Primarni dokumenti - potrditev dejstva poslovne transakcije. Dokumentacija dejstev gospodarskega življenja Kateri dokumenti potrjujejo dejstvo poslovne transakcije

obračunavanje stroškov računovodstva

1. Knjigovodska listina je pisno potrdilo o opravljenem poslovnem poslu ali pravici do njegovega opravljanja (latinsko documentum - dokaz, dokaz).

Dokument je nosilec pravnih in ekonomskih informacij, ki odražajo dinamiko gibanja materialnih sredstev in denar. Na podlagi listin se izvajajo vsi vpisi v knjigovodske registre. Med davčnim nadzorom so primarne knjigovodske listine pomembne kot pisni dokaz o dejstvu poslovne transakcije ali pravici do njene izvedbe in služijo kot eno od sredstev za preverjanje pravilnosti in zanesljivosti odraza poslovnih transakcij v računovodstvu in davkih. računovodstvo.

Pomanjkanje dokumentov, tudi na prvi pogled nepomembnih, ali njihova nepravilna izvedba lahko povzroči resne težave v interakciji med poslovnimi partnerji, zaposlenimi, regulativnimi organi in ustanovitelji. Zato je eden od najpomembnejša pravila računovodja bi moral biti naslednji: ni dokumenta - ni operacije. Kljub dejstvu, da so samostojni podjetniki in organizacije, ki uporabljajo poenostavljeni sistem obdavčitve, izvzeti iz računovodstva, tega pravila ne smejo zanemariti, saj je dokumentarni dokaz o vsaki poslovni transakciji ključnega pomena pri davčnem računovodstvu.

Vsaka poslovna dejavnost ob upoštevanju registracije primarnega računovodskega dokumenta.

Obvezni podatki primarne knjigovodske listine so:

• 1) ime dokumenta;
• 7) podpise predvidenih oseb z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

Primarna knjigovodska listina mora biti sestavljena v času dejstva gospodarskega življenja, če to ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku.

Obrazce primarnih računovodskih dokumentov odobri vodja gospodarskega subjekta na predlog uradnika, ki mu je zaupano računovodstvo. Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.

Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum določa predložitev primarne računovodske listine drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo druge osebe ali državnega organa na svoje stroške. , za izdelavo tiskanih kopij primarne knjigovodske listine, sestavljene v obliki elektronskega dokumenta.

Dokumenti, sestavljeni v elektronski obliki, morajo v skladu z veljavno zakonodajo izpolnjevati vse zahteve za tradicionalne papirne medije:

• 1) možnost vizualnega ogleda;
• 2) možnost pridobitve papirnih kopij;
• 3) skladnost s standardnimi oblikami dokumentov, možnost njihovega dolgoročnega shranjevanja;
• 4) identifikacijo oseb, ki so listino izdale;
• 5) omejitev dostopa do informacij.

Dokumentacija v računovodstvu je izjemnega pomena pri vodenju podjetij, saj z njeno pomočjo:

• 1) nadzoruje se prisotnost, gibanje in varnost zalog in gotovine;
• 2) nadzira se količina in kakovost dela zaposlenih ter plačila za delo;
• 3) zagotovljeno je tekoče vodenje dela podjetja;
• 4) zagotovljen je notranji in zunanji (s strani višje organizacije, davčnega urada, bank, neodvisnih revizorjev) nadzor nad delom podjetja;
• 5) je ugotovljena krivda (je dokaz za pravosodne organe) ali nedolžnost oseb v sodnem postopku; nadzorujejo se obračuni z drugimi podjetji (zavodi).

Poleg tega se na podlagi dokumentov izvaja predhodni, tekoči in poznejši nadzor nad varnostjo sredstev podjetja in ekonomsko nujnostjo posameznega poslovanja.

Predhodni nadzor - to je nadzor nad smotrnostjo poslovne transakcije, ko vodstveno osebje podpiše listine, ki vsebujejo nalog za izvedbo poslovne transakcije.

trenutni nadzor proizvedeno med poslovno transakcijo.

Nadaljnji nadzor izvede ob prejemu dokumentov in njihovi obdelavi.

Da bi sistematizirali in zbrali informacije, ki jih vsebujejo primarni dokumenti, sprejeti za računovodstvo, in jih odražali na računih in v računovodskih izkazih, morajo podjetja vzdrževati računovodski registri.

Takšni vpisi se vodijo v posebnih knjigah (dnevniki, dnevniki naročil, izpiski), na ločenih listih in karticah, diskih, disketah in drugih strojnih medijih. Ta oblika računovodstva se imenuje dnevniški red in jo uporablja večina organizacij. Izdelava dnevnikov nalogov in pomožnih izkazov temelji na kreditnem ali debetnem znaku evidentiranja poslovnih transakcij na sintetičnih kontih. Kazalniki sintetičnega računovodstva se evidentirajo v skladu s primarnimi dokumenti samo v dobro (obremenitev) ustreznih računov, v korespondenci z bremenitvami (krediti) računov.

Z začetkom veljavnosti 1. januarja 2002 poglavja 25 dela II Davčnega zakonika Ruske federacije so organizacije dolžne voditi poleg računovodstva tudi davčno računovodstvo.

Potrditev davčnih računovodskih podatkov so:

• 1) primarni računovodski dokumenti (vključno s potrdili računovodje);
• 2) analitični registri davčnega računovodstva;
• 3) izračun davčne osnove.

Primarni računovodski dokumenti so v tem primeru enaki kot v računovodstvu. Neposredni izračun davčne osnove poteka v vrnitev davkov. Toda vsako podjetje mora zase določiti analitične registre davčnega računovodstva na podlagi zahtev davčne zakonodaje in potrebe po vzdrževanju davčnega računovodstva za določene položaje.

Pri opravljanju gospodarskih dejavnosti organizacije se uporablja precej veliko število dokumentov, ki se razlikujejo po namenu in načinu odražanja poslovnih transakcij v njih. V zvezi s tem je običajno razvrščanje dokumentov po različnih kriterijih: po namenu, po stopnji posplošenosti (vrstni red sestavljanja), po metodi zajema dejstev gospodarskega življenja, po kraju sestavljanja, številki računovodstva položaje, naravo dejstev gospodarskega življenja.

Obstaja več načinov za razvrščanje dokumentov.

Po dogovoru dokumenti se delijo na:

• 1) upravni;
• 2) izvršilna (ali oprostilna);
• 3) računovodska registracija;
• 4) kombinirano.

Upravni dokumenti vsebujejo naročila za izvedbo poslovne transakcije: pooblastilo - za prejem materialnih sredstev; bančni ček - za prejem denarja z bančnega računa; odredbe za sprejem delavcev na delo, za njihovo odpoved, za odobritev dopusta delavcu ipd. V upravnih aktih ni podatka, da je bila poslovna transakcija opravljena, kar pomeni, da se na knjigovodskih kontih ne knjiži.

Izvršilna (ali oprostilna)) dokumenti potrjujejo dejstvo poslovne transakcije in so prva faza računovodskih informacij (tovorni listi, blagajniški nalogi za prejemke in izdatke, akti, poročila o blagu itd.).

Knjigovodske listine jih sestavi računovodja za kasnejši odraz v računovodstvu poslovnih transakcij. Računovodja torej mesečno naredi obračun amortizacije (obrabe) osnovnih sredstev, obračun amortizacije neopredmetenih sredstev itd.

Združeni dokumenti vsebujejo znake dveh ali celo treh vrst dokumentov. Na delovnem nalogu je na primer navedena naloga za delo in dejanska.

Po naravi dokumentiranih transakcij razlikovati med dokumenti:

• 1) gotovina (vhodni in izhodni blagajniški nalogi itd.);
• 2) material (tovorni listi, poročila o blagu itd.);
• 3) poravnavo (plačilna navodila, nalogi itd.).

Po obsegu evidentiranih poslovnih transakcij dokumenti so razdeljeni na primarne (enotne) in konsolidirane.

Primarni (enotni) dokumenti odraža eno poslovno transakcijo (tovorni list, vhodni blagajniški nalog itd.).

povzetek, dokumenti se sestavljajo na podlagi več primarnih dokumentov za njihovo združevanje (v blagajniškem poročilu vsak vhodni in vsak izdajni blagajniški nalog, vsota za priliv in odtok gotovine ter stanje denarja v blagajni ob koncu delovni dan se zabeleži).

Po načinu uporabe dokumenti so razdeljeni na enkratne in kumulativne.

Enkratni dokumenti odražajo eno poslovno transakcijo (prejem blagajne itd.).

Kumulativni dokumenti se uporabljajo za evidentiranje homogenih poslovnih transakcij, ki se izvajajo z določeno frekvenco (dnevno, vsak drugi dan). Na primer, v kartici mejne ograje za prejem materiala za proizvodnjo je za vsak datum zabeleženo število sproščenih materialnih sredstev.

Kraj kompilacije dokumente delimo na notranji, ki so sestavljeni v tej organizaciji (vhodni in izhodni blagajniški nalogi itd.) in zunanji, prejete od drugih organizacij (računi, fakture dobaviteljev, bančni izpiski s TRR itd.)

Po številu odbitih predmetov (pozicij) dokumente delimo na enojni in večpoložajni. Enopoložajni (enovrstični) so zasnovani za obračun ene vrste sredstev (blagajniški nalog itd.). Večpozicijske (večvrstične) se uporabljajo za obračun številnih pozicij (plačilne liste za plače itd.).

Po vrsti medija dokumenti so razdeljeni na papirne in brezpapirne, shranjene v računalniškem pomnilniku, na magnetnih trakovih, diskih itd. Organizacija je dolžna zagotoviti varovanje svojih podatkov in izdelovati kopije takih dokumentov na papirju.

• 2. Za vsebino in obliko primarnih dokumentov veljajo naslednje osnovne zahteve:
• 1) dokumenti morajo biti sestavljeni v času poslovnega posla ali takoj po njegovem zaključku;
• 2) upoštevati je treba obliko listin, ki je najpogosteje tipska in natisnjena v posebnih albumih standardni obrazci obrazci dokumentov;
• 3) v dokumentu morajo biti izpolnjeni vsi podatki;
• 4) določiti je treba roke za predložitev dokumentov računovodstvu.

V Ruski federaciji je zaradi nedvoumnega razumevanja in enotnosti izvedbe do 1. januarja 2013 obstajal sistem standardov dokumentov, ki določa zahteve zanje.

Standardi temeljijo na poenotenju - to je razvoju zahtev za dokumente, ki odražajo homogene operacije, ki se izvajajo v različnih podjetjih, in na standardizaciji - določitvi strogih omejitev glede velikosti in pravil za vpis napisov v dokumente.

1. januarja 2013 začne veljati Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 06.12.2011 (v nadaljnjem besedilu: zakon). Po tem zakonu se razveljavi enotno poenotenje primarnih knjigovodskih listin.

Zakonodajalec je določil samo Obvezni podatki primarne knjigovodske listine:

• 1) ime dokumenta;
• 2) datum sestave listine;
• 3) ime gospodarskega subjekta, ki je dokument pripravil;
• 4) vsebina dejstva gospodarskega življenja;
• 5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
• 6) naziv delovnega mesta osebe (oseb), ki je opravila (izvedla) posel, posel in je odgovorna (odgovorna) za pravilnost njegove izvedbe, ali naziv delovnega mesta odgovorne (odgovorne) osebe (oseb) za pravilnost prijave prireditve;
• 7) podpise oseb iz člena 6, ki navajajo priimke in začetnice ali druge podatke, potrebne za identifikacijo teh oseb.

Obrazci primarnih računovodskih dokumentov, ki jih uporablja gospodarski subjekt, morajo biti odobreni z odredbo vodje podjetja. Treba je opozoriti, da obstajajo dokumenti, ki jih organizacija ne more spremeniti zaradi delovanja drugih regulativnih dokumentov. Na primer, Uredba Banke Rusije št. 373-P z dne 12. oktobra 2011 "O postopku za opravljanje gotovinskih transakcij z bankovci in kovanci Banke Rusije na ozemlju Ruske federacije" določa potrebo po uporabi gotovinskih dokumentov, ki navajajo šifre, ki ustrezajo dokumentom iz albuma enotnih obrazcev: blagajniški nalogi, obrazci blagajniške knjige. Uporaba teh obrazcev ni obvezna za namene računovodstva, je pa nujna pri opravljanju gotovinskega poslovanja v skladu z veljavnimi predpisi. Z drugimi besedami, organizacija v tem primeru nima izbire. Takšne dokumente bo treba izpolniti ročno ali pa bo treba programsko opremo dokončati, da jo dopolnimo z lastnimi tiskanimi obrazci, kar bo povzročilo dodatne finančne, človeške, začasne itd. stroški.

Od leta 2013 se je spremenila tudi zahteva po potrditvi seznama oseb, upravičenih do podpisovanja primarnih knjigovodskih listin. Zlasti ni klavzule o podpisu dokumentov s strani vodje organizacije v dogovoru z glavnim računovodjo. Prav tako ni nobenih znakov, da sta dokumente podpisala vodja organizacije in glavni računovodja ali osebe, ki so jih pooblastili. Vendar na seznamu obveznih podrobnosti v čl. 9 zakona št. 402-FZ določa, da podpise pritrdijo osebe, ki so odgovorne za pravilnost registracije dogodka. Zato je treba predvideti določene ukrepe za ugotavljanje take odgovornosti. Popoln ali delni prenos pravic in morebitnih pooblastil, vključno s podpisovanjem dokumentov, se izvede na podlagi pooblastila. Tudi opravljanje določenih funkcij se lahko dodeli zaposlenemu z nalogom ali opisom delovnega mesta.

Za prehodno obdobje je predvidena naslednja določba: če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum določa predložitev primarne računovodske listine drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo drugega oseba ali državni organ na lastne stroške izdela kopije primarne knjigovodske listine na papirju.dokument v elektronski obliki.

V skladu z zahtevami zakona obstaja določba o primarnih knjigovodskih dokumentih, v skladu s katero obrazce primarnih knjigovodskih listin potrdi vodja gospodarskega subjekta na predlog uradnika, ki mu je zaupano računovodstvo.

3. Dokumentni tok se nanaša na ustvarjanje ali prejem od drugih podjetij, sprejem v računovodstvo, obdelavo in prenos v arhiv primarnih dokumentov.

Gibanje primarnih dokumentov v računovodskem (davčnem) računovodstvu ureja urnik poteka dela, ki se lahko sestavi v obliki diagrama, tabele ali kako drugače kot priloga k računovodski politiki podjetja v skladu z računovodstvo.

Urnik vzpostavlja racionalen potek dela, t.j. Za prehod vsakega primarnega dokumenta je zagotovljeno optimalno število oddelkov in izvajalcev, določeno je minimalno obdobje njegovega bivanja v oddelku. Razpored poteka dela lahko vsebuje seznam dela pri ustvarjanju, preverjanju in obdelavi dokumentov v vsakem oddelku podjetja, pa tudi določene izvajalce, ki navajajo njihov odnos in čas dela.

Odgovornost za skladnost z urnikom poteka dela, pa tudi za pravočasno in kakovostno ustvarjanje dokumentov, njihov pravočasen prenos v razmislek v računovodstvu in poročanju, za točnost podatkov v dokumentih nosijo osebe, ki so jih ustvarile. in jih podpisali. Nadzor nad skladnostjo z urnikom poteka dela praviloma izvaja glavni računovodja organizacije. Če želite sestaviti urnik poteka dela, se prijavite različne tehnike. Najpogostejše so v opisu računovodskega procesa za delovna mesta računovodskih servisov. Na podlagi rezultatov takega opisa se za vsako delovno mesto računovodskih uslužbencev sestavijo seznami vhodnih in odhodnih dokumentov. Nato sledi združevanje poteka dela po oddelkih, ki se nato združi v skupno shemo (urnik) poteka dela za organizacijo kot celoto.

Sheme (razporedi) poteka dela v obliki so lahko različne (tabela 1). Vsako podjetje samostojno izbere postopek dokumentnega toka, ki omogoča največji nadzor nad gibanjem vrednosti, pravočasno izpolnjevanje obveznosti itd.

Dokumentiranje poslovnih transakcij in priporočila za prepoznavanje ponarejenih listin

Vse poslovne transakcije, ki jih izvaja samostojni podjetnik, so dokumentirane z dokazili. Davčno računovodstvo, ki ga morajo voditi vsi podjetniki, temelji tudi na primarnih dokumentih, le razvrščenih v skladu z zahtevami davčnega zakonika Ruske federacije.

Dokument je materialni predmet z informacijami, fiksiranimi na umetni način za njihov prenos v času in prostoru, na podlagi katerih se vodi računovodstvo in davčno računovodstvo. Vse poslovne transakcije morajo biti dokumentirane v zaporedju, v katerem so bile opravljene. S tem je zagotovljeno neprekinjeno kontinuirano obračunavanje vseh obračunskih predmetov; pravno utemeljitev knjigovodskih evidenc, ki so sestavljene na podlagi listin, ki imajo dokazno vrednost; uporaba dokumentov za tekoči nadzor in operativno vodenje poslovanja; nadzor nad varnostjo premoženja, saj dokumenti potrjujejo materialno odgovornost zaposlenih za vrednote, ki so jim zaupane; krepitev zakonitosti, saj so listine glavni vir informacij za kasnejšo kontrolo pravilnosti, smotrnosti in zakonitosti vsakega poslovnega posla pri dokumentarnih pregledih, tudi tistih, ki jih izvajajo davčni organi. GOST R 51141 - 98 "Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije", odobren z Odlokom državnega standarda Ruske federacije št. 28 z dne 27. februarja 1998, glede na načine fiksiranja informacij razlikuje naslednje vrste dokumenti:

1. "Ilustrativni dokument" - dokument, ki vsebuje informacije, izražene s sliko predmeta;
2. "Fotodokument" - figurativni dokument, ustvarjen s fotografsko metodo;
3. "Besedilni dokument" - dokument, ki vsebuje govorne informacije, posnete s katero koli vrsto pisave ali katerim koli sistemom za snemanje zvoka;
4. "Pisni dokument" - besedilni dokument, katerega informacije so zapisane s katero koli vrsto pisma;
5. "Ročno napisan dokument" - pisni dokument, pri ustvarjanju katerega se znaki črke uporabljajo ročno;
6. "Tipkani dokument" - pisni dokument, pri ustvarjanju katerega se znaki črke uporabljajo s tehničnimi sredstvi;
7. "Dokument na strojnem nosilcu" - dokument, ustvarjen z uporabo medijev in snemalnih metod, ki zagotavljajo obdelavo njegovih informacij z elektronskimi računalniki.

V skladu z zahtevami veljavne zakonodaje je mogoče razlikovati med številnimi dokumenti, katerih prisotnost je obvezna za vsakega podjetnika. Seznam takih dokumentov podajamo v tabeli 1.

Tabela 1.

Seznam obveznih dokumentov za katero koli vrsto podjetniške dejavnosti.

	Dokument	Osnova
	Odredba o računovodski politiki za namene davčnega računovodstva (način plačila davka je določen, izbran predmet, odobreni nestandardni obrazci primarnih dokumentov, postopek popisa itd.)	Odredba Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 09.12.98 št. 60n "O odobritvi računovodskih predpisov" Računovodska politika organizacije "PBU 1/98; klavzula 12. Člen 167 Davčnega zakonika Ruske federacije.
	Odredba o obračunskih zneskih (določi krog odgovornih oseb, obdobje, za katero se izdajo sredstva, najvišjo velikost obračunskega zneska)	Pismo Centralne banke Rusije z dne 04.10.93 št. 18 "O odobritvi postopka za opravljanje gotovinskih transakcij v Ruski federaciji".
	Odredba o odobritvi urnika delovnega toka (potrdi seznam del na ustvarjanju, obdelavi, shranjevanju, časovnem razporedu dokumentacije v strukturnih oddelkih)	Zvezni zakon št. 129 - FZ z dne 21. novembra 1996 (Rev. 28.03.2002) "O računovodstvu", "Predpisi o dokumentih in poteku dela v računovodstvu". Ministrstvo za finance SSR, 29. julij 1983 št. 105.
	Odredba o porabi sredstev za reprezentanco (določi krog delavcev, ki imajo pravico do porabe, njihovo velikost, postopek obdelave in roke za oddajo poročila)	Pp.22.p.1, str.2 člen 264, poglavje 25 "Davek od dohodka" Davčnega zakonika Ruske federacije.
	Odredba o potrditvi seznama oseb, ki so upravičene do podpisovanja primarnih listin (določi krog oseb, ki so upravičene do izdajanja dovoljenj za opravljanje gospodarskih poslov, podpisovanja primarnih listin)	P 14 Pravilnika o računovodstvu in finančnem poročanju v Ruski federaciji, odobrenega z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998 št. 34n.
	Odredba o imenovanju popisne komisije (določi seznam oseb, vključenih v posamezno komisijo za popis materialnih sredstev, osnovnih sredstev, gotovine)	Odredba Ministrstva za finance Rusije z dne 13. junija 1995 št. 49 "O odobritvi smernice o popisu premoženja in finančnih rezultatov. Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 18.08.98 št. 88 je vzpostavil enotne obrazce za beleženje rezultatov popisa

Ne smemo pozabiti, da so primarni računovodski dokumenti sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki je v albumih enotnih (standardnih) obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Oblika dokumenta je določena z nizom indikatorjev (podrobnosti) in njihovo lokacijo v dokumentih, tj. vzpostavljanje enotnosti v sestavi in ​​oblikah dokumentov, ki nastajajo pri izvajanju podobnih nalog in funkcij.

Samostojni podjetniki morajo uporabljati obrazce primarnih računovodskih dokumentov, ki jih vsebuje Album enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov, odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 30. oktobra 1997 št. 71a. (s spremembami 21.01.2003). Na primer, v tabeli 2 podajamo nekaj standardnih oblik primarne računovodske dokumentacije, ki jih mora uporabljati podjetnik.

Tabela 2.

Standardni obrazci primarne dokumentacije

Vzorce obrazcev lahko kupite v trgovini ali natisnete v računalniku iz katerega koli računovodskega programa. V slednjem primeru lahko izberete obliko, ki je za podjetnika najprimernejša. Tukaj ni strogih omejitev. Prav tako je dovoljeno v standardne obrazce dodatno vključiti na primer naslov in telefonsko številko podjetnika. Glavni pogoj je, da morajo biti shranjeni vsi podatki, ki jih posreduje državni statistični odbor Rusije. Izjema so dokumenti o računovodstvu za gotovinske transakcije in bančne posle - teh obrazcev ni mogoče spremeniti.

Če se poenoteni obrazci primarnih dokumentov uporabljajo brez sprememb, ste lahko prepričani, da bodo med kakršnim koli preverjanjem ti pravilno izdelani dokumenti imeli dokazno vrednost. Če se dokumenti, katerih oblika ni predvidena v albumih enotnih primarnih dokumentov, občasno uporabljajo za prikaz dejstev finančne in gospodarske dejavnosti s strani podjetnika, mora podjetnik te oblike primarnih računovodskih dokumentov "legitimizirati" z odobritvijo jih v odredbi o računovodski usmeritvi.

Obrazce primarnih dokumentov, ki niso predvideni v albumih enotnih primarnih dokumentov, mora samostojno razviti samostojni podjetnik posameznik ob upoštevanju posebnosti tekoče podjetniške dejavnosti. Podjetniki se pogosto pritožujejo, da davčni inšpektor pri davčnem nadzoru ne upošteva nekaterih dokumentov. To praviloma pomeni, da na dokumentu ni datuma, podpisi niso dešifrirani, ni merske enote itd.

Da nihče ne bi imel razloga za dvom o dobri kakovosti predloženega dokumenta, sestavljenega v poljubni, netipografski (na listu papirja v kletki!) obliki, mora dokument vsebovati naslednje obvezne kazalnike: ime dokument, datum sestave; priimek, ime, patronim podjetnika, v imenu katerega je dokument sestavljen; vsebino poslovnega posla; merilniki poslovnih transakcij (v fizičnem in denarnem smislu); imena delovnih mest oseb, odgovornih za opravljanje poslovne transakcije in pravilnost njene izvedbe, osebni podpisi navedenih oseb. Vse zgoraj navedene podrobnosti so navedene v 9. členu zakona št. 129-FZ z dne 21. novembra 1996. "O računovodstvu", ki ne vsebuje zahteve po dešifriranju osebnega podpisa. Vendar, kot kaže poslovna praksa, je treba osebne podpise oseb dešifrirati. Po našem mnenju zahtevani "podpis" vključuje osebni podpis in njegov prepis (začetnice, priimek), kar potrjuje 13. člen odredbe Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998 N 34n.

Samostojni podjetniki morajo biti pozorni na pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 05.04.2004 N 04-03-1 / 54 "O zahtevah za izpolnjevanje podrobnosti računov", ki navaja, da računi, izdani po 1. marcu 2004 , v katerih ni prepisov podpisov vodje in glavnega računovodje, se štejejo za izdane s kršitvijo pri izpolnjevanju zahtevanih podatkov in zneskov DDV, izdanih na teh računih, ni mogoče odbiti na podlagi 2. člen 169 davčnega zakonika Ruske federacije. Obstaja GOST R 6.30-2003 "Enotni sistemi dokumentacije. enoten sistem organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve za papirologijo", sprejet z Odlokom državnega standarda Rusije z dne 03.03.2003 N 65-st, ki vključuje osebni podpis in njegov prepis kot del obveznega zahtevanega "podpisa".

Posebno pomembno je dešifriranje podpisa v sklenjenih pogodbah. Upoštevajte, da civilno pravo uporablja ožji pojem - "lastnoročni podpis", medtem ko računovodsko pravo uporablja širši pojem - "osebni podpis". Osebni podpis odgovarja na vprašanje - čigav podpis je bil oddan. Osebni podpis je v tem primeru lahko: lastnoročen, faksimilni ali digitalni.

Lastnoročni podpis pomeni, da oseba lastna roka daj mojo sliko. Pravica do opravljanja določenih poslov je običajno vključena v uradne dolžnosti določeni uradniki, ki so s samostojnim podjetnikom posameznikom sklenili pogodbo o zaposlitvi. Zato navedba položaja služi kontroli zakonitosti delovanja. Pri dekodiranju podpisa se najprej navedejo začetnice in nato priimek: A. S. Safin. Dekodiranja podpisa ne smemo jemati niti v poševnem niti v oklepaju. Dokumentov ni dovoljeno podpisovati s predlogom "za" ali s poševnico pred nazivom delovnega mesta. Popravke je treba narediti ročno ali natipkano, na primer: "vd", "namestnik".

kardinalne spremembe V zadnjih letih na političnem, gospodarskem in socialnem področju naše družbe privedli do zaostrovanja kriminalnih razmer in posledično do kaznivih dejanj, povezanih s ponarejanjem listin. Očitno mora vsak podjetnik posameznik poznati glavne značilnosti ponarejenih dokumentov, da bi se izognil napakam pri ugotavljanju njihove pristnosti in njihovem upoštevanju. Prevzem s strani samostojnega podjetnika davčno računovodstvo ponarejeni dokumenti lahko povzročijo nepredvidljive posledice.

Glavni znaki ponarejanja dokumentov so naslednji.

a) neskladje med obliko, barvo obrazca in njegovimi podrobnostmi. Preverjanje takega dokumenta se mora začeti z določitvijo namena dokumenta, razjasnitvijo pristnosti obrazcev in glavnega besedila v njih ter drugih razpoložljivih podrobnosti - opomb, podpisov, pečatov, žigov itd.

b) nedoslednost vsebine, črkovalne napake, napake pri navedbi imen oseb, nestandardna pisava, uporaba zastarelih obrazcev, pečatov, pomanjkanje TIN, navedba neustrezne pravne oblike organizacije itd.

c) dokument vsebuje sledi mehanskega vpliva. Na primer, brisanje je mehansko odstranjevanje potez, da se spremeni izvirna vsebina dokumenta. Znaki izbrisa so: kršitev strukture zgornje plasti papirja, posledično ta postane bolj hrapav, kar se pokaže pri pregledu dokumenta skozi svetlobo. Pojavijo se naborana vlakna, zaznavna pri poševni svetlobi. Papir postane tanjši in izgleda bolj prozoren, ko ga gledamo skozi svetlobo. Pri brisanju se pogosto poškodujejo poteze ravnila, zaščitna mreža in bližnji pisni znaki. Ob tem ostaja relief izbrisanega besedila, ki se kaže kot izbokline na hrbtni strani lista. Novo napisane črke, številke imajo nazobčane robove zaradi povečane vpojnosti hrapavega papirja. Poskusi glajenja poškodovanih območij pustijo povečan sijaj papirja, trakove globokih črt.

Jedkanje besedil dokumentov je odstranitev zapisov ali njihovih delov z beljenjem barvne črte s kemičnimi reagenti (kisline, alkalije, oksidanti). Znaki jedkanja se kažejo v kršitvi velikosti papirja, zamegljenosti ali razbarvanju papirja na mestih jedkanja. Papir na teh mestih pogosto dobi rumenkast odtenek; razpoke, razbarvanje ali sprememba zapisov na območju, ki ga je jedkalo prizadelo; prisotnost ostankov slabo vidnih potez izvirnega besedila, zapisov drugačna barva, razlika v luminescenci med jedkanim območjem in preostalo površino dokumenta. Znake jedkanja zaznamo z električno svetilko, povečevalnim steklom, skozi svetlobo, z uporabo medicinskega ultravijolična svetilka itd.

Pranje je metoda ponarejanja, ki je sestavljena iz odstranjevanja potez s površine dokumenta z uporabo različnih topil. Tako so na primer ponarejeni podatki o dokumentu (bančni podatki, odtis pečata, pravni naslov dobavitelja, samo besedilo dokumenta itd.), izdelani z laserskim ali brizgalnim tiskalnikom. Tekočino s topilom kapljajo ali nanesejo na del dokumenta, ki ga zanima, počakajo, da se posuši, in nato z dokumenta odpihnejo prašek kartuše. Nato glede na nalogo uporabijo seštevanje, vstavljanje itd. potrebne podatke.

Natančna študija dokumenta lahko vedno ugotovi sledi dodatkov ali vnosov namesto izbrisanega besedila. Dodatek je sestavljen iz spreminjanja prvotne vsebine dokumenta z dodajanjem novih črk, številk, besed in njihovih kombinacij na prazna mesta. Znaki dopolnitve so: razlike v barvi in ​​odtenkih potez prvotnih in novih vnosov, v postavitvi posameznih vnosov v besedilu, v širini potez in v izpopolnjenosti pisave, v kateri so primerjani vpisi. so narejeni; stisnjeni ali povečani presledki med črkami, besedami, vrsticami; prisotnost nečistoč v nekaterih potezah, njihova odsotnost v drugih itd.

Dodatek je mogoče odkriti z odkrivanjem logičnih protislovij pri preučevanju vsebine dokumenta. Ker se dodatki običajno izvajajo počasi, s peresom se komaj dotikajo papirja, so črke in številke videti preveč vijugaste, neenakomerne, začetki in konci potez so otopi.

Ponarejene oblike dokumentov so izdelane s kopirnimi stroji, računalnikom - s skeniranjem ali izbiro ustrezne pisave. Oblike, kovane z risanjem, odlikujejo neenakomerna debelina potez, neenaka velikost.

Za ročno gravirane klišeje je značilna nestandardna pisava, prelomi v ovalnih elementih znakov, vijugasta linija, zrcalna slika znakov itd. Za kliše, izdelan s fotocinkografsko metodo, so značilni: zgostitev barvne plasti vzdolž robov potez in depresija potez črk, sprememba velikosti tiska od izvirnika zaradi kršitve merilo snemanja, nezadostna jasnost majhnih potez in podrobnosti, neenakomerni robovi in ​​prelomi v potezah, nastanek zaobljenih vogalov pri kislem jedkanju.

V praksi obstajajo naslednji načini za ponarejanje potrebnega "podpisa":

• iz spomina, ko se podpis reproducira na podlagi spominjanja že videnega podpisa;
• risba, kadar je podpis reproduciran s pristnimi vzorci podpisov;
• kopiranje, ko je podpis obrisan s črnilom ali pasto s kemičnim svinčnikom.

Obstaja več tehnik ponarejanja podpisa s kopiranjem:

• na svetlobo;
• uporaba karbonskega papirja;
• s stiskanjem udarcev s koničastim predmetom, ki mu sledi sledenje pritiska;
• s pomočjo snovi s sposobnostjo kopiranja (izdelava vmesnega klišeja);
• metoda fotoprojekcije;
• uporabo računalniškega skenerja.

Za ponarejanje s fotografskimi sredstvi ali s pomočjo skenerja je značilno popolno sovpadanje proučevanega podpisa s tistim, s katerim je bila kopija prejeta. Faksimile je običajno narejen s fotografskimi sredstvi in ​​s pomočjo skenerja. Podpisi, naneseni na faksimile, imajo mikrostrukturo črte, značilno za gumijaste, polimerne ali kovinske klišeje. Številne znake tovrstnega ponarejanja podpisa je mogoče odkriti pri pregledu dokumenta s povečevalnim steklom ali mikroskopom. V vseh primerih, ko se izvaja pregled podpisa, se ta primerja z vzorci podpisa osebe, v imenu katere je bil opravljen. AT zadnje časeširoko uporabljan elektronski digitalni podpis. Pravna utemeljitev možnosti uvedbe sistema elektronski podpis določeno v 2. odstavku 434. člena Civilnega zakonika Ruske federacije Obstaja zvezni zakon z dne 10.01.2002 N 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu", vendar mehanizem za uporabo tega zakona do danes ni bil dovolj razvit .

Pravzaprav je elektronski digitalni podpis računalniški program, ki šifrira dokument in mu doda podatke lastnika podpisa. To zagotavlja, da je podpis neločljivo povezan z določenim dokumentom. Poleg tega zaradi lastnosti samega EDS njegov lastnik ne bo mogel zavrniti dejstva podpisa. Elektronski podpis spremljata dva ključa, ki sta shranjena v datoteki ali na posebni napravi. Prvi ključ je zasebni. Lastnik podpisa ga hrani v strogi tajnosti. In drugi ključ je odprt. Je javno dostopen in se daje tistim, ki morajo preveriti veljavnost podpisa - davčni urad, poslovni partnerji, banke. Za uporabo EDS morate imeti oba ključa. Izdajajo jih overitveni centri, ki imajo licenco za izdajo programov za namestitev digitalnega podpisovanja. Brez "zasebnega ključa" elektronskega podpisa ni mogoče ponarediti. V skladu s 1. odstavkom 4. člena zakona z dne 10. januarja 2002 N 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu" je status digitalnega podpisa enak lastnoročnemu podpisu na dokumentu.

Za oblikovanje sistema pogodbenih razmerij z uporabo elektronskega podpisa morata stranki podpisati pogodbo o skupni uporabi sistema elektronskega podpisa.

Sredstva elektronskega digitalnega podpisa so certificirana s strani posebnih organizacij (Državna tehnična komisija), ki zagotavljajo, da v določenem času elektronskega dokumenta ni mogoče spremeniti ali pa bo podpis "ponarejen". Trajanje takšnih garancij ni dolgo - ne več kot 10 let. Po tem obdobju je treba dokument ponovno podpisati ali prejeti dodatno potrditev njegove pristnosti in zanesljivosti. Na podlagi navedenega je mogoče priporočiti, da se podjetniki pri sestavi gotovine, bančnih dokumentov, menic, pogodb podpisujejo s polnim zapisom priimka, ki ga ni lahko ponarediti.

V praktičnih dejavnostih podjetniki brezpogojno zaupajo pečatu in žigom na dokumentu. Pri analizi dobre kakovosti dokumenta je treba biti pozoren na pečat, da ne bo dvoma o pristnosti odtisov pečatov in žigov.Obstajajo naslednji glavni načini ponarejanja pečata:

• odtis risbe na samem dokumentu;
• pridobivanje vtisa z domačim klišejem;
• kopiranje pristnega tiska na ponarejen dokument.

Risanje podobe pečata ali štampiljke na dokument je največ na preprost način ponaredki. Ima naslednje značilnosti: nestandardna pisava in neenakomerna postavitev besedila, asimetrija črk, besed in črt, popačenje risb (grb, emblemi), prisotnost slovnične napake v besedilu je njegova pomenska vsebina napačna, sledovi priprave za tisk (vbodi papirja s šestila, ostanki potez svinčnika).

Pri odtiskovanju pečata ali štampiljke z doma narejenim klišejem (iz gume, linoleja, lesa itd.), sestavljenim iz tipografskih črk, ostane značilnosti: nestandardna pisava, neenake velikosti črk in razmiki med njimi, pomanjkanje izrezov v črkah, zrcalna slika črk in znakov, neenakomerna porazdelitev barvil v tisku, vijugavost pri zgoščevanju potez, lomljene črte. Če je tisk narejen z ročno ponaredkom ali izreznim klišejem, črke niso ovalne, ampak oglate, z dodatnimi črtami potez, ki kažejo teksturo materiala, opaziti pa je tudi neenakomeren tisk.

Ena izmed "tradicionalnih in zgodovinskih" metod je kopiranje odtisa pečata na ponarejen dokument s pomočjo kuhanega jajca ali prerezanega na pol. surov krompir, kar je ob natančnem ogledu dokumenta precej enostavno zaznati. Odtis, ki ni bil narejen v organizaciji, kjer je bil dokument izdan, je premaknjen, da se skrije ponaredek, podmazan, da ga ni mogoče prebrati.

Če se odtis prenese na dokument s tehnologijo kopiranja ali skeniranjem, lahko ponaredek odkrijete pri pregledu hrbtne strani dokumenta. Na njem praviloma ni vdora tiskarskega barvila v strukturo papirja.

Ponarejanje tiskarskih klišejev s sintezo računalniške in fotopolimerne tehnologije je nevarno. Nič manj nevaren je še en pojav: tako imenovani samonastavljivi pečati. Lahko jih kupite v navadni pisarniški trgovini. Z nakupom takšnega kompleta lahko izdelate pečat katere koli organizacije, vključno z žigom. Odtisa ponarejenega pečata, narejenega z zadnjima navedenima metodama, ni mogoče prepoznati, če ni priloženega pravega pečata. sodobne metode zaščito.

Vse bolj razširjena so operativna komunikacijska sredstva, predvsem faksimilna komunikacija. Uporablja se za pošiljanje faksov. Faks - dokument, prejet s pomočjo posebne naprave po telefonskih kanalih. Faks je kopija poslanega dokumenta. Vse vrste dokumentov lahko pošljete po telefaksu. Če so prejeti faksi pomembna informacija in so namenjeni dolgotrajni uporabi, jih je priporočljivo kopirati, saj je faks papir kratkotrajen. Vendar se mora podjetnik zavedati, da se ta vrsta komunikacije uporablja samo za prenos operativnih informacij, saj dokumenti, poslani po faksu, nimajo potrditve njihove pristnosti (v redkih primerih se dokument, poslan po faksu, lahko upošteva, ko obstaja natančno prepričanje, da je bil izvirnik poslan po pošti ali po kurirju.

Pri sprejemanju primarnih dokumentov in njihovem preverjanju se mora podjetnik najprej spomniti zahtev in pravil za izvedbo dokumentov, ki zagotavljajo njihovo pravno veljavo. Za ravnanje v skladu z zakonom uveljavljena pravila in zahtevah, bomo sestavili zapisnik, po katerem bo podjetnik lahko ugotovil, katere napake vsebuje preverjeni dokument, sestavo podrobnosti, ali so popravki ipd. (glej tabelo 3).

Tabela 3

Obvestilo za podjetnika o ugotavljanju kakovosti dokumentov

	Zahteve za primarne računovodske listine	Metode izvajanja
	Primarni dokumenti morajo biti lahko preverljivi 1. v obliki; 2. aritmetično; 3. meritorno.	Dokument mora biti izpolnjen jasno, čitljivo, nedvoumno in v državnem jeziku. Okrajšave, uporabljene pri izpolnjevanju dokumenta, morajo biti splošno sprejete in ne dopuščati dvoumnosti.
	Primarni dokumenti morajo imeti pravno veljavo, tj. vsebujejo številne obvezne podrobnosti, lahko so dodatne podrobnosti	Obvezni podatki so določeni v 2. odstavku 9. člena Zveznega zakona Ruske federacije št. 129-FZ "O računovodstvu": ime dokumenta, koda obrazca, datum sestave, vsebina poslovne transakcije, merilniki (naravni, denarni) ), imena delovnih mest, odgovornih za poslovno transakcijo in pravilnost njenega oblikovanja, njihov podpis.
	Primarni dokumenti morajo biti sestavljeni na način, ki zagotavlja dolgotrajno hrambo zapisov v njih.	Vnose v primarne dokumente je treba izvesti s črnilom, pasto za kemični svinčnik, na pisalnem stroju z uporabo računalniške tehnologije. (prepovedana je uporaba navadnega svinčnika, črnila in rdečih past).
	Napake v primarnih dokumentih se popravijo tako, da se popravljeno lahko prebere, popravki niso dovoljeni v gotovinskih in bančnih dokumentih.	Popravki gotovinskih in bančnih dokumentov niso dovoljeni. V vseh drugih dokumentih se popravki izvedejo na naslednji način: nepravilni podatki, vpisani v dokumentu, se prečrtajo, ob prečrtanem se naredi pravilen vnos; ob opravljenih popravkih ali ob robu dokumenta je zapisano »Popravil ...«; oseba, ki je opravila popravke, podpiše ta vnos in vpiše datum popravka; pod popravljenim vpisom so ponovno podpisane vse osebe, ki so dokument podpisale pred popravkom. Postopek popravljanja je vedno dolgotrajen, lažje je znova ustvariti dokument.
	Registracija poslov, ki so v nasprotju z zakonom in ustaljenim postopkom ravnanja z gotovino in drugimi vrednostnimi predmeti, ni dovoljena.	Dokument se sestavi ob transakciji ali, če to ni mogoče, takoj po njeni izvedbi; Dokument morajo podpisati pooblaščene osebe (seznam oseb se določi po naročilu podjetnika).

Ne smemo pozabiti, da so osebe, ki so ustvarile in podpisale te dokumente, odgovorne za zanesljivost in pravilnost izvedbe dokumentov, njihov prenos v določenih rokih v računovodstvo samostojnega podjetnika. Zelo upamo, da bodo podana priporočila pomagala podjetnikom pri izvajanju poslovnih transakcij in bodo postala jamstvo njihovega zaupanja v lastno pravost.

Shiryaev S.G., svetovalec davčne službe Ruske federacije II stopnje
Klimova A.D., Art. učiteljica VZFEI

In pravna registracija opazovanih objektov, tj. Metoda primarnega odražanja vpliva končanih dejstev gospodarskega življenja na stanje predmetov računovodskega nadzora. Na tej stopnji računovodskega dela, ki je začetna faza sistemskega zaznavanja in registracije posameznih transakcij (dejstev), je treba informacije v primarnih dokumentih zanesljivo odražati in imeti dokaze. Knjigovodska listina mora biti sestavljena ob sklenitvi poslovnega posla, če to ni mogoče, pa je njena sestava obvezna takoj po zaključku poslovnega posla.

Dokumenti se med seboj razlikujejo tako po obliki kot po kazalnikih, ki določajo vsebino v njih evidentiranih transakcij. Glavni kazalniki dokumentov, ki označujejo bistvo operacij, se imenujejo podrobnosti.

Rekviziti predstavljajo informacijski element, ki nosi neodvisno smiselno obremenitev (na primer vrsta materiala, merska enota itd.). Podrobnosti delimo na kvalitativne podrobnosti (značilnosti) in vsebino (indikatorje). Kvalitativne (atributi) podrobnosti prikazujejo računovodske predmete (na primer ime materiala itd.); pomembne podrobnosti - značilnost računovodskega predmeta (na primer razred, standardna velikost materiala itd.).

Razlike v oblikah in vsebini dokumentov določajo posebnosti njihove uporabe pri računovodskem delu. Zato so zaradi lažje obdelave knjigovodske listine razvrščene (klasificirane) po homogenih značilnostih. Glavne značilnosti in klasifikacija listin so namen, obseg evidentiranih poslovnih poslov (vrstni red oblikovanja), način uporabe, kraj sestave.

po dogovoru razdeljeni so na distribucijo; izvršilna (oprostilna sodba); knjigovodske listine; kombinirano.

menedžerski se imenujejo dokumenti, ki vsebujejo nalog ali navodilo za dokončanje katere koli poslovne transakcije. Sem spadajo različna naročila in pisna naročila vodje organizacije in vodij strukturnih oddelkov, pooblastila za prejem materialnih sredstev za organizacijo, čeki za prejem denarja od banke itd. Upravni dokumenti služijo kot podlaga za izvedbo določenega gospodarskega dejanja in ne vsebujejo potrditve dejstev o poslovnih transakcijah.

izvršilna (oprostilna)) dokumenti potrjujejo storjeno dejstvo. Takšni dokumenti vključujejo potrdila o prejemu blaga za evidentiranje prejema materiala v skladišču, dobavnice, različna potrdila o prevzemu dragocenosti itd. Izvršilne listine se sestavijo ob transakciji in so osnova knjigovodskih evidenc.

Knjigovodske listine nimajo samostojnega pomena. Sestavljeni so na podlagi upravnih in izvršilnih (oprostilnih) dokumentov in so tehnično sredstvo za sistematizacijo računov.

Dokumenti o vpisu v knjigovodstvo so tudi dokumenti, ki jih sestavi računovodja za pripravo in poenostavitev računovodskih evidenc za nadaljnjo uporabo v računovodskem procesu (na primer računovodski izkazi, obračuni itd.). Takšni dokumenti se uporabljajo samo v računovodstvu te organizacije. Vsebina in oblike teh dokumentov so odvisne od tehničnih sredstev, ki se uporabljajo pri računovodskem delu, narave in seznama kazalnikov sintetičnega in analitičnega računovodstva.

Kombinirano Imenujejo se dokumenti, ki združujejo značilnosti več vrst dokumentov - na primer značilnosti upravnih dokumentov za opravljanje poslovnih transakcij in izvršilne listine, ki potrjujejo dejstvo operacije, na primer zahteve za sprostitev materiala iz skladišča, delovni nalog. Izdatni nalog je hkrati upravna, izvršilna in knjigovodska listina. Uporaba kombiniranih listin je v računovodski praksi zelo pogosta.

Pri združevanju računov po obsegu evidentiranih poslov (vrstni red oblikovanja) razlikovati med primarnimi in prečiščenimi dokumenti.

Primarni imenovani dokumenti, ki sestavljajo dejstva gospodarskega življenja v času njihovega izvajanja. Ti dokumenti so na samem začetku tehnološke verige računovodskega procesa. Tvorijo osnovo primarnega računovodstva, ker se dejstvo gospodarskega življenja zabeleži v primarni listini s predhodnim opazovanjem in merjenjem. Primarno zajema večino knjigovodskih listin, ki obdelujejo poslovne transakcije (na primer denarne prejemke in izdatke, potrdila o prevzemu, računi itd.).

Povzetek dokumentov zapis podatkov o dejstvih gospodarskega življenja iz več primarnih dokumentov. Uporaba konsolidiranih dokumentov je povezana s potrebo po povzemanju podatkov primarnih dokumentov in pridobitvi konsolidiranih kazalnikov ali pridobitvi dodatnih informacij o poslovnih transakcijah, ki so evidentirane in jih odražajo v računovodstvu v ustreznih oddelkih. Primer konsolidiranega dokumenta so lahko blagajniška poročila (blagajniška poročila), ki povzemajo podatke o vhodnih in izhodnih blagajniških nalogih ter dokumentih, ki so jim priloženi; poročila o blagu, sestavljena na podlagi primarnih dokumentov o prejemu in izdatku materialnih sredstev itd.

Primarne in zbirne knjigovodske listine se lahko sestavijo tako na papirju kot na strojnem mediju. Če je listina sestavljena na strojnem mediju, je treba hkrati pripraviti njeno kopijo na papirju. Ta pogoj se ohrani tudi, če obstaja zahteva organov pregona in organov, ki izvajajo nadzor v skladu z veljavno zakonodajo.

Po načinu uporabe dokumenti so razdeljeni na enkratne in kumulativne.

enkratštejejo dokumenti, ki se uporabljajo samo za enkratno registracijo in odraz poslovnih transakcij: blagajniški prejemki in bremenilni nalogi; zahteve za sprostitev materiala iz skladišča itd.

Kumulativno imenovani dokumenti, ki se uporabljajo za večkratno registracijo in odraz v njih homogenih poslovnih transakcij v določenem obdobju (za teden, desetletje, mesec): limit kartice; mejne ograjne kartice, ki se uporabljajo za evidentiranje odpusta materiala iz skladišča istemu prejemniku - delavnica, proizvodna lokacija; dvotedenska proizvodna poročila ipd. Uporaba zbirnih dokumentov prispeva k občutnemu zmanjšanju dokumentacije.

Kraj kompilacije dokumente delimo na zunanje in notranje.

Zunanji upoštevati dokumente, ki so sestavljeni zunaj te organizacije, tj. dokumenti, prejeti od drugih organizacij: računi - plačilne zahteve dobaviteljev; bančni izpiski o poravnalnih in deviznih računih; sklep o izvršbi itd.

notranji so dokumenti, ki so ne glede na njihov namen sestavljeni znotraj dane organizacije.

Za računovodstvo so sprejeti samo pravilno izdelani dokumenti (enotni ali razviti v organizaciji).

Poenoteno so standardne listine, potrjene na predpisan način in namenjene evidentiranju istovrstnih (homogenih) poslov v vseh gospodarskih subjektih: prejemni in izdatki nalogi, avansna poročila, računi – zahtevki za plačilo ipd. Obvezni so za uporabo v vseh organizacijah, ne glede na lastništvo in vrste dejavnosti organizacij.

Poenotenje dokumentov vodi do urejanja dokumentacije. Reševati naj bi ga sočasno s standardizacijo dokumentov, t.j. razvoj istih velikosti obrazcev ustreznih dokumentov.

Poenotenje oblik primarne računovodske dokumentacije ima velik pomen izboljšati računovodstvo, saj vzpostavlja in konsolidira enotne zahteve dokumentiranju gospodarskih dejavnosti organizacij. Enotne oblike primarne računovodske dokumentacije se lahko sestavijo na papirju ali strojnem mediju. Vlada Ruske federacije je z Odlokom št. 835 z dne 8. julija 1997 "O primarnih računovodskih dokumentih" dodelila Goskomstatu Ruske federacije naloge razvoja, odobritve in distribucije albumov enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije in njihove elektronske različice. Dokumenti, sestavljeni na avtomatiziran način, zahtevajo posebno potrditev prejetih podatkov, kar se doseže s tiskanjem kopij dokumentov na papir in podpisovanjem uradnih oseb, ki jih predvidevajo ustrezni obrazci dokumentov. Pravno dokazilo dokumenta, ki se hrani, obdeluje in prenaša z uporabo avtomatiziranih informacijsko-telekomunikacijskih sistemov, se lahko potrdi tudi z elektronskim digitalnim (kodnim) podpisom po veljavnem postopku. V vseh drugih primerih, ko dokumenti, katerih oblika ni predstavljena v albumih enotnih obrazcev, pridobijo pravne pravne dokaze ob prisotnosti obveznih podrobnosti, ki jih določa zvezni zakon "o računovodstvu".

Pri dokumentiranju poslovnih transakcij morajo biti dokumenti kakovostni, vsebovati zanesljive podatke o obsegu in času poslovanja. Za točnost podatkov odgovarjajo uradne osebe, ki so dokument podpisale.

Listine morajo biti izpolnjene jasno, jasno, s črnilom ali s pomočjo tehničnih sredstev. Ne dovoljujejo izbrisov in nepooblaščenih načinov popravljanja zapisanih podatkov. Napake v dokumentih popravite tako, da napačno besedilo ali številko prečrtate z eno vrstico, da lahko preberete popravljeno in zgoraj zapisane pravilne podatke. S popravkom napake se strinjajo in s podpisom potrdijo osebe, ki so podpisale dokument, z navedbo datuma popravka. V številnih dokumentih (bančni, gotovinski) popravki niso dovoljeni. Njihovo registracijo ureja postopek za opravljanje gotovinskih transakcij v Ruski federaciji. odobrila Centralna banka Ruske federacije (CBR). Torej je v računovodskih dokumentih za sprejem in izdajo denarja znesek naveden ne samo s številkami, ampak tudi z besedami, vnos pa se začne z veliko začetnico, da se prepreči dodajanje. Ta postopek velja tudi za knjigovodske listine za sprostitev materialnih sredstev.

Za izdajo nekaterih knjigovodskih listin je vzpostavljen poseben nadzor z izpolnjevanjem čekovnih čekov, potrdil o prejemu nalogov in izdajanjem kopij listin. Ta nadzor se izvaja z namenom, da se prepreči nepravilno in nezakonito poslovanje, da se po možnosti preprečijo poneverbe, tatvine in druge zlorabe uradnih oseb.

Zaradi preprečevanja dvakratne uporabe istih dokumentov so nekateri med njimi predmet preklica, kot so blagajniški nalogi, pooblastila ipd. Preklic se izvede z žigom ali napisom »Prejeto« ali »Plačano« z datumom. Žig »Unovčeno« preneha veljati vsem bančnim listinam, kakor tudi knjigovodskim listinam v zvezi z obračunom in izplačilom plač.

Računovodske listine, sestavljene na predpisan način, se prenesejo v računovodstvo za njihovo nadaljnjo obdelavo in odraz v računovodstvu transakcij, ki jih izvajajo. Po uporabi se dokumenti prenesejo v hrambo v arhiv.

Postopek gibanja knjigovodskih listin od trenutka njihove izdaje (sestave, nastanka), operativne uporabe, knjigovodske obdelave, evidentiranja v knjigovodskih registrih in do oddaje v arhiv v hrambo imenujemo. pretok dokumentov.

Organizacija delovnega toka predvideva razvoj shem in urnikov za gibanje računovodskih dokumentov. Razporedi določajo seznam dokumentov, ki navaja, kdo sestavlja katere dokumente. komu in kam prenaša v nadzor, obdelavo in združevanje.

Ob vstopu v računovodstvo se knjigovodske listine predvsem preverijo glede vsebine poslovanja in pravilnosti listine.

Preverjanje utemeljenosti transakcije sestoji iz dejstva, da se preveri skladnost opravljene operacije, ki jo izvaja dokument, z veljavnimi zakonskimi določbami. Takšno preverjanje je eden najpomembnejših načinov nadzora računovodij nad spoštovanjem zakonitosti in ekonomske upravičenosti opravljenega poslovanja.

pri preverjanje pravilnosti papirologije ugotoviti, ali je dokument sestavljen v predpisani obliki, ali so vsi njegovi podatki pravilno izpolnjeni, ali so upoštevana pravila za popravljanje napak v dokumentu, pristnost podpisov uradnikov itd. Dokumenti, sestavljeni v nasprotju z uveljavljenimi pravili, se vrnejo v nadaljnjo obdelavo.

Knjigovodske listine po preveritvi sprejme računovodstvo v knjigovodsko obdelavo. Namen takšne obdelave je priprava listin za nadaljnji vpis v knjigovodske registre. Seznam del, ki sestavljajo računovodska obdelava dokumentov, določeno z vsebino in obsegom transakcij, ki se odražajo v dokumentih. Če dokumenti, ki jih prejme računovodstvo, ne vsebujejo denarnega števca, potem se najprej cenijo oziroma obdavčijo, tj. množenje ustreznih kvantitativnih kazalnikov s ceno. Če je potrebno sistematizirati in zbrati podatke, ki jih vsebujejo računovodske listine, se dokumenti združijo glede na ekonomsko vsebino poslovnih transakcij, ki se v njih odražajo, s sestavljanjem združenih in kumulativnih izkazov. Naslednja stopnja računovodske obdelave knjigovodskih listin je njihova dodelitev računa (fiksiranje), tj. navedbo pripadajočih kontov, na katere je treba voditi evidence o poslovanju, sestavljenem s temi listinami.

Uporaba računalniške tehnologije in programske opreme vam omogoča ustvarjanje elektronskega sistema za upravljanje dokumentov. V teh primerih primarni dokumenti niso nameščeni v datotekah in imenikih, temveč (po analogiji z navadnimi dokumenti) v elektronskih mapah, policah, omarah in oddelkih. Za hitro iskanje potrebne dokumente uporablja se poseben iskalni sistem, katerega kontrolne točke so datum dokumenta, ključne besede, ime organizacije in drugi parametri.

Uporabljeni dokumenti so arhivirani za shranjevanje. Dokumenti v arhivu služijo kot podlaga za dokumentarne revizije organizacij, revizije, se uporabljajo kot pravni dokazi pri reševanju sporov z različnimi organizacijami in posamezniki ter za različne reference. V zvezi s tem mora biti hramba dokumentov organizirana tako, da bo zagotovljena njihova varnost in hitrost najdbe.

Popolnoma obdelani dokumenti se do konca poročevalskega leta hranijo v računovodskem arhivu, nato pa se prenesejo v arhiv organizacije. Knjigovodske listine se za arhiviranje zbirajo v kronološkem zaporedju, v ločenih mapah po vrstah prometa (blagajniški promet, promet na poravnalnih računih itd.). Prenos dokumentov v arhiv se evidentira v posebni arhivski knjigi.

V arhivu organizacije se računovodske listine hranijo določen čas. ustanovila Zvezna arhivska služba. Minimalno obdobje shranjevanja računovodskih listin v arhivu organizacije je 5 let. Za posamezne dokumente so določeni različni roki hrambe. Na primer, osebne račune zaposlenih v organizaciji je treba hraniti 75 let, pooblastila za prejemanje sredstev in zalog 3 leta itd.

Po preteku rokov hrambe se posebno pomembni dokumenti predajo lokalu državni arhiv ostalo pa uniči. Prenos dokumentov v državni arhiv se zabeleži v arhivski knjigi s sklicevanjem na listine, ki potrjujejo ta prenos.

Odvzem primarnih dokumentov iz organizacije dovoljujejo samo preiskovalni organi, predpreiskovalni organi, tožilstvo in sodišča, davčni inšpektorat na podlagi odločbe teh organov v skladu z veljavno rusko zakonodajo o kazenskem postopku. Zaseg dokumentov se dokumentira v protokolu, katerega kopija se proti prejemu izroči vodji organizacije in glavnemu računovodji. Glavni računovodja ali drug uradnik ima pravico z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov, ki zasežejo dokumente, narediti kopije dokumentov z navedbo razloga in datuma zasega.

V primeru izgube ali uničenja računovodskih listin vodja organizacije imenuje komisijo, ki razišče razloge za izgubo ali uničenje dokumentov. V nujnih primerih so k sodelovanju pri delu komisije povabljeni tudi predstavniki preiskovalnih organov. varstva in državnega požarnega nadzora, kar je določeno v odredbi. Rezultati dela komisije so formalizirani z aktom, ki ga potrdi vodja organizacije.

Primarne knjigovodske listine ali primarni računovodje, kot jih imenujemo, so osnova osnov računovodstva, tako računovodskega kot davčnega. brez pravilno oblikovanje, vzdrževanja in primarnih dokumentov, ni mogoče opravljati zakonite poslovne dejavnosti.

Zakon "o računovodstvu" z dne 06.12.2011 št. 402-FZ navaja, da je "vsako dejstvo gospodarskega življenja predmet registracije s primarnim računovodskim dokumentom."

Za zagotovitev, da vse zahtevane dokumente, redno preverjajte svoje računovodstvo, tistim, ki za to nimate časa pa priporočamo storitev brezplačne računovodske revizije.

Osnovna organizacija pisno dokazuje dejstvo posla, potrjuje poslovne stroške pri izračunu davčne osnove, ugotavlja odgovornost izvršiteljev za opravljanje poslov z njihove strani. Primarne dokumente zahtevajo davčni inšpektorji pri preverjanju napovedi in poročil, potrebni pa so pri opravljanju inšpekcijskega nadzora.

Glede na to, da ne samo računovodje, ampak tudi vodje, samostojni podjetniki, vodje prodaje in drugi zaposleni izpolnjujejo in sestavljajo primarne dokumente, predlagamo, da se seznanite z zahtevami za te dokumente.

Kdo razvija obrazce primarnih dokumentov?

Primarne knjigovodske listine so poenoteno(katere obliko je razvil Rosstat (nekdanji Goskomstat Ruske federacije) ali Centralna banka) in neodvisno razvili davkoplačevalci.

9. člen zakona št. 402-FZ vsebuje naslednji seznam obveznih podrobnosti primarnih dokumentov (poenotenih ali neodvisno razvitih):

• Naslov dokumenta;
• datum priprave dokumenta;
• ime gospodarskega subjekta, ki je dokument pripravil;
• vsebina dejstva gospodarskega življenja;
• vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
• ime položaja osebe, ki je opravila transakcijo, operacijo in je odgovorna za njeno izvedbo;
• podpise teh oseb.

Kar zadeva pečat, čeprav ni naveden med obveznimi podatki, vendar če obstaja polje "M.P." (mesto za tisk) je obvezen njen odtis.

Če je davkoplačevalec zadovoljen z enotnimi obrazci državnega odbora za statistiko (na srečo je njihov seznam ogromen), potem ni treba razviti lastnih obrazcev. Obstaja tudi koncept "posodobljene primarne", tj. enotne primarne listine, v katere je davčni zavezanec vnesel svoje dodatke.

Opomba, ni mogoče neodvisno razviti in potrditi obrazci naslednjih primarnih dokumentov:

• gotovinski dokumenti;
• plačilni nalog in druge poravnalne bančne listine;
• enotni obrazci za poravnavo z uporabo blagajne;
• tovorni list;
• plačilna lista in plačilna lista.

Takšni primarni dokumenti so lahko le poenoteni.

Kje lahko najdem vzorce enotnih primarnih dokumentov?

Razvoj in odobritev obrazcev primarnih dokumentov je v pristojnosti Državnega odbora za statistiko (zdaj Rosstat). Do danes se še naprej uporabljajo enotne oblike, razvite v 90. letih prejšnjega stoletja. Le poravnalni (plačilni) dokumenti, ki jih je razvila Banka Rusije, imajo relativno novo izdajo - z datumom 2012.

Takšni dokumenti se imenujejo različno: akti, revije, računi, izjave, nalogi, knjige, navodila, izračuni, pooblastila, naročila itd. S to tabelo boste našli, v kateri resoluciji Državnega odbora za statistiko so enotni obrazci primarnih dokumenti, ki jih potrebujete, so objavljeni.

Namen primarnih dokumentov	Pravni akt
Računovodstvo kadrov, delovnega časa in obračun plač	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 01.05.2004 N 1
Računovodstvo gotovinskega poslovanja	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18.08.1998 N 88; Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 01.08.2001 N 55;
Računovodstvo poravnav z uporabo CCP
Poravnalni (plačilni) dokumenti	Uredba o pravilih za prenos sredstev (odobrena s strani Banke Rusije 19. junija 2012 N 383-P s spremembami 29. aprila 2014)
Računovodstvo trgovskega poslovanja in poslovanja v gostinstvu	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 25. decembra 1998 N 132
Računovodstvo dela v kapitalski gradnji ter popravilih in gradbenih delih	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 11. novembra 1999 N 100
Obračunavanje dela v cestnem prometu
Računovodstvo delovanja gradbenih strojev in mehanizmov	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 28. novembra 1997 N 78
Obračunavanje osnovnih sredstev in neopredmetenih sredstev	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 21. januarja 2003 N 7
Obračun predmetov majhne vrednosti
Obračunavanje proizvodov in zalog	Odlok Rosstata z dne 09.08.1999 N 66
Materialno računovodstvo	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 30. oktobra 1997 N 71a
Obračunavanje rezultatov inventure	Odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18.08.1998 N 88

Na naši spletni strani lahko prenesete obrazce enotnih primarnih dokumentov in avtor .

Obrazec strogega poročanja (BSO) je tudi primarni dokument, vendar so zahteve zanj posebne. Seznam obveznih podrobnosti BSO je širši od seznama običajnih primarnih dokumentov, zlasti je obvezna navedba TIN in prisotnost odtisa pečata.

V članku "" lahko ugotovite, v katerih primerih je treba uporabiti poenoteno obliko ta dokument in ko ga lahko razvijete sami.

Napake v izvirnih dokumentih

Prvič, primarni dokumenti morajo vsebovati pravilno določene obvezne podatke. Kot pravijo na ministrstvu za finance, lahko zavezanec upošteva stroške primarnega vira, če vsebuje le manjše napake.

Takšne napake ne smejo preprečiti natančne identifikacije prodajalca in kupca, imena blaga in njegove vrednosti, drugih okoliščin dokumentiranega dejstva gospodarskega življenja (iz pisma Ministrstva za finance z dne 4. februarja 2015 št. 03 -03-10 / 4547).

Na žalost običajno poenostavljeno besedilo pojasnil uradnikov pogosto ne omogoča jasnega razumevanja, katere netočnosti ali napake v primarnih dokumentih bodo prepoznane kot nepomembne.

Na primer, ali gre za manjšo napako, če ime davčnega zavezanca vsebuje male črke namesto velikih črk? Ministrstvo za finance je v drugem dopisu z dne 02. 05. 2012 št. 03-07-11 / 130 navedlo, da takšne napake, kot je zamenjava velikih črk z malimi črkami in obratno; spreminjanje črk na mestih; napačna navedba pravne oblike ni ovira za identifikacijo davčnega zavezanca (če so TIN in drugi podatki pravilno navedeni).

Toda naslednje napake je mogoče prepoznati kot pomembne za primarne dokumente:

• aritmetične napake (napačno navedena vrednost / količina blaga ali znesek davka);
• različna imena istega izdelka (na primer v specifikaciji za pogodbo o dobavi sladkarij se imenujejo "vafeljni bonboni v čokoladi", na računu pa "Mishka na severu");
• napačni nazivi delovnih mest tistih, ki podpisujejo primarne dokumente (na primer, v pooblastilu je navedeno "namestnik generalnega direktorja", v aktu o sprejemu pa "namestnik direktorja");
• zneski v številkah ne sovpadajo z enakimi, ampak so navedeni z besedami (namesto 155.000 rubljev (sto petinpetdeset tisoč rubljev) je napisano 155.000 rubljev (petinpetdeset tisoč rubljev).

Davčna inšpekcija morda ne bo priznala izdatkov na takih primarnih listinah, nasprotna stranka pa ima lahko tudi težave pri odbitku DDV.

Popravek originalnih dokumentov le na korektivni način(nepravilno besedilo je prečrtano z eno tanko črto, pravilno besedilo pa vpisano zgoraj). Popravke spremlja napis »Popravljeno«, datum in podpisi odgovornih oseb. Popravki vhodnih in izhodnih nalogov, bančnih dokumentov in BSO niso dovoljeni. Treba jih je znova ustvariti.

Bodite pozorni na dejstvo, da so primarni dokumenti podpisani v času veljavnosti pooblastila, izdanega za njihov podpis, sicer bodo inšpektorji menili, da je dokumente podpisal nepooblaščeni uslužbenec. Enako je treba spremljati v zvezi s podpisi v vaši glavni pisarni zastopnikov nasprotnih strank: pooblastila, ki so jim izdana, morajo biti posodobljena.

Pri sestavljanju primarnih dokumentov je treba paziti ne le na njihovo izpolnitev, temveč tudi na skladnost njihovih datumov in drugih podrobnosti z drugimi dokumenti, na primer s pogodbami in računi. Sporen bo torej odbitek DDV na računu, sestavljenem prej kot tovorni list.

Vprašanja davčnih organov bodo povzročili računi ali akti, podpisani pred pogodbo, katerih izvedba je potrjena s primarnimi dokumenti. Obstaja izhod iz te situacije, predviden v 2. odstavku čl. 425 Civilnega zakonika Ruske federacije: v besedilu pogodbe navedite takšno klavzulo "Pogoji te pogodbe veljajo tudi za odnose strank, ki so nastali pred njeno sklenitvijo."

Ali pa na primer v aktu piše, da so bila dela opravljena od 10. marca do 30. marca, v pogodbi pa je določeno obdobje dela od 10. aprila do 30. aprila. V tem primeru lahko sestavite dodatno pogodbo k pogodbi, kjer navedete dejanski rok za dokončanje del ali v samem aktu navedete, da je bilo delo opravljeno pred rokom.

Izvajalci morajo biti previdni pri podpisovanju aktov o izvedbi del s strani naročnika. Če so bili po pogodbi vključeni podizvajalci, mora izvajalec z njimi podpisati akte pred predajo dela naročniku. Če se ti datumi ne ujemata, lahko davkarija oceni stroške podizvajalca za nerazumne in jih ne prizna pri izračunu davčne osnove.

Dokumentni tok primarnih dokumentov

Dokumentni tok primarnih dokumentov vključuje naslednje korake:

• registracija primarnega dokumenta;
• prenos dokumenta v računovodstvo, kjer se preveri in vnese v evidence;
• tekoča hramba in kasnejši prenos dokumenta v arhiv.

Še zdaleč ni prazno vprašanje - kdaj je treba sestaviti primarne dokumente? Odgovor na to je v 9. členu zakona št. 402-FZ „Primarni računovodski dokument mora biti sestavljen ob storitvi dejstva gospodarskega življenja, in če to ni mogoče - takoj po njegovem zaključku.

Nesprejemljivo je sestavljanje primarnih dokumentov nekaj dni po poslovni transakciji. Vsi zaposleni, ki imajo pravico do sestavljanja primarnih dokumentov, morajo upoštevati urnik poteka dela, v katerem lahko na primer določite naslednje roke za predložitev dokumentov računovodstvu:

• vhodni in odhodni blagajniški nalogi - na dan sestavljanja;
• dokumenti v zvezi z registracijo prodaje - najkasneje naslednji delovni dan;
• akontacije - najpozneje v treh delovnih dneh po porabi sredstev;
• potrdila o bolniški odsotnosti - najkasneje naslednji delovni dan po odhodu na delo itd.

Kar zadeva dokumente, ki jih podpišejo nasprotne stranke, se lahko obveznost njihovega pravočasnega prenosa določi v besedilu pogodbe, na primer takole: »Kupec se zavezuje, da bo dobavitelju prenesel izvirnike podpisanih tovornih listov. , akte in račune najkasneje v dveh delovnih dneh od dneva njihovega podpisa.«

Pri prenosu podpisanega primarnega v računovodstvu preverijo obliko dokumenta; razpoložljivost obveznih podrobnosti; zakonitost poslovnega posla; aritmetični izračuni. V knjigovodske registre se vpisujejo podatki iz overjenih primarnih listin.

Tekoče hranjenje primarnega poteka praviloma v računovodstvu, ob koncu leta pa se dokumenti združijo po datumih, povežejo v svežnje in prenesejo v arhiv. Izvirne dokumente hranite vsaj pet let.

Zahteve in predpostavke v računovodstvu.

Pri izbiri metod računovodenja v organizaciji se ravnajo po naslednjih predpostavkah in zahtevah.

Predpostavke vključujejo:

1. Lastninska izolacija organizacije, tj. premoženje in obveznosti organizacije obstajajo ločeno od premoženja in obveznosti lastnika.

2. Neprekinjenost poslovanja organizacije, tj. podjetje bo še naprej poslovalo v predvidljivi prihodnosti in nima namena ali potrebe po likvidaciji ali znatnem zmanjšanju poslovanja.

3. Zaporedje uporabe računovodskih usmeritev iz enega poročevalskega leta v drugo.

4. Časovna gotovost dejstev gospodarske dejavnosti, tj. dejstva gospodarske dejavnosti se nanašajo na obdobje poročanja (in se zato odražajo v računovodstvu), v katerem so se zgodila, ne glede na čas prejema sredstev, povezanih s temi dejstvi.

Zahteve vključujejo:

1. Popolnost odraza dejstev gospodarske dejavnosti.

2. Pravočasnost odraza dejstev gospodarske dejavnosti.

3. Preudarnost, tj. večja pripravljenost na računovodsko pripoznavanje odhodkov in obveznosti kot morebitnih prihodkov in sredstev, brez upoštevanja skritih rezerv.

4. Prednost vsebine pred obliko (tj. dejstva gospodarske dejavnosti ne vrednotiti toliko glede na njihovo pravno obliko, ampak glede na njihovo ekonomsko vsebino).

5. Doslednost, tj. istovetnost podatkov na analitičnih in pripadajočih sintetičnih kontih.

6. Racionalnost.

Dokumentiranje poslovnih transakcij določa Zvezni zakon "o računovodstvu", Uredba o računovodstvu in računovodstvu v Ruski federaciji.

Dejstvo poslovne transakcije se potrdi s primarno listino, sestavljeno ob transakciji, če to ni mogoče, pa takoj po njeni izvedbi. Primarni dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v skladu z obrazcem v albumih enotnih (standardnih) obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Dokumente, katerih oblika ni predvidena v albumih, lahko organizacija odobri neodvisno in morajo vsebovati naslednje obvezne podatke:

· Naslov dokumenta;

datum sestave;

ime organizacije, v imenu katere je dokument sestavljen;

imena položajev oseb, odgovornih za transakcijo, in pravilnost njene izvedbe;

osebni podpisi in njihovi prepisi;

Po potrebi se lahko v primarne dokumente vključijo dodatne podrobnosti. Dokumenti morajo biti sestavljeni s sredstvi, ki zagotavljajo dolgoročno hrambo zapisov (črnilo, kemični svinčnik, na pisalnem stroju, na tiskalniku).

Izguba primarnega dokumenta ali njegova nepravilna sestava vodi do izkrivljanja in nepopolnega odražanja gospodarske dejavnosti, kar je nesprejemljivo. Ker je dokumentiranje poslovnih transakcij začetna faza v računovodskem procesu, je popolnost, pravočasnost in zanesljivost računovodstva neposredno odvisna od kakovosti priprave primarnih listin.

Klasifikacija dokumentov.

Dokumenti, ki beležijo dejstvo poslovne transakcije, se imenujejo primarni.

Po namenu so primarni dokumenti razdeljeni na:

organizacijsko in administrativno;

oprostilne sodbe;

kombinirano;

knjigovodske listine.

Organizacijski in upravni dokumenti vsebujejo nalogo ali dovoljenje za izvajanje operacije (ukazi, navodila, pooblastila itd.). Sestavo in zahteve za izvedbo takih dokumentov določa državni standard Rusije. Informacije, ki jih vsebujejo, se ne odražajo v računovodskih registrih.

Dokazila potrjujejo dejstvo transakcije (računi, potrdila o prejemu, avansna poročila, potrdila o prevzemu itd.). Informacije, ki jih vsebujejo, se vnesejo v računovodske registre.

Kombinirane listine združujejo lastnosti upravnih in dokazil (plačilna lista, blagajniški nalog ipd.).

Njihovi podatki so tudi predmet računovodstva.

Knjigovodske listine izpolnjuje računovodja. To so različne vrste izračunov, referenc, pojasnil. Podatki teh listin se vnesejo v knjigovodske registre.

Obrazci primarnih dokumentov so poenoteni in odobreni s strani Državnega odbora za statistiko Rusije (razen dokumentov o bančnem poslovanju, ki jih določi Banka Rusije).

Enotne primarne dokumente je mogoče predložiti po oddelkih računovodstva:

blagajniški promet (vhodni blagajniški nalog - KO-1, izhodni blagajniški nalog KO-2, register vhodnih in izdajnih blagajniških nalogov KO-3 itd.);

tekoči račun (nalog za plačilo - 0401060, zahtevek za plačilo - 0401061 itd.);

· obračun plač (plačilna lista T-49, plačilna lista T-51, osebni račun T-54 itd.);

obračunavanje blaga (akt o prevzemu blaga TORG-1, tovorni list TORG-11 itd.);

in druge dokumente.

Kot posebno skupino je treba izpostaviti računovodske registre.

Shema kroženja dokumentov in njegova organizacija.

Postopek oblikovanja, sprejemanja in odražanja v računovodstvu ter shranjevanja primarnih dokumentov je določen v zveznem zakonu o računovodstvu.

Primarni dokumenti, ki jih prejme računovodski oddelek, so predmet obveznega preverjanja:

1. Glede na obliko izpolnjevanja (popolnost in pravilnost dokumenta, izpolnjevanje podrobnosti).

2. Meritorno (zakonitost in smotrnost opravljenih poslov).

3. Preverjanje aritmetičnih izračunov.

Po preverjanju je dokument sprejet v računovodstvo:

1. Izvede se združevanje dokumentov - izbor homogenih dokumentov, po potrebi se sestavi konsolidiran dokument.

2. Izvede se obdavčitev - izračun denarne vrednosti materialnih sredstev, navedenih v dokumentih.

3. Računovodstvo se izvaja - evidenca pobotov za vsako operacijo, ki se odraža v dokumentih.

Primarni dokumenti, ki so bili obdelani, morajo biti ustrezno označeni.

Na primer, gotovinski nalogi, ki so bili obdelani, morajo biti označeni z "Prejeto" ali "Plačano", da preprečite ponovno uporabo. Po obdelavi dokumentov v računovodskih registrih se izvedejo ustrezni vnosi, sami dokumenti pa se skupaj z računovodskimi registri hranijo v računovodstvu podjetja eno leto, nato pa se prenesejo v arhiv.

Gibanje dokumenta od trenutka, ko je sestavljen ali od trenutka, ko vstopi v organizacijo, do arhiviranja se imenuje pretok dokumentov. In da bi bil potek dela optimalen za podjetje, glavni računovodja razvije in sestavi urnik poteka dela, ki ga odobri vodja podjetja.

Naslednje informacije se odražajo v urniku poteka dela:

ime dokumentov;

seznam nastopajočih;

Roki za prejem dokumentov v računovodstvu;

čas njihove obdelave v računovodstvu;