше трьох робочих днів після витрачання коштів;
• листки непрацездатності - пізніше наступного робочого дня після виходу працювати і т.д.

Щодо документів, підписаних контрагентами, то обов'язок передавати їх своєчасно можна передбачити у тексті договору, наприклад, так: «Покупець зобов'язується передавати Постачальнику оригінали підписаних товарних накладних, актів та рахунків-фактур не пізніше двох робочих днів з дня їх підписання».

Під час передачі підписаної первинки у бухгалтерії перевіряють форму документа; наявність обов'язкових реквізитів; законність проведеної господарської операції; арифметичні розрахунки. Дані перевірених первинних документів вносяться до бухгалтерських регістрів.

Поточне зберігання первинки здійснюється зазвичай у бухгалтерії, а після закінчення року документи групуються за датами, комплектуються в пачки і передаються в архів. Зберігати первинні документи треба щонайменше п'ять років.

Вимоги та припущення у бухгалтерському обліку.

При виборі методів ведення бухгалтерського обліку в організації керуються такими припущеннями та вимогами.

До припущень належать:

1. Майнова відособленість організації, тобто. майно та зобов'язання організації існують відокремлено від майна та зобов'язань власника.

2. Безперервність діяльності організації, тобто. організація продовжуватиме свою діяльність у найближчому майбутньому і в неї відсутні наміри та необхідність ліквідації чи суттєвого скорочення діяльності.

3. Послідовність застосування облікової політики від одного звітного року до іншого.

4. Тимчасова визначеність фактів господарську діяльність, тобто. факти господарську діяльність відносяться до того звітного періоду (і, отже, відбиваються у бухгалтерському обліку), у якому вони мали місце, незалежно від часу надходження коштів, що з цими фактами.

До вимог відносяться:

1. Повнота відображення фактів господарську діяльність.

2. Своєчасність відображення фактів господарську діяльність.

3. Обачність, тобто. більша готовність до визнання у бухгалтерському обліку витрат та зобов'язань, ніж можливих доходів та активів, не допускаючи прихованих резервів.

4. Пріоритет змісту перед формою (тобто оцінювати факти господарської діяльності не стільки з їхньої правової форми, скільки з економічного змісту).

5. Несуперечність, тобто. тотожність даних за аналітичними та відповідними їм синтетичними рахунками.

6. Раціональність.

Документування господарських операцій визначено Федеральним законом «Про бухгалтерський облік», Положенням щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації.

Факт здійснення господарської операції підтверджується первинним документом, складеним у момент здійснення операції, а якщо це не є можливим – безпосередньо після її закінчення. Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації. Документи, форма яких не передбачена в альбомах, можуть затверджуватись організацією самостійно та повинні містити такі обов'язкові реквізити:

· Назва документу;

· Дату складання;

· Найменування організації, від імені якої складено документ;

· Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;

· Особисті підписи та їх розшифровки;

При необхідності до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. Документи повинні складатися такими засобами, які забезпечують збереження записів тривалий час (чорнилом, кульковою ручкою, на друкарській машинці, на принтері).

Втрата первинного документа або неправильне його складання веде до спотворення та неповного відображення господарської діяльності, що є неприпустимим. Оскільки документування господарських операцій стоїть початковим етапом в процесі, то повнота, своєчасність і достовірність бухгалтерського обліку безпосередньо залежить від якості складання первинних документів.

Класифікація документів

Документи, які фіксують факт здійснення господарської операції, називаються первинними.

За призначенням первинні документи поділяються на:

· Організаційно-розпорядчі;

· Виправдувальні;

· Комбіновані;

· Документи бухгалтерського оформлення.

Організаційно-розпорядчі документи містять завдання чи дозвіл проведення операції (накази, розпорядження, доручення та інших.). Склад та вимоги до оформлення таких документів визначаються Держстандартом Росії. Інформація, що міститься в них, не відображається в облікових регістрах.

Виправдувальні документи підтверджують факт здійснення операції (накладні, прибуткові ордери, авансові звіти, акти приймання-передачі тощо). Інформація, що міститься в них, заноситься до регістрів бухгалтерського обліку.

Комбіновані документи поєднують у собі ознаки розпорядчих та виправдувальних документів (платіжна відомість, видатковий касовий ордер та ін.).

Їхня інформація також є предметом бухгалтерського обліку.

Документи бухгалтерського оформлення заповнюються бухгалтером. Це різноманітні розрахунки, довідки, пояснювальні записки. Дані цих документів заносяться у регістри облікові регістри.

Форми первинних документів уніфіковані та затверджені Держкомстатом Росії (за винятком документів щодо банківських операцій, які встановлюються Банком Росії).

Уніфіковані первинні документи можуть бути подані за розділами обліку:

· касові операції (прибутковий касовий ордер - КО-1, видатковий касовий ордер КО-2, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів КО-3 і т.д.);

· Розрахунковий рахунок (платіжне доручення-0401060, платіжна вимога-0401061 і т.д.);

· Розрахунки з оплати праці (розрахунково-платіжна відомість Т-49, розрахункова відомість Т-51, особовий рахунок Т-54 та ін);

· Облік товарів (акт про приймання товарів ТОРГ-1, товарна накладна ТОРГ-11 та ін);

· та інші документи.

В окрему групу слід виділити облікові регістри бухгалтерського обліку.

Схема документообігу та її організація.

Порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів визначено у Федеральному законі «Про бухгалтерський облік».

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці:

1. За формою заповнення (повнота та правильність оформлення документа, заповнення реквізитів).

2. Фактично (законність і доцільність виконаних операцій).

3. Перевірка арифметичних підрахунків.

Після перевірки документ приймається до бухгалтерського обліку:

1. Проводиться угруповання документів – підбір однорідних документів, у разі потреби складається зведений документ.

2. Проводиться таксування – підрахунок грошової оцінки тих матеріальних цінностей, зазначених у документах.

3. Проводиться контування – запис кореспондуючих рахунків з кожної операції, відображеної у документах.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відповідну позначку.

Наприклад, касові ордери, операції з яких виконані, повинні мати позначку «Отримано» або «Оплачено», щоб унеможливити їх вторинного використання. Після обробки документів в облікових регістрах робляться відповідні проводки, а самі документи разом з обліковими регістрів протягом року зберігаються в бухгалтерії підприємства, а потім передаються до архіву.

Рух документа з моменту його складання або з моменту надходження до організації до здачі його в архів називається документообігом.А щоб документообіг був оптимальним для підприємства, головним бухгалтером розробляється та складається графік документообігу, який затверджується керівником підприємства.

У графіку документообігу відображається така інформація:

· Найменування документів;

· Перелік виконавців;

· Терміни надходження документів до бухгалтерії;

· Терміни їх обробки в бухгалтерії;